Gestione richiesta documentale ¶

Gestore fornitori, Fornitore

Il processo di richiesta documentale segue i seguenti step:

creazione, definizione e invio della richiesta da parte del gestore fornitori;
compilazione della richiesta da parte del fornitore;
verifica richiesta e documenti con successiva approvazione (o rifiuto) da parte del gestore fornitori.

Creazione richiesta ¶

È possibile avviare una richiesta documentale in due modi:

tramite il comando presente nella barra superiore dell'indice delle richieste: sarà visualizzato un pop-up nel quale è obbligatorio specificare il fornitore al quale è legata la richiesta;
all'interno del dettaglio di un fornitore nella scheda "Richieste" utilizzando il comando .

In entrambi i casi verrà aperta la stessa pagina di dettaglio richiesta.

Definizione richiesta ¶

Quando il gestore fornitori crea una nuova richiesta documentale deve compilare le seguenti schede:

dati generali;
attività;
tipi doc. richiesti.

Fintantoché la richiesta documentale è in carico al gestore fornitori, la pratica risulta in stato Bozza.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è necessario inserire:

committente della richiesta;
area di lavoro;
tipo di richiesta;
periodo di inizio e di fine della richiesta.

Proseguire con il comando Avanti.

Attività ¶

Nella scheda delle attività, il gestore fornitori deve inserire le tipologie di attività svolte dal fornitore e le aree in cui avranno luogo.

Se è stato abilitato il checkbox relativo alla descrizione delle attività, il gestore fornitori dovrà inserire una descrizione dell'appalto e delle lavorazioni che il fornitore effettuerà presso le sedi del committente.

Se si vuole eliminare un'attività inserita, premere il comando .

Proseguire con il comando Avanti.

Tipi doc. richiesti ¶

Nella terza scheda sono riassunti tutti i documenti richiesti per il tipo di richiesta documentale selezionata. I tipi di documento richiesti sono configurabili nel seguente menu tipi richiesta.

Modifica documenti richiesti ¶

Se si vogliono aggiungere dei documenti richiesti, rimuoverne altri e/o indicare alcuni documenti come facoltativi, è possibile farlo tramite questa scheda solo se l'autorizzazione risulta in stato Bozza. In tutti gli altri stati non è possibile fare modifiche a posteriori in quanto l'autorizzazione viene storicizzata in base alle regole impostate all'avvio del processo.

Le modifiche che possono essere fatte sono le seguenti:

aggiungere documenti: è possibile aggiungere dei documenti utilizzando la barra di ricerca a completamento automatico e selezionando il documento necessario;
rimuovere documenti: è possibile rimuovere dei documenti utilizzando il comando ;
rendere facoltativi dei documenti: utilizzando l'apposito checkbox, è possibile dichiarare dei documenti facoltativi;
caricare template personalizzati: per tutti i documenti che prevedono un template in formato .docx è possibile personalizzare il documento per il fornitore specifico:
1. scaricare il template con il comando ;
2. modificarlo secondo le proprie necessità;
3. ricaricare il template personalizzato utilizzando il comando .

Se sono presenti dei documenti personali relativi a delle abilitazioni, all'interno di questa scheda è possibile definire il numero minimo di dipendenti per i quali è necessaria quell'abilitazione.

Proseguire con il comando Avanti.

Invio richiesta ¶

Una volta che il gestore fornitori ha definito tutti i documenti e campi necessari, può procedere all'invio della richiesta.

Utilizzare il comando Invia la richiesta al fornitore per inviare la richiesta documentale configurata al fornitore. In alternativa, utilizzare il comando Invia disponibile in fondo alla pagina.

Se necessario, è possibile eliminare la richiesta definita con il comando Elimina.

Compilazione (fornitore)¶

Quando il gestore fornitore invia la richiesta documentale al fornitore, la pratica passa in stato Da compilare e risulta in carico al fornitore che dovrà compilarla in tutte le sue parti.

Una volta inseriti tutti i documenti richiesti e compilate tutte le schede necessarie, il fornitore può richiedere l'approvazione della richiesta con il comando Richiedi approvazione.

