Configurazione iniziale¶
Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.
Parametri di configurazione¶
Ci sono due sezioni relative ai fornitori che devono essere configurate:
- gestione fornitori;
- portale fornitori.
Gestione fornitori¶
Le voci configurabili nella prima sezione sono le seguenti:
- modalità flusso autorizzazione/pre-qualifica fornitore;
- parametri di generazione dei codici QR dipendente fornitore;
- abilita l'integrazione con il sistema ERP per le anagrafiche fornitori;
- aziende per cui un fornitore può essere autorizzato.
Modalità flusso autorizzazione /pre-qualifica fornitore¶
Ci sono tre modalità distinte per la gestione della pre-qualifica di un fornitore:
- semplificato: modalità più semplice e immediata, non prevede il processo di pre-qualifica;
- senza contratto (default): modalità completa che prevede il processo di pre-qualifica, ma che non richiede il caricamento di un contratto formale;
- completo: modalità più dettagliata e completa che prevede il processo di pre-qualifica e obbliga l'associazione con un contratto/ordine.
Parametri di generazione codici QR¶
Questo parametro serve per impostare le regole per la generazione dei codici QR che vengono utilizzati dai dipendenti dei fornitori per identificarsi quando entrano in uno stabilimento.
I parametri sono tre:
- livello di correzione errori: a scelta tra L (low), M (medium), Q (quality), H (high);
- pixel per modulo: è possibile impostare un numero che rappresenta la densità dei pixel per modulo;
- dimensione stampa per lista: è possibile impostare una dimensione in cm per la stampa.
I valori di default di questo parametro sono Q, 10, 2,3cm.
Abilita integrazione ERP¶
Attraverso questo parametro è possibile collegare Softcare HSE con il sistema ERP in uso. In questo modo, le informazioni relative alle anagrafiche fornitori salvate nel proprio sistema ERP verranno sincronizzate automaticamente con Softcare HSE, garantendo dati aggiornati e coerenti.
Integrazione con ERP
Per l'integrazione col proprio sistema ERP Softcare HSE prevede la possibilità di ricevere periodicamente l'aggiornamento dei files relativi alle anagrafiche dei fornitori ed alle anagrafiche degli ordini fornitori tramite invio SFTP. Per la specifica tecnica dei tracciati dei files da produrre, consultare le regole per l'impostazione dei tracciati.
Aziende per cui abilitare autorizzazioni¶
Questa voce permette di attivare la funzione del portale fornitori per le aziende del proprio gruppo gestite nel tenant condiviso. Il fornitore dovrà essere autorizzato in maniera distinta per ogni singola azienda selezionata.
Portale fornitori¶
Le voci configurabili nella seconda sezione sono le seguenti:
- considera attivi solo i fornitori con richieste di documentazione in corso;
- permetti ad una richiesta documentazione fornitore di procedere anche in presenza di documenti mancanti o scaduti (sconsigliato);
- ruoli/figure da notificare all'approvazione di una richiesta fornitore / integrazione a richiesta;
- permettere l'avvio di una richiesta documentazione da parte del relativo fornitore (sconsigliato);
- ruoli/figure da notificare alla conclusione del periodo di validità di una richiesta fornitore;
- richiedi di collegare una richiesta documentazione ad un ordine nel sistema ERP.
Fornitori attivi se richiesta in corso¶
Questa opzione consente di considerare come
In particolare, se si flagga questo parametro, i fornitori senza richieste in corso non riceveranno alcuna notifica delle scadenze dei documenti; i documenti passeranno direttamente nello stato
Riattivazione fornitori
Se si inserisce una nuova richiesta per un fornitore che in precedenza non era attivo, i documenti che erano passati in automatico in stato
Ordine sistema ERP¶
Questo parametro determina se è obbligatorio o meno il collegamento con un ordine nel sistema ERP.
Se si rende il collegamento non obbligatorio, è comunque possibile collegare l'ordine ERP se disponibile.
Dopo aver personalizzato i parametri di configurazione, è necessario configurare alcune voci specifiche relative ai documenti.
Tipologie documento¶
In questa sezione è possibile configurare le tipologie di documento che si andranno a gestire/richiedere. I documenti che andranno configurati in questa sezione si riconducono a queste categorie:
- Fornitore: sono tutti quei documenti che si collegano alla ragione sociale del fornitore quali ad esempio visura camerale, DURC, polizza RCT/RCO, ecc.
