Dettaglio richiesta documentale ¶

Gestore fornitori, Fornitore

In fase di inserimento di una nuova richiesta documentale, la pagina di dettaglio della richiesta è composta dalle seguenti schede:

dati generali;
attività;
tipi doc. richiesti;
conferma;
allegati.

A seconda delle informazioni che sono state impostate a livello di configurazione, e dello stato di avanzamento della compilazione da parte del fornitore, saranno visibili le seguenti schede:

fonti di rischio (facoltativa);
DPI (facoltativa);
riferimenti;
subfornitori (facoltativa);
macchine (facoltativa);
personale;
documenti;
informative (facoltativa).

Se sono state inserite delle integrazioni utilizzare il comando "Integrazioni" per visualizzarle.

Dati generali ¶

Nella prima pagina sono riassunti i seguenti dati:

id della richiesta;
azienda committente;
area di lavoro/cantiere con eventuale indirizzo;
tipo di richiesta;
periodo di tempo: dal - al.

Attività ¶

Nella seconda scheda sono riassunte le tipologie di attività che il fornitore andrà ad eseguire e le aree in cui avranno luogo.

Tipi documenti richiesti ¶

Nella terza scheda sono riassunti tutti i documenti richiesti legati alla tipologia di richiesta documentale selezionata.

Fonti di rischio ¶

Nella scheda relativa alle fonti di rischio è presente una checklist suddivisa nei seguenti gruppi:

agenti biologici;
agenti chimici;
agenti fisici;
ambiente di lavoro;
elettricità;
macchine/attrezzature.

Ogni gruppo è composto da diverse fonti di rischio in base alle attività svolte. Una voce flaggata rappresenta una fonte di rischio introdotta dal fornitore. Per ogni fonte di rischio selezionata, il fornitore è obbligato a inserire le misure di sicurezza adottate; questa informazione è visualizzabile cliccando l'icona .

Sia le fonti di rischio che le misure di sicurezza sono configurabili nei seguenti menu di configurazione:

Amministrazione > Classificazione > Fattori e fonti di rischio e Misure di sicurezza

DPI ¶

Nella scheda relativa ai DPI sono riassunti tutti i DPI che il fornitore ha indicato come necessari in base ai rischi introdotti durante il periodo della richiesta.

Il committente dovrà fornire i DPI indicati ai propri dipendenti.

Riferimenti ¶

Nella scheda relativa ai riferimenti è indicato (se inserito) tutto il personale di riferimento del fornitore:

datore di lavoro (obbligatorio);
responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP);
rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS);
medico del lavoro;
capocantiere e numero di telefono;
preposto e numero di telefono (obbligatorio)
descrizione dell'organizzazione del servizio di primo soccorso e antincendio.

Subfornitori ¶

Nella scheda dei subfornitori è possibile vedere eventuali subfornitori inseriti dal fornitore. Per avere più informazioni riguardo al subfornitore inserito, premere la riga corrispondente e si verrà reindirizzati alla pagina dettaglio del subfornitore.

Gestione subfornitori

Durante la registrazione di un fornitore, questi può indicare l'uso dei subappalti. Se il fornitore si dimentica questo passaggio, il gestore fornitori può abilitarlo al subappalto entrando nel suo dettaglio e premendo il comando Abilita subappalti.

Macchine ¶

Nella scheda relativa alle macchine è possibile vedere eventuali macchine inserite dal fornitore.

Per avere più informazioni su una macchina inserita, premere la riga corrispondente e si verrà reindirizzati alla pagina di dettaglio della macchina.

Personale ¶

Nella scheda relativa al personale è possibile vedere tutte le persone inserite dal fornitore.

Inoltre, in questa scheda è possibile vedere il totale dei dipendenti:

in possesso di abilitazioni;
abilitati all'uso delle macchine definite.

Per avere più informazioni sul personale inserito, premere la riga corrispondente e si verrà reindirizzati alla pagina di dettaglio del personale.

Documenti ¶

Nella scheda relativa ai documenti sono riassunti tutti i documenti caricati dal fornitore. I documenti sono raggruppati in macrocartelle suddivise in base all'oggetto al quale fanno riferimento:

fornitore;
personale;
macchina;
richiesta.

I comandi presenti in questa pagina sono i seguenti:

Report firmato permette di scaricare il report riassuntivo relativo alla richiesta firmato dal fornitore;
permette di aggiornare l'elenco e visualizzare le modifiche effettuate;
permette di scaricare i documenti caricati; è possibile decidere se scaricare solo le revisioni correnti o tutte le revisioni.

In questa pagina, il gestore fornitori dovrà verificare tutta la documentazione caricata dal fornitore. Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la verifica dei documenti di una richiesta documentale.

Informative ¶

Documenti

Nella scheda relativa alle informative è possibile vedere le informative fornite al fornitore durante il processo di richiesta documentale e la loro eventuale presa visione.

Se la richiesta documentale si trova nello stato Da compilare è possibile utilizzare il comando Aggiorna per aggiornare le informative da presentare al fornitore.

Informative

Si ricorda che per configurare delle informative da presentare in fase di richiesta documentale è necessario definirle come documenti e utilizzare il checkbox "presentato ai fornitori in sede di richiesta" disponibile nella scheda pubblicazione. Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione di un documento.

Conferma ¶

La scheda conferma è visibile solo prima dell'invio di una richiesta documentale da parte del gestore fornitori.

Questa pagina è composta da un'unica sezione all'interno della quale è disponibile il comando Invia la richiesta al fornitore.

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati, il gestore fornitori può caricare dei documenti extra che però non vengono controllati dal sistema.

Se durante la configurazione dei tipi richiesta documentale è stato flaggato il checkbox relativo al report interno firmato e il fornitore ha ultimato il processo della richiesta caricando il report, l'allegato si trova in questa scheda.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.