Dettaglio edizione ¶

Responsabile formazione

La pagina di dettaglio di un'edizione è suddivisa nelle seguenti schede:

dati generali;
dati certificazione;
competenze;
documenti;
dati economici;
calendario;
partecipanti;
lista di distribuzione;
valutazione;
allegati.

Dati generali ¶

In questa prima scheda è obbligatorio inserire i seguenti dati:

corso di formazione tra quelli configurati nel catalogo;
posizione struttura;
titolo dell'edizione;
contenuti dell'edizione;
obiettivi dell'edizione;
durata;
frequenza minima obbligatoria.

Durata e frequenza

Se nella configurazione del catalogo è stata definita la durata prevista per un corso, i campi verranno precompilati in automatico.

Oltre ai dati obbligatori sopracitati, ci sono dei campi facoltativi:

checkbox "Aggiornamento": permette di identificare l'edizione del corso che si sta inserendo come un aggiornamento;
checkbox "Esterno": identifica le edizioni dei corsi che sono stati erogati per aziende esterne;
mesi di validità dell'edizione: se nella configurazione del corso è stata impostata una validità, questo campo verrà precompilato;
numero massimo di partecipanti: inserendo un valore superiore a 0, gli utenti del sistema potranno iscriversi autonomamente al corso a seconda delle regole impostate nei parametri.

Edizione LMS ¶

Integrazione LMS

Se si sta organizzando un'edizione relativa a un corso di tipo LMS è obbligatorio indicare:

il corso di formazione definito a catalogo;
la posizione struttura;
gli obiettivi del corso.

Una volta selezionato il tipo di corso, verrà visualizzato un nuovo campo "Contenuto LMS". Se nella configurazione del catalogo è stato collegato il tipo di corso al tipo di contenuto LMS il campo viene precompilato in automatico.

Qualora ci fosse la necessità di modificare il contenuto LMS collegato all'edizione è possibile farlo utilizzando il comando che permette di rimuovere il contenuto associato e:

inserire un nuovo contenuto LMS;
oppure gestire l'edizione come un'edizione standard modificando il tipo di corso collegato.

Modifica contenuto LMS

È possibile modificare il contenuto LMS di un'edizione LMS solo se non sono stati inseriti dei partecipanti nella relativa scheda. In caso contrario il sistema non permette questa modifica.

Dati certificazione ¶

Nella seconda scheda sono disponibili i seguenti campi facoltativi:

erogato da: ente formativo accreditato tra quelli configurati. È possibile creare un nuovo ente con il comando Nuovo;
indirizzo sede: indirizzo dell'ente formativo;
template registro presenze: menu a tendina dal quale è possibile selezionare un template del sistema da utilizzare come registro presenze;
template certificato: menu a tendina dal quale è possibile selezionare un template del sistema da utilizzare come certificato se si sta gestendo un corso aziendale interno.

Compilazione automatica campi

Se nella configurazione del corso tramite catalogo sono state inserite le informazioni riguardo ai campi descritti sopra, questi verranno precompilati in automatico; è comunque possibile modificarli.

Inoltre, sono disponibili i seguenti 4 checkbox:

test di apprendimento;
questionario di gradimento;
prova d'esame;
certificato.

Se viene selezionato uno o più badges, sarà obbligatorio allegare il file relativo per poter attivare correttamente il corso.

Competenze ¶

La scheda delle competenze ricalca quella presente all'interno della configurazione del catalogo. Se sono state inserite delle competenze nella configurazione, verranno inserite in automatico alla creazione di un'edizione per quella tipologia di corso.

La scheda è composta da una barra di ricerca superiore a completamento automatico, che consente di cercare e selezionare le competenze specifiche da abbinare al corso che stiamo definendo.

I comandi disponibili in questa scheda sono:

permette di rimuovere le competenze disabilitate;
permette di svuotare la lista di competenze creata;
permette di rimuovere una competenza dall'elenco configurato.

Documenti ¶

La scheda dei documenti permette di collegare dei documenti che verranno condivisi durante il corso di formazione.
Per inserire un documento, è possibie digitare nel campo a completamento automatico e selezionare l'elemento necessario oppure premere l'icona per aprire il menu compatto delle tipologie di documenti definite.

