Gestione verbale di riunione ¶

Ruoli configurabili nei parametri di configurazione

Nuovo verbale di riunione ¶

Ci sono due diverse modalità per inserire un nuovo verbale di riunione:

direttamente dalla pagina di gestione verbali di riunioni tramite il pulsante Nuovo verbale di riunione nella barra di menu superiore Pratiche > Verbali di riunione > Gestione
nel menu specifico Pratiche > Verbali > Nuovo > Nuovo verbale

Verrà aperta la pagina di dettaglio di un nuovo verbale nella quale è obbligatorio compilare tutti i campi richiesti e successivamente premere il comando Salva come bozza. Il verbale passerà in stato Bozza.

Bozza ¶

In questo stato saranno disponibili i seguenti nuovi comandi:

Duplica: crea una copia del dettaglio del verbale;
Report: permette di visualizzare o scaricare il report relativo al verbale della riunione;
Elimina: permette di eliminare il verbale creato;
Richiedi approvazione: permette di richiedere l'approvazione del verbale all'approvatore.

Report e firme

Se la modalità di raccolta firme è cartacea, è possibile scaricare il report del verbale di riunione per farlo firmare. Di default, il report avrà la filigrana "DRAFT" in quanto il verbale non avrà ancora raggiunto l'ultimo step del workflow. Tuttavia, utilizzando il comando Report, è possibile scegliere se scaricare il report in formato bozza o definitivo deselezionando il checkbox relativo a "Bozza?"

Approvazione ¶

Una volta che è stato inserito un nuovo verbale di riunione, è possibile richiedere l'approvazione del verbale con il comando Richiedi approvazione.

A seconda della configurazione impostata nella tipologia riunione e nel dettaglio, per dichiarare un verbale di riunione approvato e successivamente Chiuso è necessario seguire i seguenti passi.

Senza firma ¶

Se nella configurazione della tipologia riunione non è stato flaggato il checkbox "Richiedi firma del verbale", il proprietario della pratica può richiedere l'approvazione direttamente e il verbale passerà in stato Da approvare.

Firma cartacea ¶

Se è prevista una firma di tipo cartaceo, è possibile richiedere l'approvazione anche senza caricare il documento firmato e il verbale risulterà in stato Da approvare. Per approvarlo definitivamente è obbligatorio caricare il documento firmato e approvare il verbale con il comando Approva; lo stato passerà a Approvato.

Firma elettronica ¶

Se è stata scelta la firma di tipo elettronica, la firma può essere registrata:

dopo la richiesta di approvazione se è stato flaggato il checkbox "Raccogli firme dopo approvazione" nei dati generali del dettaglio di un verbale;
in caso contrario, è obbligatorio far firmare il documento elettronicamente prima di poter richiedere l'approvazione.

In entrambi i casi, se non sono state inserite le firme grafometriche, il verbale risulterà in stato Da firmare.

Chiusura ¶

Una volta che sono state raccolte tutte le firme e il verbale è stato approvato, è possibile chiudere definitivamente la pratica che passerà in stato Chiuso.