- Persona: sono tutti quei documenti che si collegano a un dipendente del fornitore quali ad esempio UNILAV, idoneità sanitaria, attestati di formazione, ecc.
- Macchina: sono tutti quei documenti che si collegano a una macchina/attrezzatura/veicolo del fornitore quali ad esempio marchiatura CE, verbale di collaudo, revisione periodica, ecc.
- Richiesta: sono tutti quei documenti che non si riconducono alle tre categorie precedenti, ma sono necessari nell'ambito specifico della richiesta documentale quali ad esempio POS, DUVRI, modulistica specifica del committente, ecc.
La pagina è suddivisa in:
- barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di documento specifico;
- relativo a: permette di filtrare le tipologie documento in base all'oggetto con il quale sono collegate (fornitore, persona, richiesta o macchina);
- ambito: permette di filtrare per ambito del tipo documento;
- abilitato: menu a tendina per visualizzare i documenti abilitati o non abilitati;
Reimposta filtro 
Cerca 
Altri comandi disponibili sono:
Dettaglio tipologia documento¶
Per creare una nuova tipologia di documento fornitore premere il comando 
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la pagina di dettaglio della tipologia documento fornitore suddivisa in quattro schede:
- dati generali;
- dettagli;
- scadenza;
- allegati.
Compilare tutte le sezioni necessarie e infine premere
Dati generali¶
Nella prima scheda è necessario inserire:
- nome della tipologia documento in italiano e in inglese (obbligatorio);
- istruzioni: campo dove è possibile inserire delle indicazioni per la compilazione dei documenti, che saranno visibili ai fornitori nel portale;
- note: campo dove è possibile inserire delle indicazioni/reminder per i gestori fornitori, utili durante il controllo dei documenti. Questo campo è visualizzabile solo nell'ambiente interno.
Dettagli¶
Nella seconda scheda è obbligatorio:
- associare un ambito alla tipologia del documento;
- identificare l'oggetto al quale è collegata la tipologia del documento: fornitore, persona, richiesta o macchina.
Se un documento è relativo a una persona compariranno due nuovi checkbox:
- abilitazione: se il documento si riferisce a un'abilitazione specifica da richiedere solo a un numero limitato di persone come preposto, addetto primo soccorso, PES/PAV, ecc.
- richiesto per lavoratore extracomunitario: se flaggato il documento verrà richiesto solo ai lavoratori extracomunitari.
Se si stanno gestendo dei modelli aziendali specifici, è possibile allegare un modello che verrà presentato al fornitore. È consigliabile caricare un modello in formato .DOCX che il fornitore potrà scaricare, compilare e riallegare obbligatoriamente in formato .PDF.
Ultimo, sono presenti due checkbox relativi a:
- permetti allegati extra: selezionando questo checkbox, il fornitore avrà la possibilità di allegare documenti extra oltre al documento richiesto. Questi allegati extra non vengono controllati dal sistema, è quindi una funzione molto particolare che normalmente non viene utilizzata;
- includi storico revisioni: abilitando questo checkbox si richiede al fornitore di caricare il percorso completo (prima emissione e successivi rinnovi) della formazione relativa all'abilitazione/qualifica. In fase di estrazione/download dei documenti raccolti, il sistema genera un PDF unico con la stampa unione di tutte le revisioni caricate.
Scadenza¶
Se la tipologia di documento ha una data di scadenza, spuntare il checkbox presente in questa scheda. Successivamente è necessario indicare:
- la validità del documento in giorni o mesi;
- i giorni prima della scadenza entro i quali sarà inviata un'e-mail di notifica;
- data di scadenza modificabile: permette di modificare la data di scadenza che il sistema calcola in automatico, per tutti quei documenti particolari in cui la regola standard potrebbe essere disattesa, come ad esempio:
- la carta d'identità: vale 10 anni, ma scade a seconda del compleanno del singolo individuo;
- la polizza assicurativa: documento che ha scadenza variabile (trimestrale, semestrale, annuale) a seconda del fornitore.
- permetti riconferma revisione scaduta: allo scadere di un documento, permette di dichiarare che la revisione corrente è ancora valida senza necessità di caricarne una nuova. Questa funzione può essere utile per documenti senza una scadenza intrinseca ma che si vogliono comunque verificare periodicamente (es. modello organizzativo o DVR).