I comandi disponibili in questa scheda sono:

permette di aggiungere automaticamente alla lista dei partecipanti, tutti i dipendenti che necessitano di formazione per i documenti inseriti in questa scheda;
permette di svuotare la lista di documenti creata;
permette di scaricare l'allegato collegato al documento;
permette di rimuovere un documento dall'elenco configurato.

Inoltre, per ogni documento inserito, è disponibile un link di collegamento alla pagina di dettaglio del documento.

Aggiunta automatica partecipanti ¶

Il comando permette di aggiungere tutte le persone che necessitano della formazione per almeno uno dei documenti inseriti nella scheda documenti. In particolare, una volta premuto il pulsante, viene aperta una lista di riepilogo di tutti i dipendenti che hanno un requisito documentale non soddisfatto per il documento indicato.

L'elenco dei dipendenti prevede i seguenti campi:

nome, cognome e id del dipendente con link di collegamento alla scheda documenti da condividere della sua cartella personale;
mansione e posizione struttura;
checkbox per selezionare il dipendente e inserirlo come partecipante dell'edizione.

In alternativa, è possibile selezionare tutti i dipendenti con il checkbox "Seleziona tutto".

Per confermare la selezione, premere il comando Ok.

Dati economici ¶

Nella scheda relativa ai dati economici si possono gestire tutti i costi dell'edizione. Sono disponibili i seguenti campi:

costo edizione;
costo per partecipante;
prezzo edizione;
prezzo per partecipante;
fattura: è possibile allegare la fattura del corso emessa per un corso venduto;
attestazione pagamento: è possibile allegare l'attestazione pagamento del corso per un corso comprato;
ente finanziatore: tra quelli configurati;
codice piano formativo finanziato (se presente);
codice edizione finanziato (se presente);
importo finanziato in euro.

È possibile aggiungere delle istruzioni di default per i campi relativi ai costi e ai prezzi, modificabili attraverso i parametri di configurazione. Una volta configurate le istruzioni, queste saranno visualizzabili cliccando il pulsante .

Costo e prezzo

Il costo di un'edizione si riferisce al prezzo che l'azienda ha pagato per comprare quel corso di formazione. Il prezzo di un'edizione si riferisce al prezzo al quale l'azienda ha venduto un proprio corso di formazione.

Calendario ¶

La scheda del calendario è una delle schede più importanti del dettaglio di un'edizione. All'interno di questa scheda è possibile gestire tutte le sessioni di calendario durante le quali si svolge un corso di formazione.

I comandi disponibili in questa scheda sono:

permette di scaricare il registro presenze. È possibile scegliere tra una delle seguenti opzioni e premere Stampa:
- scaricare tutti i registri, sia quelli dichiarati chiusi che quelli ancora aperti;
- solo i registri chiusi;
- solo i registri aperti.
permette di aggiornare la scheda per visualizzare le modifiche più recenti.

Per ogni sessione inserita nell'elenco, sono disponibili i seguenti comandi:

permette di duplicare una sessione;
permette di scaricare il registro presenze;
permette di eliminare la sessione inserita.

Per inserire una nuova edizione premere il comando . Verrà aperto il dettaglio della sessione di calendario.

Dettaglio sessione ¶

Il dettaglio di una sessione di calendario è composto dalle seguenti schede:

dati generali;
docenti;
partecipanti.

Dati generali ¶

Nella scheda dei dati generali è obbligatorio indicare i seguenti dati:

modalità di erogazione del corso: tra quelli configurati;
data e orario di inizio;
data e orario di fine;
durata: campo automatico.

Sono disponibili i seguenti campi, facoltativi:

aula/collegamento dove verrà svolto il corso;
argomento del corso: campo di testo libero che viene precompilato con il testo che viene inserito nei contenuti dei dati generali dell'edizione;
registro presenze: possibilità di allegare il registro cartaceo;
checkbox Firme grafometriche: permette di far firmare il registro in maniera digitale.

