Documenti¶
Introduzione¶
Il modulo Documenti di Softcare HSE è progettato per semplificare e ottimizzare la gestione di tutti i documenti aziendali e personali dei dipendenti secondo i requisiti di un sistema di qualità. È stato progettato per la definizione dei requisiti documentali per la compliance dei diversi sistemi di gestione presenti in azienda in ottica di un sistema integrato.
Con il modulo documenti, è possibile:
- organizzare e classificare i documenti in modo efficiente, facilitando la ricerca e l'accesso;
- fare delle ricerce libere di tipo full-text grazie al motore documentale avanzato che viene usato in questo modulo. Questo motore permette l'indicizzazione di tutti i testi contenuti nei documenti elettronici archiviati (.PDF, .DOCX, .XLSX, .PPT, ecc.) e ciò garantisce una ricerca più veloce ed efficace;
- monitorare le scadenze dei documenti, ricevendo notifiche automatiche per evitare ritardi o omissioni;
- condividere i documenti in modo sicuro e controllato, definendo autorizzazioni specifiche per ogni utente;
- gestire sia la documentazione aziendale obbligatoria (policy, manuali, procedure, istruzioni) che quella personale (contratti di lavoro, nomine, documenti d'identità);
- preconfigurare i requisiti obbligatori dei documenti personali necessari tramite l'impostazione di regole sulla mansione, sulla singola persona o a livello di abilitazione;
- gestire il ciclo di vita del documento, dalla raccolta firme necessarie per l'approvazione, alla distribuzione automatica agli utenti coinvolti, fino alla gestione controllata del processo di revisione del documento;
- gestire il processo di formazione / informazione dei documenti secondo le regole di compliance definite, grazie alla sinergia con i moduli Riunioni e verbali e Formazione.
Documenti aziendali¶
In questa categoria rientrano tutti quei documenti che definiscono la policy framework di un sistema di gestione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ecc.) che si compone con documenti di politica, manuale, procedure, istruzioni operative e moduli.
Documenti personali¶
In questa categoria rientrano tutti quei documenti necessari per la governance di un sistema di gestione che coinvolgono direttamente le persone dell'azienda secondo i propri ruoli/abilitazioni. Tipicamente sono documenti di nomina (antincendio, preposto, ecc.), modulistica personale (GDPR) e/o documenti strettamente personali (carta d'identità, UNILAV, ecc.).