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Gestione fornitori

Gestione fornitori

Portale fornitori

Introduzione

Softcare HSE permette di gestire i propri fornitori tramite l'utilizzo del portale fornitori, uno strumento progettato per:

  • mantenere un archivio strutturato e rintracciabile della documentazione obbligatoria per l'accesso nelle sedi, in conformità con il d.lgs. 81/08, testo unico della sicurezza;
  • gestire automaticamente le scadenze dei documenti, inviando avvisi tramite e-mail automatiche ai responsabili identificati;
  • fornire un punto unico di controllo per la conformità dei fornitori, facilitando il loro accesso agli stabilimenti;
  • valutare e gestire i rischi da interferenza introdotti dalle attività dei fornitori, con la possibilità di rilasciare un DUVRI integrativo se necessario.

Attraverso questo modulo, la gestione di un fornitore risulta facilmente monitorabile in quanto regolata da una figura principale, quella del gestore fornitori e da processi ben strutturati.

Ruoli abilitati

L'unico ruolo abilitato alla gestione dei fornitori è il gestore fornitori. Gli utenti con questo ruolo verranno coinvolti direttamente in tutte le notifiche relative ai fornitori come:

  • richieste di registrazione al portale;
  • richieste di approvazione dei documenti;
  • notifiche relative a scadenze, ecc.

Oltre al ruolo specifico del gestore fornitori, per ogni fornitore è possibile definire un responsabile interno. Se si utilizza questo campo, l'utente identificato come responsabile interno sarà l'unico utente coinvolto nelle notifiche relative a un fornitore specifico. Gli altri utenti con ruolo di gestore fornitori rimangono abilitati alla gestione del fornitore, ma non vengono coinvolti direttamente nelle notifiche.

Gestione con portale

I principali processi che coinvolgono un fornitore sono i seguenti:

  1. registrazione al portale: i fornitori dovranno iscriversi al portale come primo step;

  2. pre-qualifica/autorizzazione: successivamente i fornitori dovranno allegare tutti i documenti richiesti e il gestore fornitori dovrà verificarli e approvare l'autorizzazione del fornitore;

  3. richiesta documentale: quando vengono effettuati dei lavori viene individuata un'area di lavoro e un periodo di tempo, per questo è necessario creare delle richieste documentali specifiche, nelle quali si andranno a richiedere tutti i documenti relativi al personale impiegato per quella richiesta, alle macchine utilizzate, ecc.

Gestione senza portale

Softcare HSE offre anche la possibilità di gestire i propri fornitori senza utilizzare l'apposito portale e senza coinvolgere direttamente i fornitori stessi.

Per maggior informazioni sui singoli processi, consultare le singole pagine di riferimento.

Sommario argomenti

Configurazione

Registrazione

Utenti

Pre-qualifica/Autorizzazione

Richiesta documentale

Integrazione

Report fornitori

Fornitori

Subfornitori

Documenti

Personale

Macchine

Gestione senza portale