Anagrafica preassuntiva

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Oltre all'anagrafica del personale in forza, è possibile gestire le assunzioni previste tramite l'indice delle anagrafiche In fase di assunzione.

Da questa pagina è possibile gestire queste anagrafiche con vincoli meno stringenti rispetto a quelli dell'anagrafica ufficiale.

Per inserire un nuovo dipendente, premere il pulsante nella barra dei menu. Verrà aperto il dettaglio del dipendente in fase di assunzione composto dalle seguenti schede:

• dati anagrafici;
• profilo aziendale;
• indirizzo e contatti.

Dati anagrafici

Nella prima scheda vengono richiesti i seguenti dati anagrafici relativi al dipendente:

• cognome, nome, sesso;
• data e luogo di nascita;
• codice fiscale.

Profilo aziendale

Nella seconda scheda, è possibile gestire i seguenti campi aggiuntivi, non disponibili nell'anagrafica di base:

• checkbox relativo all'uso del carrello elevatore;
• checkbox relativo all'uso del carroponte da cabina;
• checkbox relativo all'uso dell'auto o di altri mezzi aziendali;
• data e ora visita di idoneità preassuntiva concordata.

Inoltre, è possibile collegare eventuali abilitazioni previste per il dipendente in fase di assunzione.

Quando l'anagrafica viene salvata, viene inviata una notifica e-mail al personale incaricato di programmare la visita di idoneità e preparare l'eventuale utenza di Softcare HSE della persona. Se sono state selezionate delle abilitazioni, queste vengono automaticamente inserite come requisiti.

Assegnazione anagrafica ufficiale

Le anagrafiche preassuntive vengono create con una matricola negativa scelta dal sistema, e dovranno essere convertite in anagrafiche ufficiali quando il candidato verrà assunto e riceverà una matricola ufficiale.

A tale scopo sono disponibili due processi:

• cambio matricola
• unione anagrafica

Tali processi possono essere avviati dai seguenti punti:

• pagina di dettaglio del dipendente;
• indice anagrafica preassuntiva;
• cartella personale.

Lo storico dei cambi di matricola è consultabile nella cartella personale tramite il pulsante accanto alla matricola.

Cambio matricola

Questa funzionalità permette di cambiare la matricola di un dipendente.

1. In uno dei punti possibili, premere il pulsante Cambia Id;
2. inserire la nuova matricola. Essendo univoca, non deve risultare già in uso;
3. confermare l'operazione con Ok.

Unione anagrafica

Se la vostra installazione sfrutta il servizio di importazione tracciati di Softcare HSE, le anagrafiche del personale vengono sincronizzate in automatico con il vostro sistema di gestione del personale.

Questo può portare a duplicazioni se una persona è stata inserita nell'anagrafica preassuntiva di Softcare HSE quando la sua anagrafica ufficiale del sistema di gestione del personale viene importata.

In questi casi è necessario unire le due anagrafiche: questo processo permette di trasferire tutte le pratiche di un dipendente ad un'altra anagrafica.

Per unire due anagrafiche:

1. Assicurarsi che l'anagrafica di partenza (quella che dovrà scomparire) sia cessata, e che i suoi campi mansione, codice fiscale, e data di nascita coincidano con quelli dell'anagrafica di destinazione;
2. in uno dei punti possibili, premere il pulsante Unisci anagrafica;
3. scegliere l'anagrafica di destinazione e verificare che i campi mostrati coincidano;
4. confermare l'operazione con Ok.