Docenti ¶

Nella scheda dei docenti è obbligatorio indicare almeno un docente per sessione.

Se sono stati configurati dei docenti nella pagina di configurazione, digitare il nome del docente nel campo a completamento automatico. In alternativa è possibile inserire un nuovo docente con il comando Nuovo. Verrà aperta la pagina di dettaglio docente.

Se si vuole eliminare un docente, è possibile farlo con il comando .

Partecipanti ¶

All'interno della scheda dei partecipanti è possibile gestire le presenze dei partecipanti per singola sessione di calendario.

Se il registro presenze è cartaceo, è necessario inserire manualmente le ore frequentate per ogni partecipante. È possibile:

compilare le ore frequentate per singolo partecipante;
compilare le ore frequentate per tutti i partecipanti.

Se il registro presenze è digitale e viene gestito tramite firme grafometriche, per ogni partecipante inserito sarà possibile gestire la firma tramite tavoletta grafometrica. Premere il comando Firma per firmare il registro presenze.

Una volta compilati tutti i dati necessari del dettaglio della sessione, premere il comando Salva.

Se si vuole chiudere una sessione è obbligatorio allegare il foglio presenze; in seguito premere il comando Chiudi.

Foglio presenze digitali

Se si gestiscono le presenze tramite firma grafometrica, il registro presenze verrà generato solo dopo aver chiuso il registro.

Partecipanti ¶

La scheda dei partecipanti è una delle schede più importanti del dettaglio di un'edizione. All'interno di questa scheda è possibile gestire tutti i partecipanti al corso di formazione e i loro attestati.

Gestione partecipanti ¶

È possibile inserire un partecipante in diversi modi:

per partecipante: digitare nel campo partecipante il nome del dipendente che si vuole inserire;
per posizione struttura: digitare nel campo posizione struttura, il nodo che si vuole inserire;
per requisito documentale: premendo questo pulsante è possibile inserire in automatico tutti i dipendenti che necessitano di formazione per uno o più documenti inseriti nell'edizione, come descritto nella sezione documenti.

Altri comandi disponibili in questa scheda sono:

permette di esportare la lista dei partecipanti in formato .XLSX;
permette di gestire tutti gli allegati dei partecipanti:
- scarica tutti i file come ZIP;
- stampa l'unione dei file in formato .PDF.
permette di ricaricare la pagina per visualizzare le ultime modifiche.

Inoltre, è disponibile il comando , il quale permette di gestire uno o più partecipanti in contemporanea. Questo pulsante permette di selezionare uno o più partecipanti tramite apposito checkbox. Una volta selezionati i partecipanti interessati, è possibile:

torna a bozza;
archivia;
riapri;
approva: se il partecipante si è iscritto autonomamente, il responsabile formazione può approvare la richiesta tramite questo comando;
respingi: se il partecipante si è iscritto autonomamente, il responsabile formazione può respingere la richiesta tramite questo comando;
elimina: per rimuovere il partecipante dall'edizione.

Per ogni partecipante sono disponibili i seguenti comandi:

permette di scaricare l'attestato del partecipante;
mostra il dettaglio delle presenze di un partecipante;
permette di eliminare un singolo partecipante dall'edizione.

Gestione certificati ¶

Per poter gestire i certificati e gli attestati, è necessario utilizzare il comando . Premendo questo pulsante, è possibile decidere se:

generare gli attestati e attivare il corso;
pre-stampare gli attestati.

Generazione attestati ¶

Una volta premuto il comando verrà aperta una finestra nella quale è possibile:

indicare la data di certificazione o di fine corso;
selezionare tutti i partecipanti per i quali si vuole gestire la generazione del certificato e l'attivazione del corso.

Per ogni partecipante sono riassunti i seguenti dati:

dati generali e link di collegamento alla cartella personale;
ore frequentate in rapporto alle ore minime previste dall'edizione;
data certificazione/fine corso;
checkbox che indicano la presenza o mancanza di uno dei quattro allegati a seconda della configurazione nella scheda dei dati certificazione.

