Dettaglio template GDPR

Gestore GDPR

Configurabili nel menu di amministrazione

La pagina di dettaglio di un template GDPR è suddivisa in 4 diverse schede:

• dati generali;
• mansioni;
• opzioni;
• allegati.

Dati generali

Nella prima scheda dei dati generali è obbligatorio inserire i seguenti dati:

• data di emissione del template;
• tipo di template;
• titolo;
• modello del template in formato .DOCX.

A seconda della categoria indicata per il tipo di template, possono esserci ulteriori campi obbligatori da compilare:

• singolo: sarà necessario indicare la posizione struttura del template e selezionare se è valido per mansione o per singolo dipendente;
• con allegati: è necessario indicare la posizione struttura;
• allegato: è obbligatorio indicare il documento principale al quale è collegato.

Mansioni

Nella seconda scheda è possibile selezionare l'elenco delle mansioni per le quali il documento GDPR diventa un requisito obbligatorio.

Cliccare l'icona e selezionare la mansione dal menu compatto della struttura e mansioni oppure cercare la mansione nell'apposito campo a completamento automatico tramite:

• mansione;
• gruppo di mansioni;
• gruppo omogeneo;
• posizione organizzativa.

I comandi disponibili in questa scheda sono i seguenti:

• per rimuovere le mansioni disabilitate;
• per svuotare la lista;
• per vedere i dipendenti abbinati alle mansioni inserite;
• per rimuovere le mansioni singolarmente.

Opzioni

Nella scheda delle opzioni è possibile gestire diversi elementi per configurare il template secondo le proprie esigenze. In particolare è possibile decidere:

• se inserire il logo aziendale all'interno del template;
• se utilizzare i campi dinamici di un template customizzato (si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione dei template e dei campi personalizzati).

Se necessario, si possono inserire delle firme aggiuntive all'interno del template con il comando . Le firme aggiuntive servono per automatizzare le clausole finali di un template GDPR.
Per ogni elemento inserito, sono disponibili i seguenti comandi:

• checkbox "facoltativo" per segnalare la firma come non obbligatoria;
• permette di rimuovere una firma aggiuntiva;
• permette di inserire diverse opzioni possibili per la firma aggiuntiva;
• permette di eliminare l'opzione inserita;
• checkbox "permetti selezione multipla" permette di selezionare più di un'opzione configurata per un singolo elemento.

Inoltre, è disponibile un campo note dove si possono inserire delle note libere facoltative.

Allegati

All'interno della scheda degli allegati vengono riassunti i template caricati della scheda dei dati generali.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

• aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
• permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
• permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
• permette di aggiungere un link esterno;
• permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.