Report documenti¶
Il modulo documenti prevede diversi report e matrici di controllo.
Condivisione¶
Nella prima sezione dei report abbiamo i documenti aziendali con o senza obbligo di condivisione.
Questa sezione è suddivisa in tre menu:
- documenti richiesti da condividere ;
- matrice di controllo della documentazione condivisa;
- report condivisione documenti.
Documenti da condividere richiesti¶
Nel primo report di condivisione è disponibile un elenco completo di tutti i dipendenti attualmente in forza per i quali è richiesta la condivisione dei documenti in vigore in base ai requisiti documentali richiesti per mansione, abilitazione o personalizzato.
Il report mostra l'elenco completo dei requisiti documentali necessari.
È possibile filtrare per:
- posizione struttura;
- origine (del requisito): mansione, abilitazione, personalizzato o rimosso;
- azienda;
- unità locale;
- gruppo di mansioni;
- mansione / gruppo omogeneo;
- dipendente.
Dopo aver impostato i filtri desiderati, è possibile scaricare un report in formato .XLSX tramite il comando 
presente nella barra di menu superiore.
Matrice di controllo¶
La matrice di controllo permette di avere una visione immediata di tutte le condivisioni avvenute, o non avvenute, in un file unico.
I filtri disponibili per la matrice sono:
- posizione struttura;
- tipo documento;
- ambito;
- gruppo documenti;
- natura documento;
- azienda;
- unità locale.
Premere il comando 
Visualizza matrice Esporta matrice
La legenda presente nella matrice è suddivisa in:
- / - Non obbligatorio
- S - Obbligatorio + Condiviso
- X - Obbligatorio + Non condiviso
- P - Obbligatorio + Rev. prec. condivisa
- R - Obbligatorio + Lettura confermata
- P - Ciclo firme + Preparatore
- V - Ciclo firme + Verificatore
- A - Ciclo firme + Approvatore
Report condivisione¶
Nel terzo report di condivisione è disponibile un elenco completo di tutti i documenti condivisi e dei dipendenti per i quali è richiesta la condivisione in base alle regole impostate per mansione, abilitazione o personalizzato.
È possibile filtrare per:
- posizione struttura;
- azienda;
- unità locale;
- tipo, ambito, natura documento;
- gruppo documenti;
- documento selezionabile (anche più di uno);
- stato della condivisione;
- obbligatorio?: sì / no;
- checkbox: includi condivisioni
- tutte
- solo le più recenti
- checkbox: includi superati.
Grazie a questo report è possibile cercare uno o più documenti per controllare la situazione storica delle condivisioni, includendo anche i documenti in stato
Una delle colonne più importanti dell'elenco presente in questa pagina è la colonna dello stato della condivisione che può corrispondere a:
- non obbligatorio;
- condiviso;
- non condiviso;
- revisione precedente condivisa;
- lettura confermata;
- preparatore: il dipendente ha visionato il documento in qualità di preparatore;
- verificatore: il dipendente ha visionato il documento in qualità di verificatore;
- approvatore: il dipendente ha visionato il documento in qualità di approvatore.
Dopo aver impostato i filtri desiderati, è possibile scaricare un report in formato .XLSX tramite il comando presente nella barra di menu superiore.
Personali¶
Nella seconda sezione dei report abbiamo i documenti personali.
Questa sezione è suddivisa in due menu:
- documenti personali richiesti;
- matrice di controllo dei documenti personali.
Documenti personali richiesti¶
Il primo report di condivisione consente di visualizzare l’elenco completo di tutti i requisiti documentali personali non soddisfatti, ovvero i casi in cui manca il documento previsto. I requisiti vengono determinati in base alle regole configurate per mansione, abilitazione o secondo criteri personalizzati.
È possibile filtrare per:
- posizione struttura;
- origine (del requisito): mansione, abilitazione, personalizzato o rimosso;
- azienda;
- unità locale;
- gruppo di mansioni;
- mansione / gruppo omogeneo;
- dipendente.
Dopo aver impostato i filtri desiderati, è possibile scaricare un report in formato .XLSX tramite il comando presente nella barra di menu superiore.
Matrice documenti personali¶
La matrice di controllo dei documenti personali permette di avere una visione immediata di tutti i requisiti documentali personali in un file unico.
I filtri disponibili per la matrice sono:
- posizione struttura;
- tipo documento;
- azienda;
- unità locale.
Premere il comando Visualizza matrice Esporta matrice
La legenda presente nella matrice è suddivisa in:
- / - non obbligatorio;
- A - attivo;
- E - in scadenza;
- E - scaduto;
- D - bozza;
- X - mancante.
Ricerca¶
La pagina di ricerca documenti è molto simile a quella di gestione, con la differenza che non consente la modifica dei documenti. Si tratta di una sezione generalmente accessibile a tutti i ruoli presenti nel sistema. I documenti visibili in questa pagina sono solo quelli in vigore e la visibilità dipende dall’utenza, dai ruoli abilitati e dai nodi organizzativi a cui un utente ha accesso. Inoltre, sono sempre visibili tutti i documenti per i quali è stato selezionato il checkbox Consultabile da tutti gli utenti senza restrizioni di organigramma, presente nella scheda pubblicazione del dettaglio documento.
È possibile filtrare i documenti secondo diversi criteri:
- testo da cercare (ricerca indicizzata);
- gruppo documenti;
- ambito;
- tipo documento;
- posizione nella struttura;
- mansione;
- gruppo mansioni.
L’elenco dei risultati è organizzato in colonne che riportano:
- titolo, ambito e tipo del documento;
- numero e revisione;
- data di revisione.
Sono inoltre disponibili due comandi per ogni riga dell’elenco:
Ricerca indicizzata
La ricerca tramite testo libero è indicizzata, quindi è possibile cercare informazioni anche all'interno degli allegati caricati.
Questo tipo di ricerca è attivata di default, ma può essere disattivata togliendo il checkbox accanto all'icona 
Cerca nel testo di tutti gli allegati.
Premendo invece il pulsante 
si verrà reindirizzati a una pagina di suggerimenti per le opzioni di ricerca avanzate.
Situazione storica¶
Questo report permette di ottenere una fotografia dei documenti attivi o in vigore a una determinata data attraverso il filtro obbligatorio: Situazione al (Data di revisione).
Tramite questo report è possibile consultare i singoli documenti cliccando sulla loro riga nella revisione specifica che era in vigore alla data richiesta. Inoltre, è possibile scaricare un report in formato .XLSX tramite il comando presente nella barra di menu superiore.