Dettaglio fornitore ¶

Gestore fornitori

La pagina di dettaglio di un fornitore è composta dalle seguenti schede:

dati generali;
riferimenti;
tipi documenti richiesti;
documenti;
subfornitori;
personale;
macchine;
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è necessario compilare i seguenti campi:

aziende per le quali è abilitato il fornitore;
ragione sociale;
partita iva;
tipologia di fornitore;
sede legale;
sede operativa;
eventuali campi personalizzati;
eventuali note aggiuntive.

Quando la scheda del fornitore verrà creata (si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione) all'interno di questa scheda sarà disponibile il seguente nuovo comando Verifica conformità che reindirizza al report di verifica conformità del fornitore.

Riferimenti ¶

Nella seconda scheda è possibile elencare tutto il personale di riferimento del fornitore:

datore di lavoro (obbligatorio);
responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP);
rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS);
medico del lavoro;
responsabile interno: chi si occupa del fornitore.

Responsabile interno

Il solo ruolo abilitato come responsabile interno è il gestore fornitori.
Se per un fornitore si compila questo campo, l'utente inserito come responsabile interno sarà l'unico utente coinvolto nelle notifiche relative al fornitore specifico: verifica dei documenti, scadenze, ecc. Gli altri utenti con ruolo di gestore fornitori rimangono abilitati alla gestione del fornitore specifico, ma non vengono coinvolti direttamente nelle notifiche.

Tipi documenti richiesti ¶

Nella terza scheda è possibile gestire tutti i documenti previsti per il fornitore specifico in base alla tipologia di fornitore abbinata.

I comandi disponibili in questa scheda sono:

aggiorna la pagina e permette di visualizzare le ultime modifiche salvate;
permette di aggiungere un documento come documento richiesto;
permette di modificare un requisito documentale;
permette di rimuovere un requisito documentale;
permette di eliminare un documento aggiunto in seguito.

Quando si modifica un documento o se ne aggiunge uno nuovo, verrà visualizzata una finestra di dettaglio relativa al tipo di documento richiesto.

Dettaglio documento richiesto ¶

All'interno della pagina di dettaglio del documento richiesto è possibile inserire o modificare il tipo di documento.

Se si sta modificando o aggiungendo un documento, utilizzare la barra di ricerca indicata dall'icona e selezionare il nuovo documento.
In seguito, è possibile decidere se rendere il documento facoltativo (flaggando l'apposito checkbox) o se lasciarlo obbligatorio.

Qualora si voglia eliminare un documento richiesto, è necessario selezionare l'azione "Rimuovi". Se il documento era collegato a un requisito documentale preimpostato nella configurazione del tipo fornitore, il documento viene rimosso, ma risulta visualizzabile. Se si sta rimuovendo una personalizzazione effettuata, il documento richiesto non sarà più visibile in questa scheda.

Per ogni azione effettuata è obbligatorio inserire una motivazione.

Documenti ¶

Nella scheda relativa ai documenti è possibile visualizzare tutti i documenti del fornitore. I documenti sono suddivisi in sezioni relative ad ambiti specifici. Per ogni sezione è possibile vedere lo stato dei documenti.

I comandi presenti in questa scheda sono i seguenti:

(disponibile sia per tutta la scheda che per le singole sezioni) permette di scaricare i documenti in una cartella ZIP: è possibile decidere se scaricare solo le revisioni correnti o tutte le revisioni;
permette di visualizzare eventuali note inserite nel dettaglio di una tipologia di documento;
permette di caricare un documento fornitore;
permette di visualizzare o stampare il report relativo al documento caricato:
- comando per visualizzare il documento;
- comando per scaricare il documento.

Subfornitori ¶

Nella scheda relativa ai subfornitori è possibile inserire eventuali ditte in subappalto di quella principale. Per ogni subfornitore sono riassunti i seguenti dati:

id e link di collegamento al dettaglio del subfornitore;
ragione sociale;
partita IVA;
tipo di fornitore;
stato del subfornitore.

In questa scheda è possibile inserire nuovi subfornitori utilizzando il comando . Verrà aperto il dettaglio del subfornitore che dovrà essere compilato in tutte le sue parti obbligatorie.

Personale ¶

Nella scheda relativa al personale sono elencati tutti i dipendenti relativi al fornitore ed eventuale subfornitore. Per ogni dipendente sono riassunti i seguenti dati:

id e link di collegamento al dettaglio del dipendente;
nome del dipendente;
codice fiscale;
azienda collegata al dipendente;
abilitato: sì / no;
: il comando reindirizza l'utente collegato al report di verifica conformità del dipendente.

In questa scheda è possibile:

inserire nuovi dipendenti utilizzando il comando ;
ricaricare la pagina con il comando ;
visualizzare solo i dipendenti abilitati flaggando il checkbox "Solo abilitati" oppure anche quelli disabilitati, togliendo il checkbox.

Macchine ¶

Nella scheda relativa alle macchine sono elencate tutte le macchine/attrezzature inserite dal fornitore. Per ogni macchina sono riassunti i seguenti dati:

id e link di collegamento al dettaglio della macchina;
nome della macchina;
tipo di macchina;
azienda collegata alla macchina;
abilitato: sì / no;
: il comando reindirizza l'utente collegato al report di verifica conformità della macchina.

In questa scheda è possibile:

inserire nuove macchine con il comando ;
ricaricare la pagina con il comando ;
visualizzare solo le macchine abilitate flaggando il checkbox "Solo abilitati" oppure anche quelle disabilitate, togliendo il checkbox.

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati, il gestore fornitori può caricare dei documenti extra che però non vengono controllati dal sistema.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.