Gestione riunione ¶

Ruoli configurabili nei parametri di configurazione

Convoca riunione ¶

Ci sono due diverse modalità per convocare una nuova riunione:

direttamente dalla pagina di gestione verbali di riunioni tramite il pulsante Convoca riunione nella barra di menu superiore Pratiche > Verbali di riunione > Gestione
nel menu specifico Pratiche > Verbali > Nuovo > Convoca riunione

Verrà aperta la pagina di dettaglio di una nuova riunione nella quale è obbligatorio compilare tutti i campi richiesti e successivamente premere il comando Convoca riunione. La riunione passerà in stato Riunione convocata.

Riunione convocata ¶

In questo stato saranno disponibili i seguenti nuovi comandi:

Duplica: crea una copia del dettaglio della convocazione;
Report: permette di visualizzare o scaricare il report relativo alla riunione;
Annulla riunione: permette di annullare la riunione convocata;
Varia convocazione: permette di modificare tutti i dettagli della scheda convocazione;
Salva permette di salvare le modifiche effettuate.

Report e firme

Se la modalità di raccolta firme è cartacea, è possibile scaricare il report del verbale di riunione per farlo firmare. Di default, il report avrà la filigrana "DRAFT" in quanto il verbale non avrà ancora raggiunto l'ultimo step del workflow. Tuttavia, utilizzando il comando Report, è possibile scegliere se scaricare il report in formato bozza o definitivo deselezionando il checkbox relativo a "Bozza?"

Approvazione ¶

Una volta che è stata convocata una riunione e la data risulta passata, essa risulterà in stato Riunione convocata. Il proprietario della pratica ha il compito di compilare il dettaglio riunione e in seguito può richiedere l'approvazione all'approvatore identificato con il comando Richiedi approvazione.

A seconda della configurazione impostata nella tipologia riunione e nel dettaglio, per dichiarare un verbale di riunione approvato e successivamente Chiuso è necessario seguire i seguenti passi.

Senza firma ¶

Se nella configurazione della tipologia riunione non è stato flaggato il checkbox "Richiedi firma del verbale", il proprietario della pratica può richiedere l'approvazione direttamente e la riunione passerà in stato Da approvare.

Firma cartacea ¶

Se è prevista una firma di tipo cartaceo, è possibile richiedere l'approvazione anche senza caricare il documento firmato e la riunione risulterà in stato Da approvare. Per approvarla definitivamente è obbligatorio caricare il documento firmato e approvare la riunione con il comando Approva; lo stato passerà a Approvato.

Firma elettronica ¶

Se è stata scelta la firma di tipo elettronica, la firma può essere registrata:

dopo la richiesta di approvazione se è stato flaggato il checkbox "Raccogli firme dopo approvazione" nei dati generali del dettaglio di un verbale;
in caso contrario, è obbligatorio far firmare il documento elettronicamente prima di poter richiedere l'approvazione.

In entrambi i casi, se non sono state inserite le firme grafometriche, la riunione risulterà in stato Da firmare.

Chiusura ¶

Una volta che sono state raccolte tutte le firme e il verbale è stato approvato, è possibile chiudere definitivamente la pratica che passerà in stato Chiuso.