Registrazione al portale

Dopo aver configurato tutte le impostazioni necessarie è possibile iniziare a gestire i propri fornitori.

Indice richieste di attivazione

Fornitori > Portale > Richieste attivazione

Gestore fornitori

Tutti i fornitori che hanno iniziato o terminato il processo di registrazione al portale saranno riassunti in questa pagina suddivisa in:

• barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente un fornitore specifico;
• tipo di fornitore: menu a tendina nel quale è possibile selezionare una o più tipologie di fornitore definite;
• stato suddiviso in:
  • E-mail da confermare: il fornitore deve verificare la propria email;
  • Da verificare: il gestore fornitori deve verificare la richiesta di attivazione del fornitore;
  • Approvata: la richiesta è stata approvata dal gestore fornitori e il fornitore deve ultimare il processo di registrazione;
  • Confermata: il fornitore ha completato il processo di registrazione;
  • Rifiutata: il gestore fornitori ha rifiutato la richiesta di attivazione.

Dettaglio richiesta attivazione

Cliccando sulla singola riga relativa a un fornitore, si entra nel dettaglio della richiesta di attivazione.

In questa pagina sono visualizzati i dati generali relativi al fornitore che sono stati inseriti durante il processo di registrazione dal fornitore stesso.

Se sono state inserite delle informative da presentare durante il processo di registrazione, la presa visione da parte del fornitore è segnalata in questo dettaglio.

Utenti portale

Fornitori > Portale > Utenti portale

Gestore fornitori

Fornitori (sola lettura), Responsabile ambiente, Addetto ambiente, Addetto Ricevimento Merci, Responsabile Magazzino, Addetto Acquisti, Contabile

Tutti i fornitori che hanno terminato il processo di registrazione al portale e hanno confermato la propria email saranno riassunti in questa pagina suddivisa in:

• barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente un fornitore specifico;
• fornitore: campo a completamento automatico nel quale è possibile cercare un fornitore;
• stato suddiviso in:
  • Bozza: il fornitore deve completare il processo di autorizzazione;
  • Attivo: il fornitore ha completato il processo di autorizzazione;
  • Disabilitato: il fornitore è stato disabilitato dal gestore fornitori;
  • Lista nera: al fornitore è stato vietata qualsiasi azione, richiesta di accesso dal gestore fornitori.

In questa pagina, il gestore fornitori ha la possibilità di gestire gli accessi al portale, in particolare entrando nella singola riga di un fornitore è possibile modificare:

• il cognome;
• il nome;
• l'email.

Dopo la modifica premere sempre il comando Ok.

Se un fornitore non ricorda più la propria password è possibile reimpostarla tramite il comando . Questo pulsante permette di inviare un'e-mail al fornitore tramite la quale è possibile reimpostare la propria password di accesso al portale fornitori.

Recupero password

Si ricorda che nel portale fornitori, il fornitore stesso può avviare il processo di recupero password tramite il comando "Hai dimenticato la password?" senza richiedere per forza l'intervento del gestore fornitori.

Workflow

Le operazioni principali che riguardano il processo di registrazione sono le seguenti:

Registrazione

Il processo inizia con la registrazione da parte del fornitore al portale fornitori. È necessario fornire ai propri fornitori il link del portale fornitori dal quale possono avviare il processo di registrazione.

Una volta che il fornitore ha inserito i dati obbligatori e confermato la propria email, il gestore fornitori riceverà una notifica email della richiesta di registrazione; per gestirla, è possibile seguire il link presente nella mail o entrare nel seguente menu specifico richieste attivazione e cliccare sul fornitore che si vuole gestire.

Se sono state selezionate delle informative da presentare durante l'impostazione dei parametri di configurazione, i documenti selezionati compariranno in questo primo step di registrazione al portale fornitori. I fornitori dovranno obbligatoriamente confermare la presa visione del documento per poter procedere con il processo.

E-mail da confermare

Quando un fornitore è segnalato con lo stato E-mail da confermare, questo indica che non ha ancora ultimato il primo step di registrazione al portale, e il processo è ancora a suo carico.

In questa fase, il gestore fornitori può eliminare la richiesta. Per farlo, cliccare sulla riga relativa alla richiesta di attivazione e premere il comando Elimina. Se il fornitore non conferma l'email entro 30 minuti dalla ricezione del token automatico, eliminando la sua richiesta di attivazione, il fornitore dovrà ricominciare il processo di registrazione.

Da verificare

Una volta che il fornitore conferma la propria email, la richiesta passa in stato Da verificare e passa in carico al gestore fornitori. Cliccando sulla riga relativa al fornitore è possibile:

• modificare dei dati relativi al fornitore come:
  • ragione sociale;
  • partita iva;
  • tipologia di fornitore;
  • azienda per la quale si richiede l'autorizzazione;
  • abilitazione dei subappalti.
• approvare la richiesta con il comando Approva e la richiesta passa in stato Approvata;
• rifiutare la richiesta con il comando Respingi e la richiesta passa in stato Rifiutata.

Approvata

Dopo che il gestore fornitori ha approvato la richiesta di attivazione, questa passa in stato Approvata e il fornitore riceve una e-mail per continuare il processo di registrazione. Dovrà impostare la sua password personale e salvare, successivamente la richiesta di registrazione sarà ultimata e passa in automatico in stato Confermata.

Fintantoché il fornitore non attiva il proprio profilo, un gestore fornitori può ri-inviare manualmente l’email di attivazione con il comando Reinvia e-mail di attivazione oppure respingere la richiesta di attivazione con il comando Respingi.

Confermata

Una richiesta in stato Confermata non ha necessità di ulteriori azioni e non può essere eliminata o modificata.

Rifiutata

Quando il gestore fornitori rifiuta una richiesta di registrazione, la richiesta passa in stato Respinta e non può essere modificata nè eliminata.

Workflow grafico

Nuovo

Lo stato iniziale del processo. Un fornitore si registra al portale fornitori.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Fornitori

Comandi

Crea

Il fornitore inserisce la richiesta di attivazione.

Permessi di esecuzione

Fornitore

Stato successivo

E-mail da confermare

E-mail da confermare

Il fornitore riceve una una notifica di conferma tramite e-mail.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Fornitore

Comandi

Conferma e-mail

Il fornitore conferma la propria e-mail.

Permessi di esecuzione

Fornitore

Stato successivo

Da verificare

Notifica

• TO: Gestore fornitori

Da verificare

La richiesta di attivazione è in carico al gestore fornitori.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Approva

La richiesta di attivazione viene approvata.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Approvata

Notifica

• TO: Fornitore

Respingi

La richiesta di attivazione viene respinta.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Respinta

Notifica

• TO: Fornitore

Approvata

La richiesta è stata approvata e torna in carico al fornitore.

Colore

Giallo

Utenti coinvolti

Fornitore

Comandi

Conferma

Il fornitore imposta la propria password personale e il profilo risulta attivo.

Permessi di esecuzione

Fornitore

Stato successivo

Confermata

Respingi

La richiesta di attivazione viene respinta dal gestore fornitori.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Respinta

Notifica

• TO: Fornitore

Confermata

La richiesta di attivazione è stata ultimata e il processo è terminato.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Respinta

La richiesta di attivazione è stata respinta dal gestore fornitori.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno