Gestione autorizzazione ¶

Gestore fornitori, Fornitore

Creazione ¶

Un'autorizzazione può essere inserita:

dal gestore fornitori all'interno del dettaglio fornitore con il comando ;
dal fornitore stesso una volta che la sua richiesta di attivazione viene Confermata e il fornitore inserisce i riferimenti della propria azienda.

L'autorizzazione passa in stato Bozza.

Compilazione ¶

Il caricamento dei documenti richiesti e la compilazione dei campi obbligatori nel processo di autorizzazione è a carico del fornitore.

Una volta che il fornitore ha terminato la compilazione di tutti i campi richiesti, può richiedere l'approvazione dell'autorizzazione con il comando Richiedi approvazione.

L'autorizzazione passa in stato Da verificare e risulta in carico al gestore fornitori che deve verificare la correttezza delle informazioni inserite.

Il gestore fornitori riceverà una notifica email della richiesta di autorizzazione; per gestirla, è possibile seguire il link presente nella e-mail o entrare nel menu specifico autorizzazioni per azienda e cliccare sul fornitore che si vuole gestire. Si verrà reindirizzati al dettaglio dell'autorizzazione.

Verifica documenti ¶

Quando l'autorizzazione è nello stato Da verificare il gestore fornitori deve verificare tutta la documentazione caricata dal fornitore all'interno della scheda relativa ai documenti del dettaglio di un'autorizzazione.

Per ogni documento sono disponibili i seguenti comandi:

permette di visualizzare eventuali note inserite nel dettaglio di una tipologia di documento;
permette di approvare il documento;
permette di visualizzare o stampare il report relativo al documento:
- comando per visualizzare il documento;
- comando per scaricare il documento.

In alternativa, il gestore fornitori può gestire l'approvazione dei documento all'interno del suo dettaglio con i comandi:

Respingi permette di respingere il documento;
Approva permette di approvare il documento caricato.

Documento respinto ¶

Qualora uno dei documenti caricati venga respinto dal gestore fornitori, l'autorizzazione torna in stato Bozza e risulta in carico al fornitore che deve obbligatoriamente caricare una revisione del documento respinto per poter procedere.

Quando un documento viene respinto, il gestore fornitori deve fornire una motivazione dell'azione che sarà inserita nella mail di notifica che il sistema inva al fornitore.

Approvazione autorizzazione ¶

Una volta gestiti tutti i documenti in stato Da verificare è possibile gestire l'approvazione del processo di autorizzazione utilizzando i seguenti comandi:

Respingi respinge la richiesta di autorizzazione;
Approva approva la richiesta di autorizzazione.

Approvazione

Non è possibile approvare un'autorizzazione se non sono stati prima approvati tutti i singoli documenti caricati dal fornitore.

Nuova revisione ¶

In casi eccezionali è possibile inserire una nuova revisione di un'autorizzazione.
Il processo può essere avviato:

in autonomia dal fornitore all'interno del portale fornitori: è necessario cliccare sulla riga relativa all'autorizzazione e premere il comando Nuova revisione;
dal gestore fornitori: cliccare il comando Nuova revisione all'interno del dettaglio dell'autorizzazione.

Una volta creata la nuova autorizzazione, è necessario seguire tutti gli step sovracitati e ripetere il ciclo di approvazione dei documenti inseriti.

Archiviazione vecchia revisione

Qualora per un fornitore venga inserita una nuova revisione di un'autorizzazione, la revisione precedente viene dichiarata automaticamente Archiviato.

Revisione sconsigliata

In generale è sconsigliato ripetere il processo di autorizzazione per una stessa ragione sociale.

Archiviazione ¶

Un'autorizzazione può essere dichiarata Archiviata quando non sussiste più alcun rapporto lavorativo con l’azienda ospitante e il fornitore non è più gestito da essa.

È possibile archiviare un'autorizzazione:

manualmente con il comando Archivia;
automaticamente se è presente un contratto con un periodo di validità impostato ed è stata raggiunta la data di scadenza.

Riattivazione ¶

Per riattivare un'autorizzazione in stato Archiviato bisogna prima verificare che il fornitore sia in stato Attivo.

Se il fornitore è stato dichiarato Disabilitato o Lista neraè necessario prima ri-abilitarlo:

entrare nel dettaglio del fornitore;
utilizzare il comando Abilita.

Una volta che il fornitore è in stato Attivo è possibile:

riaprire l'autorizzazione archiviata con il comando Riapri;
inserire una nuova revisione con il comando Nuova revisione.