È importante prestare attenzione ai due checkbox in fondo alla finestra, selezionare solo quello necessario tra:

Genera attestato: permette di generare l'attestato del corso utilizzando il template selezionato;
Attiva: attiva il corso per i partecipanti selezionati.

Dopo aver compilato tutti i dati necessari, premere il comando Ok.

Pre-stampare gli attestati ¶

La funzione di pre-stampa degli attestati può essere utilizzata per stampare gli attestati prima della fine di un corso, per poterli consegnare ai partecipanti contestualmente all'ultima sessione di calendario.

Validità

Trattandosi di una pre-stampa, farà comunqunque fede la versione dell'attestato finale.

Una volta premuto il comando verrà aperta una finestra di pre-stampa, nella quale è possibile:

indicare la data di certificazione o di fine corso;
selezionare tutti i partecipanti per i quali si vuole gestire la pre-stampa.

Successivamente premere uno dei seguenti comandi:

Stampa unione
Scarica tutti come ZIP

Lista di distribuzione ¶

A seconda della configurazione del parametro relativo, la lista di distribuzione sarà precompilata con i partecipanti dell'edizione, i loro diretti responsabili e/o i responsabili funzionali.

Questa scheda è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

Inoltre, tramite questa scheda è possibile gestire le convocazioni dei partecipanti.

Convocazioni ¶

Prima di inviare la convocazione di un corso, è necessario:

selezionare il template convocazione all'interno dell'apposito menu a tendina;
inserire una prima pagina extra opzionale con i dettagli della propria azienda.

Successivamente è possibile decidere se includere i partecipanti nella notifica email o se inviare la notifica solo ai loro responsabili diretti. Nel primo caso, spuntare il checkbox "Includi partecipanti".

Una volta impostati tutti i campi, premere il comando Invia convocazione. La convocazione può essere inviata più volte.

Valutazione ¶

All'interno della scheda relativa alle valutazioni è possibile:

configurare le valutazioni che si vogliono gestire nella scheda dei questionari;
visualizzare lo stato di avanzamento delle valutazioni richieste, nella scheda valutazioni previste/effettuate.

Questionari ¶

In questa prima scheda è possibile impostare i questionari che si vogliono gestire per quell'edizione.

Se durante la configurazione di un corso, nel catalogo corsi, sono stati configurati i requisiti relativi ai questionari, il sistema precompila questa scheda con i dati inseriti. L'impostazione iniziale può essere modificata manualmente.

Premere il comando per inserire una nuova valutazione e selezionare:

il tipo di questionario, tra quelli definiti;
la figura che dovrà compilare il questionario: partecipante o responsabile;
numero di giorni dall'attivazione del corso dopo i quali il questionario verrà inviato automaticamente;
la tipologia di evidenza richiesta, tra quelle configurate.

Invio questionari

Impostando il numero di giorni dall'attivazione del corso a 0, il questionario verrà inviato automaticamente non appena il partecipante completa il corso di formazione.

Sotto all'elenco dei questionari è disponibile un campo di testo libero note valutazione efficacia all'interno del quale è possibile aggiungere indicazioni, suggerimenti e note aggiuntive.

Valutazioni previste ed effettuate ¶

Nella seconda scheda è disponibile una matrice di controllo suddivisa in:

righe: partecipanti all'edizione;
colonne: questionari previsti.

Per ogni partecipante sono disponibili i seguenti dati:

link di collegamento alla propria cartella personale;
badge Manca utenza HSE che segnala la mancanza di un'utenza HSE e quindi l'impossibilità di compilare i questionari previsti;
stato di avanzamento della compilazione del questionario;
link di collegamento al dettaglio della valutazione formazione.

Inoltre, nella scheda sono disponibili i seguenti comandi:

Invia sollecito permette di inviare un sollecito che invita i partecipanti che non hanno ancora compilato i questionari, alla compilazione;
Aggiorna permette di aggiornare l'elenco per visualizzare le modifiche recenti.

Allegati ¶

Nell'ultima scheda sono disponibili eventuali file extra collegati all'edizione che si sta gestendo e i registri presenza delle singole sessioni definite.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.