Il reminder della scadenza viene inviato solo ai fornitori, ma è possibile includere anche ruoli interni al sistema da notificare. Per aggiungere dei ruoli, è possibile navigare nel menu compatto tramite icona 
Allegati¶
Nell'ultima scheda sono riassunti tutti gli allegati relativi alla tipologia del documento. In particolare si può utilizzare per gestire il modello.
Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:
Collegamento a link esterni
Utilizzando il pulsante
Visibilità comandi
I comandi di
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.
Richieste associate¶
Per ogni tipologia di documento fornitore creata sarà disponibile la colonna richieste nella quale è presente il badge 
Premendo il comando 
- campo a completamento automatico relativo alla tipologia del documento fornitore;
- elenco delle richieste.
Tutte le richieste sono suddivise in un elenco con i seguenti dati:
- un collegamento diretto alla richiesta;
- un collegamento diretto al fornitore;
- area di lavoro/committente;
- tipo di richiesta (tra quelle configurate);
- periodo di tempo: dal - al;
- stato della richiesta;
- checkbox che indica se una richiesta è collegata alla tipologia di documento fornitore selezionata;
- checkbox che indica se una tipologia di documento è facoltativa per la richiesta a cui è associata.
Modifica associazioni¶
Spuntanto il checkbox presente nella colonna richieste si può aggiungere o rimuovere un'associazione tra tipologia documento e richiesta. Se si vuole rendere un documento facoltativo per una richiesta collegata, è sufficiente spuntare il checkbox relativo.
È sempre obbligatorio indicare una motivazione per ogni modifica effettuata. Infine premere
Fornitore¶
Vedi Confgurazione iniziale: Fornitori
Campi personalizzati personale¶
In questa pagina è possibile gestire dei campi personalizzati da richiedere nella scheda di anagrafica del personale.
I comandi disponibili sono:
Alcuni esempi d'utilizzo per questi campi potrebbero essere: indirizzo di residenza, numero di telefono, email, ecc.
Dettaglio campo personalizzato personale¶
Per inserire un nuovo campo personalizzato personale premere il comando
Per modificare un campo già creato, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio nella quale è obbligatorio identificare:
- nome in italiano e in inglese;
- se la compilazione del campo sarà facoltativa o obbligatoria;
- tipo di dato: valore da lista chiusa, testo libero, numero, data e/o ora, sì / no;
- nel caso valore da lista chiusa, i valori disponibili separati dal carattere ";".
Macchine¶
Vedi Confgurazione iniziale: Macchine
Richiesta¶
Vedi Confgurazione iniziale: Richiesta
Informative pubbliche¶
Nella pagina relativa alle informative pubbliche è possibile gestire tutte le informative da presentare ai fornitori durante la registrazione al portale.
La pagina è suddivisa in:
- barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di informativa specifica;
- posizione struttura: permette di cercare le tipologie posizionate in determinati nodi organizzativi;
- abilitato: menu a tendina per visualizzare i documenti abilitati o non abilitati;
Altri comandi disponibili sono:
Dettaglio informativa pubblica¶
Per creare una nuova informativa pubblica premere il comando
Per modificare un elemento già creato, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio suddivisa in due schede:
- dati generali;
- allegati.
Compilare tutte le sezioni necessarie e infine premere
Dati generali¶
Nella prima scheda è obbligatorio inserire:
- nome dell'informativa in italiano e in inglese;
- lingua dell'informativa: almeno una a scelta tra italiano o inglese;
- ambito: selezionabile dal menu a tendina;
- posizione struttura sotto la quale posizionare il documento;
- data di revisione dell'informativa.
Posizione struttura
La posizione struttura sotto la quale si posiziona un'informativa è fondamentale in quanto, a seconda dell'area di lavoro selezionata (corrispondente a un nodo della struttura aziendale), saranno presentate solo i documenti relativi a quella posizione.
Altri campi disponibili e facoltativi sono:
- il numero della revisione;
- il checkbox consenso obbligatorio: se spuntato rende obbligatoria la presa visione dell'informativa e blocca il processo di prequalifica se il fornitore non prende visione del documento.
Allegati¶
Nella seconda scheda è possibile allegare il documento relativo all'informativa.
Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:
Collegamento a link esterni
Utilizzando il pulsante
Visibilità comandi
I comandi di
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.