Configurazione iniziale ¶

Amministratore

Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.

Parametri di configurazione ¶

Amministrazione > Configura > Sistema > Parametri di configurazione

Entrando in questo menu e aprendo la sezione relativa a Riunioni/Verbali bisognerà configurare la seguente voce:

ruoli/figure usati per la precompilazione della lista distribuzione di una riunione.

Aprendo questo parametro è possibile decidere se precompilare la lista di distribuzione quando viene convocata una nuova riunione o inserito un nuovo verbale di riunione. È possibile decidere quali ruoli, utenti o gruppi di utenti inserire per ogni ambito disponibile e scegliere se includere o escludere gli allegati nella notifica via email.

I comandi disponibili in questa sezione sono i seguenti:

per rimuovere gli elementi disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere un solo elemento.

Dopo aver personalizzato i parametri di configurazione, è necessario configurare alcune voci specifiche relative al modulo.

Tipi di riunione ¶

Amministrazione > Pratiche > Verbali di riunione > Tipi di riunione

In questa pagina è possibile configurare le tipologie dei verbali riunioni.
Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo tipo di riunione nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate;
per scaricare un report in formato .XLSX dei ruoli abilitati all'apertura e/o consultazione dei diversi tipi di riunioni.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Quando sono stati creati diversi tipi di riunione, è possibile navigare nell'elenco utilizzando la barra di ricerca superiore, suddivisa in:

campo testo libero di ricerca;
menu a tendina per i diversi ambiti;
menu a tendina per visualizzare solo gli elementi abilitati, disabilitati o tutti;
Cerca per cercare nell'elenco in base ai filtri impostati;
Reimposta filtro per reimpostare i filtri.

Dettaglio tipo riunione ¶

Quando si crea un nuovo tipo di riunione, si aprirà la sua pagina di dettaglio suddivisa in tre schede.

Dati generali ¶

Nella prima scheda relativa ai dati generali è obbligatorio compilare i seguenti dati:

nome (in italiano e inglese);
ambito (selezionabile nel menu a tendina);
modello (selezionabile nel menu a tendina).

Sono poi presenti diversi checkbox:

Usa modalità semplificata (Web App): permette di gestire un verbale direttamente dal proprio smartphone utilizzando il workflow senza firma, utile per gestire i verbali che trattano argomenti non cogenti;
Confidenziale: rende una tipologia di riunione e il suo verbale confidenziali, accessibili solo agli utenti indicati nel dettaglio della riunione stessa;
Includi proprietario tra i partecipanti: automatizza l'inserimento del proprietario della nuova riunione tra i partecipanti;
Con dettagli argomento: permette di gestire la scheda relativa ai dettagli;
Collega eventi sicurezza comportamentale: se attivo il modulo BBS permette di verbalizzare i processi delle segnalazioni o audit comportamentali;
Richiedi firma del verbale: rende obbligatoria la firma quando si chiude un verbale;
Richiedi valutazione riunione: avvia il processo di valutazione della riunione eseguito dall'ufficio di competenza dell'ambito di riferimento della riunione e dall'approvatore.

Altri campi facoltativi includono:

Titolo suggerito: se compilato, quando si aprirà quella tipologia di riunione, il titolo risulterà precompilato, ma modificabile;
Obiettivo annuale per persona: permette di indicare quante riunioni di una specifica tipologia dovrebbe fare ogni dipendente all'anno;
Riferimento procedura: permette di inserire il numero della procedura del sistema di gestione in uso.

Ruoli ¶

Nella seconda scheda è possibile configurare i ruoli con diritto di apertura, di consultazione e di approvazione di una tipologia di riunione. Cliccando su verrà aperto un menu compatto di tutti i ruoli presenti nel sistema. In alternativa, è possibile:

cercare un ruolo scrivendo nell'apposito campo a completamento automatico;
precompilare la lista di ruoli in base all'ambito della tipologia documento;
rimuovere i ruoli disabilitati;
svuotare l'elenco dei ruoli impostati.

Infine, premere Ok.

Gestione dei permessi

Attraverso l'abbinamento di questi ruoli è possibile controllare i permessi delle riunioni e dei relativi verbali pubblicati. Il sistema non permette la gestione specifica dei permessi sul singolo documento, ma eredita le regole definite nella tipologia di riunione a cui appartiene.

Argomenti ¶

Nell'ultima scheda sono riassunti tutti gli argomenti relativi alla tipologia della riunione che si sta creando.

I comandi disponibili sono i seguenti:

per inserire un nuovo argomento;
per aggiornare l'elenco.

Quando si crea un nuovo argomento è obbligatorio inserire il titolo in italiano e in inglese, infine premere Ok. Per ogni argomento è possibile:

e spostare un elemento in una posizione diversa;
abilitare o disabilitare un elemento;
eliminare un elemento.

Metodologie ¶

Amministrazione > Pratiche > Verbali di riunione > Metodologie

In questa pagina è possibile configurare le metodologie degli argomenti delle riunioni, ovvero i dettagli di come è stato trattato un singolo argomento durante la riunione.
Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire una nuova metodologia;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Quando si crea una nuova metodologia è obbligatorio inserire il titolo in italiano e in inglese, infine premere Ok.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Metodi valutazione ¶

Amministrazione > Pratiche > Verbali di riunione > Sistemi di valutazione

In questa pagina è possibile configurare i diversi sistemi di valutazione utilizzati per valutare gli argomenti trattati durante una riunione. L'elenco presente è precaricato, ma è possibile modificarlo. Le voci presenti sono:

test di apprendimento;
questionario di gradimento;
follow up;
non previsto.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo metodo di valutazione;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Quando si crea un nuovo metodo è obbligatorio inserire il titolo in italiano e in inglese, infine premere Ok.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Materiali didattici ¶

Amministrazione > Pratiche > Verbali di riunione > Materiale didattico

In questa pagina è possibile configurare i diversi tipi di materiali didattici utilizzati durante una riunione. L'elenco presente è precaricato, ma è possibile modificarlo. Le voci presenti sono:

libro;
slides;
informazioni online.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo metodo di valutazione;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Quando si crea una nuova categoria di materiale didattico inserire il titolo in italiano e in inglese, infine premere Ok.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.