Dettaglio verbale di riunione ¶

Configurabili nel menu di amministrazione

La pagina di dettaglio di un verbale di riunione è suddivisa nelle seguenti schede:

dati generali;
convocazione;
partecipanti;
argomenti;
valutazione;
segnalazioni precedenti;
lista di distribuzione;
allegati.

Convocazione

La scheda relativa alla convocazione sarà visibile solo se si sta convocando o è stata convocata una riunione utilizzando Softcare HSE. Se invece il dettaglio riguarda solo il verbale di una riunione, questa scheda non sarà visibile.

Dati generali ¶

In questa prima scheda è obbligatorio inserire i seguenti dati:

tipo di riunione;
titolo: in questo campo comparirà il titolo suggerito se è stato impostato nel menu di configurazione;
approvato da: inserire un utente tra quelli abilitati nel menu di configurazione come approvatore.

La posizione struttura del verbale di riunione viene precompilata con quella di chi apre la pratica, ma può essere modificata se necessario.

Oltre ai dati obbligatori sopracitati, ci sono dei campi facoltativi:

checkbox confidenziale: per nascondere il verbale di riunione e renderlo accessibile solo agli utenti specificati nella lista di distribuzione;
modalità di raccolta firme:
- cartacea;
- elettronica (HSE) / grafometrica.
campo dove caricare l'allegato del verbale firmato.

Raccolta firme

Se viene selezionata la modalità di raccolta firme elettronica, comparirà il checkbox Raccogli firme dopo approvazione. Spuntando questa casella, è possibile procedere alla raccolta firme dopo la richiesta di approvazione del verbale di riunione. In caso contrario, la raccolta firme andrà effettuata prima dell'approvazione.
Fare riferimento ai workflow relativi per avere una panoramica completa dei processi descritti.

Ultimo, è presente un campo relativo ai documenti condivisi durante la riunione. In questo campo è possibile selezionare la tipologia del documento e poi selezionare il documento specifico nell'apposito campo a completamento automatico.

Convocazione ¶

Nella scheda relativa alla convocazione di una riunione è obbligatorio inserire i seguenti dati:

luogo della riunione;
data e ora (inizio e fine);
obiettivi generali: breve descrizione degli obiettivi della riunione;
ordine del giorno: schema degli argomenti che verranno trattati.

Ultimo è presente un campo a completamento automatico relativo ai convocati, ovvero i dipendenti che dovranno presenziare alla riunione. È possibile inserire un dipendente cercando per:

dipendente stesso;
mansione;
posizione organizzativa.

Se è stato selezionato un documento da condividere durante la riunione, è possibile precompilare la lista dei convocati in automatico con il comando . Questo pulsante permette di aggiungere alla lista dei convocati, tutti quei dipendenti che hanno come requisito obbligatorio il documento selezionato come oggetto della riunione.

Partecipanti ¶

In questa scheda è possibile inserire tutti i partecipanti alla riunione. La scheda è suddivisa in due sezioni:

partecipanti: si riferisce a tutti dipendenti dell'azienda;
partecipanti esterni: si riferisce a personale esterno all'azienda.

Per inserire un nuovo partecipante premere il comando .

Partecipanti interni ¶

Quando viene inserito un nuovo partecipante, è possibile inserirlo compilando il campo a completamento automatico relativo a:

dipendente;
posizione struttura.

Partecipanti esterni ¶

Quando viene inserito un nuovo partecipante esterno è obbligatorio specificare:

cognome;
nome;
funzione.

Infine premere il comando .

Firme ¶

A seconda della modalità di raccolta firme che è stata selezionata, vicino al nome del partecipante comparirà un'icona relativa alla firma:

per le firme in modalità cartacea;
per le firme grafometriche.

Per le firme di tipo cartaceo basterà caricare il documento firmato in formato .PDF nella scheda dei dati generali.
Nel caso di firme grafometriche è obbligatorio che ogni partecipante effettui la sua firma per poter chiudere la riunione.

Se sono presenti dei partecipanti esterni alla riunione e non c'è la necessità di fargli firmare il documento del verbale, spuntare la casella "Firma partecipanti esterni non obbligatoria".

Argomenti ¶

Nella scheda degli argomenti sono riassunti tutti gli argomenti creati nel menu di configurazione.

Dettaglio argomento ¶

Per ogni argomento sono presenti cinque schede diverse:

scheda argomento;
dettagli;
segnalazioni rilevate;
azioni;
non conformità.

Nessuna delle schede è obbligatoria da compilare. Tuttavia, la loro compilazione consente di ottenere un verbale dettagliato e ben strutturato.

Scheda argomento ¶

Nella prima scheda è possibile:

inserire la durata effettiva impiegata per discutere l'argomento;
collegare l'argomento a un tag specifico;
compilare un breve riepilogo dei contenuti trattati.

Se si compilano anche solo uno dei tre campi, la sezione dell'argomento viene evidenziata in azzurro.

