Gestione fornitori ¶

Fornitori > Elenco fornitori

Gestore fornitori

Fornitori (sola lettura), Addetto Acquisti, Contabile

La sezione elenco fornitori permette di controllare lo stato di tutti i fornitori che hanno effettuato la registrazione al portale fornitori.

È possibile filtrare la ricerca con i seguenti filtri:

testo da cercare: ragione sociale, partita IVA;
aziende per le quali è stato abilitato un fornitore;
tipologia di fornitore;
responsabile interno;
stato del subfornitore: bozza, attivo, disabilitato, lista nera;
verifica conformità: stato a seconda della presenza o assenza di una richiesta.

Dopo aver impostato i filtri desiderati premere Cerca.

Per ogni fornitore presente nell'elenco è possibile vedere i seguenti dati:

un collegamento con il suo dettaglio;
stato relativo alla conformità quindi a una richiesta
stato relativo alla sua autorizzazione.

Cliccando su una singola riga si verrà reindirizzati alla pagina di dettaglio di un fornitore.

Dettaglio fornitore ¶

La pagina di dettaglio di un fornitore è composta dalle seguenti schede:

dati generali;
riferimenti;
autorizzazioni;
tipi documenti richiesti;
documenti;
subfornitori;
personale;
macchine;
richieste
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda sono riassunti tutti i dati relativi al fornitore:

nome;
partita iva;
tipologia di fornitore;
sede legale;
sede operativa;
eventuali note.

Riferimenti ¶

Nella seconda scheda è elencato (se inserito) tutto il personale di riferimento del fornitore:

datore di lavoro (obbligatorio);
RSPP;
RLS;
medico del lavoro;
responsabile interno: chi si occupa del fornitore.

Autorizzazioni ¶

Nella terza scheda sono elencate tutte le autorizzazioni in corso o già ultimate per quel fornitore.
Cliccando sulla riga di un'autorizzazione, si verrà reindirizzati al suo dettaglio.

È presente il comando che permette di verificare la conformità di quel fornitore.

Tipi documenti richiesti ¶

Nella quarta scheda è possibile gestire tutti i documenti richiesti per quel fornitore.

Da questa scheda è possibile:

disabilitare un documento ritenuto non necessario con il comando ;
aggiungere un documento ritenuto necessario con il comando .

Documenti ¶

Nella scheda relativa ai documenti è possibile visualizzare tutti i documenti caricati dal fornitore. I documenti sono raggruppati per ambito.

I comandi presenti in questa scheda sono i seguenti:

per scaricare i documenti in formato .PDF: è possibile decidere se scaricare solo le revisioni correnti o tutte le revisioni;
permette di visualizzare eventuali note inserite nel dettaglio di una tipologia di documento;
permette di visualizzare o stampare il report relativo al documento:
- comando per visualizzare il documento;
- comando per scaricare il documento.

Nella scheda relativa ai subfornitori sono elencati tutti i subfornitori inseriti dal fornitore. Cliccando sulla singola riga di un subfornitore si verrà reindirizzati alla sua pagina di dettaglio.

Personale ¶

Nella scheda relativa al personale sono elencati tutti i dipendenti inseriti dal fornitore. Per ogni dipendente è indicato il numero di documenti validi e non validi.

In questa scheda è possibile:

inserire nuovi dipendenti con il comando ;
ricaricare la pagina con il comando ;
visualizzare solo i dipendenti abilitati flaggando il checkbox "Abilitati" oppure anche quelli disabilitati, togliendo il checkbox.

Macchine ¶

Nella scheda relativa alle macchine sono elencate tutte le macchine/attrezzature inserite dal fornitore. Per ogni macchina è indicato il numero di documenti validi e non validi.

In questa scheda è possibile:

inserire nuove macchine con il comando ;
ricaricare la pagina con il comando ;
visualizzare solo le macchine abilitate flaggando il checkbox "Abilitati" oppure anche quelle disabilitate, togliendo il checkbox.

Richieste ¶

Nella scheda delle richieste è possibile vedere tutte le richieste e integrazioni legate a quel fornitore.

Cliccando sulla singola riga si verrà reindirizzati al dettaglio della richiesta o dell'integrazione.

Inoltre, da questa scheda è possibile inserire nuove richieste o integrazioni con il comando .

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati, il gestore fornitori può caricare dei documenti extra che però non vengono controllati dal sistema.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Stati di un fornitore ¶

Un fornitore può avere i seguenti diversi stati:

Bozza
Attivo
Disabilitato
Lista nera

Workflow ¶

Le operazioni principali che riguardano un fornitore sono le seguenti:

Bozza ¶

Un fornitore si trova nello stato Bozza quando ha mandato la richiesta di autorizzazione, ma questa non è ancora stata verificata e controllata dal gestore fornitori.

Attivo ¶

Quando il gestore fornitori verifica e approva tutti i documenti inseriti dal fornitore, questo passa in stato Attivo.

Disabilitato ¶

Se un fornitore non è più attivo in un'azienda, è possibile disabilitare il suo profilo per non avere più notifiche relative ai suoi documenti. Per farlo è necessario premere il comando Disabilita nel suo dettaglio e il fornitore passerà in stato Disabilitato.

Lista nera ¶

Se si vuole vietare l'accesso a un fornitore con il quale non si vogliono più avere rapporti, è possibile farlo utilizzando il comando Lista nera. Cliccando su questo pulsante, il fornitore in questione, non avrà più la possibilità di mandare alcuna richiesta di accesso e gli sarà sempre negato l'accesso.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale del processo. Un fornitore inizia il processo di registrazione al portale.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Fornitori

Comandi

Crea

Il fornitore manda la richiesta di registrazione.

Permessi di esecuzione: Fornitore
Stato successivo: Bozza

Bozza ¶

Il fornitore carica tutta la documentazione richiesta e richiede l'approvazione.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Fornitore

Comandi

Abilita

Il gestore fornitori ha approvato i documenti caricati e il fornitore viene abilitato.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Attivo

Disabilita

Il gestore fornitori disabilita il fornitore perché non più necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Disabilitato

Lista nera

Il gestore fornitori blocca un fornitore e non gli permette di fare alcuna richiesta o di entrare nei vari stabilimenti.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Lista nera

Notifica

TO: Fornitore, Gestore fornitori

Attivo ¶

Il fornitore è attivo ed è possibile collegare delle richieste.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Disabilita

Il gestore fornitori disabilita il fornitore perché non più necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Disabilitato

Lista nera

Il gestore fornitori blocca un fornitore e non gli permette di fare alcuna richiesta o di entrare nei vari stabilimenti.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Lista nera

Notifica

TO: Fornitore, Gestore fornitori

Disabilitato ¶

Il fornitore è disabilitato perché non più utilizzato.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Abilita

Il gestore fornitori riabilita il fornitore.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Attivo

Lista nera

Il gestore fornitori blocca un fornitore e non gli permette di fare alcuna richiesta o di entrare nei vari stabilimenti.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Lista nera

Notifica

TO: Fornitore, Gestore fornitori

Lista nera ¶

Il fornitore non può fare alcuna richiesta, non ha accesso agli stabilimenti e gli è vietata qualsiasi azione.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Abilita

Il gestore fornitori riabilita il fornitore.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Attivo