Report¶
Il modulo riunioni e verbali prevede diversi report che permettono di ottenere una visione completa e dettagliata delle riunioni aziendali. Questi report sono strumenti fondamentali per analizzare vari aspetti delle riunioni, facilitando la gestione e il monitoraggio delle presenze, delle partecipazioni e delle valutazioni.
Per sfruttare al meglio tutti i report, è necessario stabilire degli indicatori e obiettivi nel seguente menu di amministrazione:
Tra i report disponibili per questo modulo abbiamo:
- analisi presenze;
- verifica presenze;
- partecipanti;
- valutazioni finali;
- media mensile.
Analisi presenze¶
Il report analisi presenze fornisce una vista ad albero che permette di analizzare tutte le presenze alle riunioni svolte in azienda. La struttura segue l'organigramma aziendale ed è quindi suddivisa in nodi di:
Di ogni nodo viene mostrato il conteggio dei dipendenti distinti per:
- numero dipendenti con mansione assegnata: indicatore della forza lavoro presente nella struttura;
- numero di riunioni;
- numero di presenze relative alla posizione struttura: conteggia tutte le presenze del personale che risulta in forza nella stessa area per la quale è stata svolta la riunione;
- numero di presenze globali: conteggia tutte le presenze indipendentemente dall'area.
Se si vuole restringere i risultati è possibile filtrare per:
- periodo: dal - al;
- posizione struttura;
- ambito della riunione;
- argomento della riunione.
Dopo aver impostato i filtri desiderati, premere il comando 
Cerca
Se si clicca sul numero che si trova all'intersezione tra una colonna e una riga, verrà aperta una nuova pagina nella quale vengono elencate:
- tutte le riunioni per posizioni struttura;
- tutti i partecipanti alle riunioni per posizione struttura;
- tutti i partecipanti alle riunioni globali.
In queste pagine di riepilogo è possibile:
- consultare direttamente una riunione premendo sul suo id;
Esporta
Verifica presenze riunioni¶
Il secondo report disponibile permette di verificare le presenze di tutto il personale alle riunioni svolte in azienda. Il risultato dell'analisi mostra una tabella a matrice, grazie alla quale è possibile avere una visione immediata di tutte le presenze per partecipante.
La matrice è suddivisa in:
- partecipanti in riga
- riunioni in colonna;
- totale e obiettivo di riunione per partecipante, sempre in colonna.
Questo report facilita il monitoraggio delle presenze e la valutazione della partecipazione alle riunioni, aiutando a garantire che gli obiettivi di partecipazione siano raggiunti.
Obiettivo annuale
Si ricorda che per impostare l'obiettivo annuale di riunioni per ogni dipendente è presente il campo specifico "Obiettivo annuale per persona" all'interno del dettaglio del tipo di riunione.
I filtri disponibili per la matrice sono:
- posizione struttura;
- ambito;
- tipologia di riunione;
- periodo: dal - al;
- azienda;
- unità locale.
Premere il comando 
Visualizza matrice Esporta matrice
La legenda presente nella matrice è suddivisa in:
- Non partecipante (colonna vuota);
- Partecipante (colonna con X).
In rosso è evidenziato il personale che non ha ancora raggiunto l'obiettivo di presenze per il periodo selezionato, mentre in verde il personale che ha raggiunto l'obiettivo impostato.
Infine, viene conteggiato il totale per ogni persona (in riga) ed il totale delle presenze per ogni singola riunione (in colonna). Per far quadrare il conteggio delle presenze per ogni riunione viene visualizzata la voce “altri partecipanti” ovvero persone che hanno partecipato alla riunione pur non essendo della struttura indicata.
Partecipanti¶
Il terzo report disponibile permette di analizzare la partecipazione alle riunioni aziendali mettendo a confronto:
- diverse posizioni struttura durante uno stesso periodo di tempo;
- due o più periodi temporali per la stessa posizione struttura, per identificare eventuali trend o cambiamenti nel tempo.
È possibile filtrare per:
- periodo: dal - al;
- posizione struttura;
- ambito;
- tipologia di riunione.
La parte inferiore del report presenta un istogramma che mostra:
- in blu: le riunioni totali;
- in arancio: i partecipanti totali.
È possibile visualizzare i risultati:
- in tabella;
rappresentati graficamente.
Inoltre, premendo il comando
- la tabella in formato .XLSX;
- il grafico in formato .PNG.
È importante sottolineare che quando la colonna relativa ai partecipanti è più bassa rispetto a quella delle riunioni, questa differenza indica che in media ci sono meno partecipanti per riunione. Questo può succedere per vari motivi:
- frequenza delle riunioni: potrebbe esserci un aumento del numero di riunioni, ma non tutte richiedono la partecipazione di molte persone;
- tipologia riunione: alcune riunioni potrebbero essere confidenziali e richiedere solo un ristretto numero di partecipanti;
- disponibilità dei partecipanti: alcuni partecipanti richiesti potrebbero non aver partecipato per mancanza di disponibilità.
Valutazioni finali¶
La quarta tipologia di report fornisce una visione dettagliata delle valutazioni medie delle riunioni in un periodo specifico. È possibile filtrare per:
- periodo: dal - al;
- posizione struttura;
- ambito;
- tipologia di riunione;
- approvatore.
Inoltre, è possibile raggruppare i risultati per:
- mese;
- bimestre;
- trimestre.
La parte inferiore del report presenta un istogramma che mostra il trend delle valutazioni nel periodo di tempo identificato.
L'istogramma è suddiviso in:
- asse X: rappresenta il periodo di tempo filtrato;
- asse Y di sinistra: rappresenta la valutazione media delle riunioni;
- asse Y di destra: rappresenta il numero totale di riunioni valutate.
Muovendo il cursore del mouse sopra le colonne dell'istogramma è possibile vedere il dettaglio, per ogni periodo temporale, di:
- riunioni totali valutate;
- valutazione media dell'approvatore e dell'ufficio di competenza della riunione.
Media mensile¶
L'ultima tipologia di report permette di avere una visione complessiva della media di riunioni aziendali mensili per gli anni filtrati.
È possibile mettere a confronto:
- diverse posizioni struttura durante uno stesso periodo di tempo, per visualizzare quale posizione struttura svolge più riunioni in media;
- diversi periodi temporali per la stessa posizione struttura, per identificare eventuali trend o cambiamenti nel tempo.
I filtri disponibili sono i seguenti:
- periodo: dal - al;
- posizione struttura;
- ambito;
- tipologia di riunione.
È possibile visualizzare i risultati:
Premendo il comando
- la tabella in formato .XLSX;
- il grafico in formato .PNG.
La parte inferiore del report presenta un istogramma che mostra la media di riunioni effettuate nel periodo di tempo identificato.
L'istogramma è suddiviso in:
- asse X: rappresenta la posizione struttura filtrata;
- asse Y: rappresenta la media mensile di riunioni.
Muovendo il cursore del mouse sopra le colonne dell'istogramma è possibile vedere la media mensile di riunioni svolte per posizione struttura. Se si sta facendo un confronto della stessa posizione struttura negli anni, ogni anno sarà evidenziato da una colonna di colore diverso.
