Workflow documento GDPR ¶

Le operazioni principali che riguardano un documento GDPR sono le seguenti:

Creazione ¶

Il processo creando un nuovo documento GDPR per i dipendenti che lo necessitano. La pratica passa automaticamente in stato Da confermare.

Da confermare ¶

Un documento in stato Da confermare necessita della conferma da parte del dipendente o del gestore GDPR per essere dichiarato valido.

Se il dipendente ha un'utenza HSE, può confermare il documento GDPR con il comando Conferma. In alternativa, se il dipendente non ha un'utenza attiva, il gestore GDPR può:

Firma e chiudi: far firmare con firma grafometrica il dipendente;
Carica e chiudi: caricare il documento cartaceo firmato dal dipendente.

Il documento passa automaticamente in stato Confermato.

Confermato ¶

Un documento in stato Confermato può essere:

riaperto con il comando Riapri: torna in stato Da confermare;
revocato con il comando Revoca: passa in stato Revocato;
dichiarato Superato in automatico quando viene attivata una nuova revisione del template.

Revocato ¶

Un documento passa nello stato Revocato:

manualmente premendo il comando Revoca;
automaticamente quando viene inserito un cambio mansione e la nuova mansione non richiede quel documento.

Da questo stato, il documento può essere:

riaperto con il comando Riapri: torna in stato Da confermare;
dichiarato Superato in automatico quando viene attivata una nuova revisione del template.

È anche possibile eliminare la revoca con il comando Annulla revoca. Il documento torna nello stato che aveva prima di essere revocato, quindi:

Da confermare: se manca la conferma.
Confermato: se era stata data la conferma.

Superato ¶

Un documento passa automaticamente allo stato Superato quando viene attivata una nuova revisione del template collegato.

Non è possibile riaprire un documento in questo stato.

Workflow grafico ¶

Workflow documento

Nuovo ¶

Lo stato iniziale del documento. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare un nuovo documento.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Crea

Un documento GDPR può essere creato manualmente dal gestore GDPR oppure automaticamente quando vengono aggiunte delle mansioni a un template già in vigore o quando avviene un cambio mansione (se previsto dalla nuova mansione).

Permessi di esecuzione: Gestore GDPR o automatico
Stato successivo: Da confermare

Da confermare ¶

Il documento è stata creato, ma non è ancora in vigore in quanto deve essere confermato dal dipendente.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Dipendente o Gestore GDPR

Comandi

Conferma

Il dipendente conferma il documento.

Permessi di esecuzione: Dipendente
Stato successivo: Confermato

Firma e chiudi/Carica e chiudi

Se i parametri di configurazione lo permettono, anche il gestore GDPR può far firmare il documento al dipendente e confermarlo oppure caricare il documento firmato.

Permessi di esecuzione: Gestore GDPR
Stato successivo: Confermato

Revoca

Il gestore GDPR può revocare il documento se non più necessario. Il documento può essere anche revocato automaticamente su un cambio mansione, se non viene richiesto dalla nuova mansione.

Permessi di esecuzione: Gestore GDPR o automatico
Stato successivo: Revocato

Supera

Un documento viene dichiarato superato quando viene creata una nuova revisione del template.

Permessi di esecuzione: Automatico
Stato successivo: Superato

Confermato ¶

Il documento è stato confermato.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Riapri

Il documento viene riaperto per modificarne i dettagli.

Permessi di esecuzione: Gestore GDPR
Stato successivo: Da confermare

Revoca

Il gestore GDPR può revocare il documento se non più necessario. Il documento può essere anche revocato automaticamente su un cambio mansione, se non viene richiesto dalla nuova mansione.

Permessi di esecuzione: Gestore GDPR o automatico
Stato successivo: Revocato

Supera

Un documento viene dichiarato superato quando viene creata una nuova revisione del template.

Permessi di esecuzione: Automatico
Stato successivo: Superato

Revocato ¶

Il documento è stato revocato.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Gestore GDPR

Comandi

Riapri

Il documento viene riaperto per modificarne i dettagli.

Permessi di esecuzione: Gestore GDPR
Stato successivo: Da confermare

Annulla revoca

Viene annullata la revoca effettuata e il documento torna nello stato che aveva prima di essere revocato.

Permessi di esecuzione

Gestore GDPR

Stato successivo

Confermato: Il documento torna a essere confermato se è collegata una conferma da parte del dipendente
Da confermare: Negli altri casi

Supera

Un documento viene dichiarato superato quando viene creata una nuova revisione del template.

Permessi di esecuzione: Automatico
Stato successivo: Superato

Superato ¶

Il documento non è più in vigore, esiste una revisione successsiva.

Colore: Grigio
Utenti coinvolti: Nessuno