La pratica passa in stato Da verificare e torna in carico al gestore fornitori.

Verifica richiesta ¶

Quando il fornitore richiede l'approvazione della richiesta compilata, il gestore fornitori riceve una notifica.

È responsabilità del gestore fornitori controllare che la richiesta documentale in stato Da verificare sia compilata correttamente in tutte le sue parti.

Riaprendo la pagina di dettaglio della richiesta precedentemente compilata, saranno visibili diverse nuove pagine a seconda delle informazioni che sono state impostate a livello di configurazione.

Le nuove schede disponibili sono le seguenti:

fonti di rischio;
DPI;
riferimenti;
subfornitori;
macchine;
personale;
documenti;
informative.

Per procedere con il processo, il gestore fornitori deve verificare tutti i documenti caricati dal fornitore, approvarli e in seguito approvare la richiesta.

Verifica documenti ¶

La verifica dei documenti caricati deve essere fatta all'interno della scheda relativa ai documenti del dettaglio di una richiesta.

Per ogni documento sono disponibili i seguenti comandi:

permette di visualizzare eventuali note inserite nel dettaglio di una tipologia di documento;
permette di approvare il documento;
permette di visualizzare o stampare il report relativo al documento:
- comando per visualizzare il documento;
- comando per scaricare il documento.

In alternativa, il gestore fornitori può gestire l'approvazione dei documento all'interno del suo dettaglio con i comandi:

Respingi permette di respingere il documento;
Approva permette di approvare il documento caricato.

Documento respinto ¶

Qualora uno dei documenti caricati venga respinto dal gestore fornitori, la richiesta torna in stato Da compilare e risulta in carico al fornitore che deve obbligatoriamente caricare una revisione del documento respinto per poter procedere.

Quando un documento viene respinto, il gestore fornitori deve fornire una motivazione dell'azione che sarà inserita nella mail di notifica che il sistema inva al fornitore.

Approvazione ¶

Una volta verificati e approvati tutti i documenti, il gestore fornitori può:

Approva approvare la richiesta che passa in stato Approvata;
Respingi respingere la richiesta che torna in stato Da compilare; il gestore fornitori deve indicare la scheda alla quale riportare la pratica che torna in carico al fornitore.

Compilazione DUVRI ¶

All'approvazione di una richiesta, il gestore fornitori può richiedere la redazione di un DUVRI integrativo utilizzando l'apposito checkbox "Richiedi la redazione di un DUVRI integrativo".
La pratica passa in stato In attesa di DUVRI integrativo.

Per poter procedere con il processo, il gestore fornitori dovrà compilare il DUVRI, allegarlo nella scheda DUVRI integrativo e salvarlo con il comando Salva DUVRI integrativo.

Una volta salvato, la richiesta passerà in automatico allo stato Approvata.

Comandi richiesta approvata ¶

Quando una richiesta è in stato Approvata sono disponibili i seguenti comandi:

Report firmato permette di scaricare il report firmato dal fornitore (se previsto dalla configurazione del tipo richiesta);
Torna a bozza permette di far tornare la richiesta in stato Bozza;
Torna a Da verificare permette di far tornare la richiesta in stato Da verificare;
Concludi permette di dichiarare la richiesta Conclusa;
Proroga permette prorogare una richiesta in scadenza.

Richiesta in bozza

Se si riporta una richiesta allo stato Bozza, la pratica torna in carico al gestore fornitori che può modificarla a seconda delle proprie necessità.
Il ciclo di approvazione della richiesta dovrà essere ripetuto dal fornitore.

Scadenza ¶

Una richiesta può raggiungere lo stato Conclusa:

manualmente, cliccando il comando Concludi;
automaticamente, al raggiungimento della data di fine del periodo di tempo impostato.

Dallo stato Conclusa è possibile riaprire la richiesta utilizzando i seguenti comandi:

Proroga: verrà aperto un pop-up nel quale è obbligatorio indicare la nuova data di fine richiesta e la motivazione della proroga;
Riapri: verrà aperto un pop-up di conferma nel quale è obbligatorio indicare la motivazione della riapertura della pratica; la richiesta torna in stato Approvata.