Workflow richiesta documentale ¶

Le operazioni principali che riguardano il processo di una richiesta documentale sono le seguenti:

Nuova ¶

Viene inserita una nuova richiesta documentale dal gestore fornitori.

Quando il gestore compila la scheda dei dati generali e preme il comando Avanti, la pratica passa in stato Bozza.

Bozza ¶

La richiesta documentale rimane in stato Bozza fino al momento dell'invio al fornitore.

Per inviare una richiesta documentale utilizzare uno dei seguenti comandi:

Invia la richiesta al fornitore all'interno della scheda conferma;
Invia disponibile in fondo al dettaglio della richiesta.

Da compilare ¶

La richiesta di documentazione passa in stato Da compilare nel momento in cui la riceve un fornitore che dovrà compilarla in tutte le sue parti obbligatorie.

Una volta inseriti tutti i documenti richiesti e compilate tutte le schede necessarie, il fornitore può richiedere l'approvazione con il comando Richiedi approvazione.

La richiesta passa in stato Da verificare.

Da verificare ¶

Il gestore fornitori riceve una notifica quando il fornitore richiede l'approvazione della richiesta compilata.

È responsabilità del gestore fornitori controllare che la richiesta documentale sia compilata correttamente in tutte le sue parti.

Una volta verificati e approvati tutti i documenti caricati, è possibile procedere con l'approvazione utilizzando il comando:

Approva permette di approvare la richiesta documentale che passa in stato:
- In attesa di DUVRI step facoltativo;
- Approvata.

In alternativa, il gestore fornitori può utilizzare i seguenti comandi:

Torna a bozza permette di riportare la pratica nello stato Bozza;
Respingi permette di respingere la richiesta.

Richiesta in bozza

Se si riporta una richiesta allo stato Bozza, la pratica torna in carico al gestore fornitori che può modificarla a seconda delle proprie necessità.
Il ciclo di approvazione della richiesta dovrà essere ripetuto dal fornitore.

Richiesta respinta ¶

Quando il gestore fornitori respinge una richiesta, è obbligatorio inserire la motivazione dell'azione e indicare la scheda di compilazione alla quale riportare il fornitore.

La richiesta respinta torna allo stato Da compilare in carico al fornitore, il quale verrà reindirizzato alla scheda indicata dal gestore.

In attesa di DUVRI ¶

Una volta che il gestore fornitori ha approvato tutti i documenti inseriti dal fornitore, prima di approvare la richiesta può richiedere la redazione di un DUVRI integrativo.

La pratica passa in stato In attesa di DUVRI integrativo e saranno coinvolti tutti i gestori fornitori che dovranno compilare il DUVRI, allegarlo nella scheda DUVRI integrativo e salvarlo con il comando Salva DUVRI integrativo.

Una volta salvato, la richiesta passerà in automatico allo stato Approvata.

Approvata ¶

Una richiesta in stato Approvata prevede i seguenti comandi:

Torna a bozza permette di far tornare la richiesta in stato Bozza; la pratica torna in carico al gestore fornitori che può modificare tutti gli elementi necessari;
Torna a Da verificare permette di far tornare la richiesta in Da verificare in carico al gestore fornitori;
Concludi permette di dichiarare la richiesta Conclusa;
Proroga permette prorogare una richiesta.

Conclusa ¶

Una richiesta può raggiungere lo stato Conclusa:

manualmente, cliccando il comando Concludi;
automaticamente, al raggiungimento della data di fine del periodo di tempo impostato.

Dallo stato Conclusa è possibile riaprire la richiesta utilizzando i seguenti comandi:

Proroga: verrà aperto un pop-up nel quale è obbligatorio indicare la nuova data di fine richiesta e la motivazione della proroga;
Riapri: verrà aperto un pop-up di conferma nel quale è obbligatorio indicare la motivazione della riapertura della pratica; la richiesta torna in stato Approvata.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale del processo. Un gestore fornitori crea una nuova richiesta associata a un fornitore.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Avanti

Il gestore fornitori crea la nuova richiesta di documentazione.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Bozza

Bozza ¶

Il gestore fornitore personalizza la richiesta con tutti i documenti che il fornitore dovrà caricare.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Invia richiesta

Il gestore fornitori invia la richiesta da compilare al fornitore.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Da compilare

Notifica

TO: Gestore fornitori

Da compilare ¶

La richiesta di documentazione è in carico al fornitore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Fornitore

Comandi

Richiedi approvazione

Il fornitore richiede l'approvazione della richiesta che ha compilato

Permessi di esecuzione

Fornitore

Stato successivo

Da verificare

Notifica

TO: Gestore fornitori

Riapri

La richiesta di documentazione viene riaperta per modificare dei dettagli.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Bozza

Da verificare ¶

La richiesta di documentazione compilata è in carico al gestore fornitori che deve verificare i dati compilati e i documenti caricati.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Rifiuta

Il gestore fornitori respinge la richiesta compilata dal fornitore.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Da compilare

Notifica

TO: Fornitore

Torna a bozza

Il gestore fornitori riporta la pratica in stato bozza per effettuare delle modifiche

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Fornitore

Approva

Il gestore fornitori approva la richiesta compilata dal fornitore.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

In attesa di DUVRI: È stata richiesta la compilazione di un DUVRI integrativo da parte dei gestori fornitori.
Approvato: La richiesta documentale viene approvata e il processo si chiude.

In attesa di DUVRI ¶

È stata richiesta la compilazione di un DUVRI integrativo da parte dei gestori fornitori.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Approva

Viene allegato il DUVRI integrativo compilato.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato

Torna a Da verificare

La pratica viene riportata allo stato precedente ed elimina la necessità di caricare un DUVRI integrativo

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Da verificare

Approvato ¶

La richiesta di documentazione è stata approvata.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Torna a Da verificare

La pratica viene viene riportata allo stato pre-approvazione.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Da verificare

Torna a bozza

La pratica viene riportata allo stato iniziale per effettuare delle modifiche.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Bozza

Proroga

La pratica viene prorogata.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato

Concludi

La pratica viene chiusa.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Conclusa

Conclusa ¶

La richiesta di documentazione è stata dichiarata chiusa e non è più valida.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

La pratica conclusa viene riaperta

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato

Proroga

La pratica conclusa viene prorogata e torna a essere valida

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato