Dettaglio anomalia ¶

Direttore, Responsabile linea, Responsabile area, Capo turno, Auditor, Ruoli di backoffice dell'ambito della pratica

La pagina di dettaglio di un'anomalia è suddivisa nelle seguenti schede:

dati generali;
personale coinvolto;
classificazione;
trattamento;
indagine;
piano di azioni;
lista di distribuzione;
immagini;
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio compilare i seguenti campi a seconda dell'ambito di appartenenza dell'anomalia.
I dati comuni a tutte le categorie sono:

dipendente che ha rilevato l'anomalia: questo campo viene precompilato con l'utente che apre l'anomalia, ma è possibile modificarlo premendo il comando ;
data e ora di inserimento dell'anomalia;
ambito: precompilato in automatico quando si seleziona il tipo di anomalia;
posizione struttura: precompilata in automatico con la posizione di chi apre l'anomalia;
descrizione dell'evento;
responsabile trattamento: utente che sarà responsabile di classificare l'evento e decidere se definire eventuali azioni correttive/preventive.

Altri campi disponibili sono:

cause che hanno scatenato l'evento;
possibili conseguenze dell'evento;
provvedimenti immediati presi in seguito all'evento;
eventuale macchina/impianto coinvolti;
eventuale impresa esterna coinvolta;
eventuale cliente coinvolto.

A seconda dei checkbox che sono stati impostati in fase di configurazione dei tipi di segnalazione, saranno disponibili due diversi checkbox:

"Azione proibita?": in riferimento a un'anomalia di tipo comportamentale. Se selezionato, il flag precompila la lista di distribuzione con ruoli appartenenti all'ambito della sicurezza;
"Ha un impatto ambientale?": in riferimento a un'anomalia di tipo ambientale. Se selezionato, sarà necessario indicare la sede di impatto ambientale.

Se durante la configurazione è stato flaggato il checkbox relativo a "richiedi foto prima/dopo", in questa scheda sarà obbligatorio allegare una foto dell'anomalia che si sta segnalando e quindi della situazione anomala da risolvere.

Personale coinvolto ¶

Nella seconda scheda è possibile identificare l'operatore coinvolto nell'evento.

Se non si hanno informazioni riguardo al personale coinvolto, spuntare il checkbox "Operatore non verificato".

Se invece si sa con sicurezza chi è stato coinvolto, premere il comando per inserire il dipendente. Verrà aperta una scheda di dettaglio relativa alla segnalazione comportamentale nella quale è obbligatorio indicare il nominativo della persona.

Infine premere il comando Ok per salvare le modifiche effettuate.

Se si vuole eliminare un dipendente inserito, premere il comando .

Disponibilità scheda

Questa scheda è disponibile solo se l'anomalia è di tipo comportamentale.

Dipendenti interni ¶

Se la persona coinvolta è un dipendente diretto dell'azienda, cercare il suo nome all'interno del campo dipendente e selezionarlo; verranno compilati in automatico le sezioni relative al tipo dipendente e all'eventuale agenzia di somministrazione se il dipendente è somministrato.

Dipendenti esterni ¶

Se la persona coinvolta è un dipendente esterno, come il personale di un fornitore, è necessario:

spuntare il checkbox "Esterno?";
compilare i campi relativi a cognome e nome del dipendente;
identificare l'impresa esterna coinvolta.

Classificazione ¶

Nella terza scheda l'evento può essere classificato e definito secondo diversi criteri a seconda dell'ambito di appartenenza.

Se l'evento è di tipo ambientale o di sicurezza, è obbligatorio indicare i seguenti dati:

gravità del rischio;
probabilità del rischio (solo per anomalie di ambito sicurezza);
frequenza del rischio;
checkbox facoltativo "Regulatory?" (solo per anomalie di ambito ambientale).

Regulatory

Il checkbox regulatory serve a indicare che l’anomalia riguarda un aspetto regulatory, ovvero cogente. Se selezionato, segnala che l'anomalia creata è collegata a un requisito previsto da norme di legge o regolamenti obbligatori, il cui rispetto è vincolante per l’organizzazione.

Cliccando sull'icona sarà visualizzata una legenda per le prime tre voci; una volta individuato il rischio per ogni voce, il sistema calcola in automatico il rischio complessivo.

Altri campi disponibili, ma non obbligatori da compilare sono i seguenti:

responsabile di turno: menu a tendina nel quale sono visualizzate figure relative all'ambito e alla posizione struttura dell'anomalia;
checkbox "mancato incidente": permette di indicare l'evento come un mancato incidente;
checkbox "confidenziale": rende visibile la pratica solo alle figure direttamente coinvolte nella compilazione o gli utenti identificati nella lista di distribuzione;
checkbox "incluso nelle statistiche": la pratica viene analizzata nel pannello di controllo di gestione e analisi.

Se nella configurazione è stato spuntato il checkbox "con analisi cause" saranno disponibili anche i seguenti campi collegati alle tipologie di causa:

analisi preliminare della causa;
origine causa;
dettaglio causa.

È anche possibile identificare eventuali procedure coinvolte nell'anomalia. Si possono associare diversi documenti aprendo il menu compatto tramite icona e selezionarli, oppure digitare nel campo a completamento automatico relativo ai documenti.

Trattamento ¶

Nella quarta scheda è disponibile un campo di testo libero nel quale il responsabile del trattamento identificato dovrà fornire una descrizione esaustiva dei provvedimenti intrapresi per risolvere l'anomalia segnalata.

È obbligatorio compilare questa scheda per poter chiudere l'anomalia se non sono state create delle azioni collegate.

Se invece è stato predisposto un piano di azioni, la scheda trattamento è facoltativa.

Se durante la configurazione è stato flaggato il checkbox relativo a "richiedi foto prima/dopo", in questa scheda sarà obbligatorio allegare una foto dell'anomalia segnalata dopo la sua risoluzione.

Indagine ¶

La scheda indagine è dettagliata nella seguente sezione specifica del manuale.

Piano di azioni ¶

La scheda azioni è dettagliata nella seguente sezione specifica del manuale.

L'indice delle azioni legate a un'anomalia è dettagliato nella seguente sezione del manuale.

Lista distribuzione ¶

In questa scheda è possibile configurare gli utenti che riceveranno una notifica dell'anomalia. È possibile precompilare la lista grazie ai parametri di configurazione.

Questa scheda è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

Immagini ¶

In questa scheda è possibile selezionare tutte le immagini inserite nell'anomalia, nei dati generali/trattamento o negli allegati, che si vogliono inserire nel report finale della pratica.

Per selezionarle aprire il menu a tendina, scegliere la foto e premere il comando .

Per visualizzare il report premere il comando Report; è possibile:

Visualizza visualizzare il report sul browser;
Scarica scaricare il report in formato .PDF.

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati sono riassunti tutti i file collegati all'anomalia che si sta aprendo o modificando.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.