Eventi sicurezza comportamentale ¶

È inoltre possibile collegare degli eventi di BBS ad un argomento specifico trattato durante la riunione.
Per inserire un evento di sicurezza comportamentale premere il comando . Verrà aperta una nuova finestra nella quale è possibile ricercare un evento tramite i seguenti filtri:

testo da cercare: descrizione/note;
periodo di tempo: dal - al;
tipo di evento di sicurezza comportamentale:
- segnalazione comportamentale;
- risposta audit comportamentale;
- segnalazione da audit comportamentale.
comportamento: migliorabile o sicuro;
checkbox "Includi già discussi": permette di vedere gli eventi di sicurezza comportamentale già trattati in precedenza;
posizione struttura;
dipendente intervistato per il quale è stata fatta una segnalazione o audit comportamentale;
dipendente che ha rilevato la segnalazione comportamentale;
regola decalogo: tra quelle configurate.

Una volta selezionati i filtri desiderati, premere il comando Cerca. Comparirà un elenco di eventi di sicurezza comportamentale che possono essere selezionati tramite apposito checkbox. È possibile selezionare un singolo elemento con il checkbox sulla sua riga, oppure tutti gli elementi con il checkbox presente in fondo alla finestra. Infine premere il comando Ok per confermare.

L'argomento al quale è stato collegato l'evento di sicurezza viene evidenziato in giallo e comparirà il badge Eventi sicurezza comportamentale: N (totale eventi collegati).

Creazione verbali da eventi BBS

È possibile creare un verbale di riunione a partire da un evento di sicurezza comportamentale. Si faccia riferimento alla seguente sezione del manuale per la gestione di questa operazione: "pannello eventi di sicurezza comportamentale".

Dettagli ¶

Nella seconda scheda è possibile indicare:

la metodologia adottata;
il referente;
il materiale didattico utilizzato;
il sistema di valutazione utilizzato.

Segnalazioni rilevate ¶

Nella terza scheda è possibile inserire tutte le segnalazioni rilevate in merito a un argomento specifico. Per inserire una segnalazione premere il comando Aggiungi segnalazione.

Quando si inserisce una nuova segnalazione, comparirà una finestra di dettaglio nella quale è obbligatorio inserire:

chi ha rilevato la segnalazione;
il responsabile del trattamento;
una descrizione della segnalazione.

Infine premere il comando Apri.

Se si vuole modificare una segnalazione inserita è possibile:

per modificare dei dettagli;
per eliminare la segnalazione.

Azioni ¶

Nella quarta scheda è possibile creare delle azioni con il comando Crea azione. Verrà aperta una finestra di dettaglio relativa all'azione nella quale è obbligatorio inserire:

il responsabile dell'azione;
la posizione struttura (viene compilata in automatico quando si seleziona il responsabile);
il tipo di azione: correttiva o preventiva;
l'argomento dell'azione: scelta libera nel menu a tendina configurabile;
una descrizione dell'azione;
la chiusura prevista;
i giorni di preavviso entro i quali venire avvisati della chiusura.

Infine premere il comando Crea.

Una volta creata un'azione è possibile:

inserirne una nuova;
copiare un'azione già creata;
eliminare un'azione creata;
aggiornare l'elenco;
Vai a Piano di azioni venire reindirizzati direttamente al piano di azioni relativo alle azioni create.

Non conformità ¶

Nell'ultima scheda è possibile inserire delle non conformità rilevate in sede di riunione. Per aggiungere una nuova non conformità premere il comando . Si verrà reindirizzati alla scheda di dettaglio di una non conformità.

Una volta inserita la nuova non conformità è possibile:

inserirne una nuova;
eliminarla;
modificarla premendo sulla sua riga.

Valutazione ¶

All'interno della scheda relativa alla valutazione, sono riassunti i seguenti dati:

totale del numero di partecipanti;
numero di segnalazioni raccolte durante la riunione;
azioni correttive/migliorative programmate.

Se durante la configurazione delle tipologie di verbale è stato flaggato il checkbox relativo alla valutazione riunione sarà necessario compilare la sezione in basso.

A seconda del workflow che sta seguendo la pratica, una volta che il verbale è in stato Da approvare, Approvato o Da firmare, è possibile avviare la valutazione.
L'approvatore del verbale, e in seguito l'ufficio di competenza dell'ambito della pratica, dovranno dare una valutazione alla riunione e fornire eventuali note aggiuntive.

Segnalazioni precedenti ¶

Questa scheda riassume tutte le segnalazioni raccolte durante una riunione precedente che non sono ancora state gestite o che richiedono un trattamento successivo.

Lista di distribuzione ¶

In questa scheda è possibile configurare gli utenti che riceveranno una notifica del verbale della riunione o della convocazione.

Questa scheda è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

Se è stato configurato il parametro relativo alla precompilazione, il comando permette di precompilare la lista con gli utenti corrispondenti.

Allegati ¶

Nell'ultima scheda sono riassunti tutti i file collegati al verbale di riunione.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.