Workflow ¶

Le operazioni principali che riguardano una scadenza sono le seguenti:

Creazione ¶

Il processo inizia creando una nuova scadenza. Quando vengono inseriti tutti i dati necessari è possibile:

Salva come bozza salvare la scadenza che passa in stato Bozza
Attiva attivare la scadenza che passa in stato Da verificare

Bozza ¶

Nello stato Bozza è possibile:

Duplica creare una copia della scadenza;
Elimina eliminare la scadenza creata;
Archivia archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato
Attiva attivare la scadenza che passa in stato:
- Da verificare se non è stata inserita l'ultima verifica;
- Sotto controllo se è stata inserita l'ultima verifica.
Salva salvare eventuali modifiche effettuate.

In questo stato, è inoltre possibile gestire tutte le verifiche. I comandi disponibili sono:

permette di inserire una nuova verifica;
permette di ricaricare la pagina per visualizzare le ultime modifiche effettuate;
permette di eliminare una verifica inserita.

Attivazione ¶

Per poter attivare correttamente una scadenza, è necessario inserire l'ultima verifica effettuata.
Se la verifica inserita risulta:

in vigore: la pratica passa in stato Sotto controllo
superata e i giorni di preavviso impostati sono stati raggiunti o superati: la scadenza passa automaticamente allo stato Da verificare e viene mandata una notifica ai reponsabili;
in scadenza: la verifica è ancora valida, ma è prossima alla scadenza; la pratica passa automaticamente allo stato Da verificare.

Sotto controllo ¶

Nello stato Sotto controllo è possibile:

Duplica creare una copia della scadenza;
Archivia archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato
Torna a bozza far tornare la scadenza allo stato Bozza
Da verificare permette di anticipare la verifica della scadenza che passa in stato Da verificare

Da verificare ¶

Nello stato Da verificare è possibile:

Duplica creare una copia della scadenza;
Archivia archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato
Torna a bozza far tornare la scadenza allo stato Bozza
Aggiungi verifica aggiungere una nuova verifica alla scadenza;
Salva salvare eventuali modifiche effettuate.

Gestione eccezioni ¶

È possibile sia anticipare che posticipare una verifica:

per anticipare una verifica, premere il comando Da verificare nello stato Sotto controllo
per posticipare una verifica, modificare la data prossima verifica nella scheda dati generali

In entrambi i casi la scadenza passa nello stato Da verificare.

Da questo stato è possibile annullare la verifica con il comando Annulla verifica.

Archiviazione ¶

Una scadenza passa nello stato Archiviato:

automaticamente, quando la scadenza è di tipo one-shot e viene attivata;
manualmente, premendo il comando Archivia in qualsiasi stato della scadenza.

È possibile rimettere in circolo una scadenza nello stato Archiviato premendo il comando Riapri. In questo modo la scadenza viene riportata allo stato di Bozza.

Log delle azioni / variazioni del workflow ¶

L'icona consente di visualizzare lo storico delle azioni eseguite su una pratica/processo.
Questa scheda è particolarmente utile perché, oltre a elencare le modifiche apportate, mostra il nome dell'utente che le ha effettuate, la data e l'ora e, se presente, la motivazione.

Si tratta di uno strumento essenziale per garantire la trasparenza del processo e facilitare un utilizzo condiviso e tracciato della piattaforma. È un elemento standard presente in ogni pratica/processo del sistema.

Workflow grafico ¶

Workflow scadenza

Nuovo ¶

Lo stato iniziale della pratica. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare la pratica diventandone il proprietario.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Salva come bozza

Salva la pratica nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione

Ruoli abilitati alla creazione per lo specifico tipo di scadenza scelto.

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Responsabili designati

Attiva

Attiva la pratica mettendola sotto controllo.

Permessi di esecuzione

Ruoli abilitati alla creazione per lo specifico tipo scadenza scelto.

Stato successivo

Da verificare: È necessario inserire una verifica per poter attivare la scadenza
Sotto controllo: È stata inserita una verifica per la scadenza che risulta in vigore

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione

Bozza ¶

La scadenza è stata creata, ma è ancora in fase di compilazione e pertanto non è ancora in vigore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Attiva

Attiva la pratica.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Da verificare: È necessario inserire una verifica per poter attivare la scadenza
Sotto controllo: È stata inserita una verifica per la scadenza che risulta in vigore

Notifica

TO: Lista distribuzione
CC: Responsabili designati

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Elimina

Elimina la scadenza dal sistema.

Permessi di esecuzione: Responsabili designati

Sotto controllo ¶

La scadenza è in vigore e sarà mostrata come tale nella reportistica.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Da verificare

Richiede la verifica dell'elemento. Questo comando può essere eseguito manualmente per anticipare una verifica, ma viene anche eseguito in automatico dal sistema N giorni prima della data di verifica prevista.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Da verificare

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione esterna (se opzione selezionata)

Torna a bozza

Riporta la pratica in Bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Da verificare ¶

La scadenza è prossima alla data di verifica prevista: i responsabili designati devono prepararsi ad effettuare la verifica e a registrarla a sistema.

Colore

Giallo: La pratica ha raggiunto i giorni di preavviso indicati, oppure la verifica è stata forzata.
Rosso: La pratica ha raggiunto o superato la data di verifica indicata.

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Annulla verifica

Disponibile solo se ci si trova prima dei giorni di preavviso indicato (la verifica è stata anticipata): posticipa la verifica.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Sotto controllo

Aggiungi verifica

Aggiunge una verifica.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Archiviato: La scadenza è di tipo one-shot: è prevista una sola verifica, e una volta inserita la scadenza viene archiviata.
Sotto controllo: La scadenza è ti tipo periodico, e la data della prossima ve verifica è oltre i giorni di preavviso.
Da verificare: La data corrente rientra nei giorni di preavviso della prossima verifica.

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Archiviato ¶

La scadenza è obsoleta e non più necessaria; oppure è una scadenza one-shot effettuata.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Riporta la pratica in Bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza