Workflow template GDPR

Le operazioni principali che riguardano un template GDPR sono le seguenti:

Creazione

Il processo creando un nuovo template GDPR. Inserire tutti i dati richiesti e premere il comando Crea. La pratica passa in stato Bozza.

Bozza

Un template in stato Bozza può essere:

• eliminato con il comando Elimina;
• attivato con il comando Attiva.

In vigore

Quando si attiva un template con il comando Attiva, la pratica passa in stato In vigore.

Da questo stato è possibile utilizzare i seguenti comandi:

• Superato: porta il template in stato Superato;
• Riapri: il template passa in Manutenzione ed è possibile modificare alcuni dettagli;
• Aggiungi revisione: permette di aggiungere una nuova revisione al template.

Revisioni

Per aggiungere una nuova revisione del template, premere Aggiungi revisione.

Questa operazione genera una copia del template esistente, mantenendo tutti i dati precedenti.
Quando la nuova revisione viene dichiarata In vigore, il template precedente viene automaticamente dichiarato Superato.

Se si vuole eliminare una revisione di un template non ancora In vigore, è possibile farlo con il comando Elimina. La vecchia revisione torna a essere valida.

Manutenzione

Un template passa nello stato Manutenzione solo se viene usato il comando Riapri quando è nello stato In vigore.

Dopo aver effettuato le modifiche necessarie, è possibile riattivare il template con il comando Attiva.

Superato

Un template può assumere lo stato Superato:

• manualmente: se il gestore GDPR utilizza il comando Superato;
• automaticamente: quando viene attivata una nuova revisione dello stesso template.

Workflow grafico

Nuovo

Lo stato iniziale del documento. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare un nuovo template GDPR.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Crea

Salva la pratica nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

Stato successivo

Bozza

Bozza

Il template è stata creato, ma non è ancora in vigore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Attiva

Il gestore GDPR attiva il template e viene creata una pratica di documento GDPR in stato da confermare per ogni persona coinvolta. Se esiste una revisione precedente del template, questa viene dichiarata superata

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

Stato successivo

In vigore

Elimina

Il gestore GDPR elimina il template. Se esiste una revisione precedente del template, questa viene fatta tornare in vigore.

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

In vigore

Il template è valido.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Aggiorna documenti/Modifica posizioni struttura

Il template viene modificato (viene modificata la posizione struttura oppure aggiornato il documento). Per le persone a cui manca il documento, ne viene creato uno. Negli altri casi, in cui il documento non è applicabile, viene revocato.

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

Stato successivo

In vigore

Supera

Il template viene dichiarato superato dal gestore GDPR oppure automaticamente quando viene approvata una nuova revisione.

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR o Automatico

Stato successivo

Superato

Riapri

Il template viene riaperto per modificarne i dettagli.

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

Stato successivo

Manutenzione

Manutenzione

Il template è stato riaperto per modificarne alcuni dettagli.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Attiva

Il template viene riattivato

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

Stato successivo

In vigore

Superato

Il documento non è più in vigore.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno