Pre-qualifica / autorizzazione

Prima di poter inserire richieste di accesso presso un'azienda, è necessario completare un processo di pre-qualifica / autorizzazione caricando alcuni documenti di base.

Se avete appena completato il processo di registrazione, vi sarà automaticamente proposto il processo di autorizzazione per l'azienda da voi selezionata.

La procedura è articolata in diversi passi: per proseguire, compilare i campi nella pagina corrente e premere il pulsante Avanti. È sempre possibile accedere ai passi precedenti e modificarne il contenuto tramite le schede presenti in cima alla pagina.

Contratto

Passaggio opzionale

A seconda della configurazione del sistema, questo passaggio potrebbe non essere richiesto.

Caricare il vostro contratto con l'azienda (contratto quadro, contratto di manutenzione, …), inserendone la data di inizio e (se prevista) la data di scadenza.

Il contratto deve essere caricato in formato PDF con le firme e i timbri del vostro rappresentante legale con scansione del documento originale, oppure con firma digitale valida secondo la normativa vigente.

Personale

Passaggio opzionale

A seconda della configurazione del sistema, questo passaggio potrebbe non essere richiesto.

Iniziare ad inserire le anagrafiche del vostro personale che potrà avere accesso all'azienda, al fine di verificare la validità della sua documentazione.

Nota

Ai fini della pre-qualifica vi viene chiesto di inserire personale della vostra azienda; in questa fase non è ammesso personale di subfornitori.

Aggiunta di una persona

Se il dipendente da aggiungere è già presente nel sistema perché inserito in precedenza, cercarlo e aggiungerlo tramite l'apposito campo a completamento automatico.

Se invece di tratta di un dipendente non ancora inserito, è necessario inserirne l'anagrafica:

1. Premere il pulsante Aggiungi nuovo dipendente: questo aprirà una nuova finestra
2. Compilare i dati anagrafici del dipendente.
3. Premere il pulsante Salva.

Il dipendente appena inserito sarà aggiunto automaticamente alla lista.

Ulteriori informazioni

Per maggiori informazioni sulla gestione dei dipendenti, si veda la sezione Gestione del personale.

Qualifiche

Il personale inserito dovrà inoltre soddisfare dei requisiti in termini di qualifiche richieste (es. nomine e/o corsi di formazione): per ogni persona, indicare di quali tra tali qualifiche è in possesso.

Documenti

A seconda del vostro tipo di fornitore e del personale inserito, il sistema genererà una lista di documenti che è obbligatorio caricare per poter procedere.

Se accanto alla descrizione del documento è presente l'icona 🗋, cliccandola è possibile scaricare un modello che funge da guida per la compilazione del documento specifico (es. autocertificazioni).

Inserimento di un documento

Per inserire un nuovo documento:

1. Cliccare sulla riga del documento o sul pulsante +: questo aprirà una nuova finestra.
2. Compilare i dati relativi al documento, in particolare la sua data di emissione.
3. Allegare il documento stesso in formato PDF tramite l'apposito selettore.
4. Premere Salva.

Il documento appena inserito apparirà nella lista in stato Bozza. Il sistema provvederà automaticamente a richiederne l'approvazione all'atto della richiesta di approvazione del processo completo (autorizzazione / richiesta / integrazione).

Ulteriori informazioni

Per maggiori informazioni sulla gestione dei documenti, si veda la sezione Gestione dei documenti.

Invio della richiesta

A questo punto, la compilazione della richiesta di autorizzazione è completata.

Cliccare su Richiedi approvazione per completare la procedura.

Arrivati a questo punto, un gestore fornitori interno all'azienda dovrà esaminare la vostra richiesta. In caso di rifiuto, riceverete una notifica contenente il motivo.

Richiesta di ulteriori autorizzazioni

In fase di registrazione è richiesto di scegliere per quale azienda del gruppo richiedere l'autorizzazione. Se il gruppo comprende più aziende, è necessario richiedere un'autorizzazione distinta per ciascuna di esse. Questo non richiede un'ulteriore registrazione al portale, e può essere effettuata direttamente dal proprio profilo.

Per effettuare una nuova richiesta di autorizzazione, nel pannello Autorizzazioni della home page, premere il pulsante + sulla riga corrispondente all'azienda. Il processo da seguire è lo stesso dell'autorizzazione di pre-qualifica descritto sopra.

I documenti inseriti in precedenza se non scaduti risulteranno ancora validi e non sarà necessario caricarli nuovamente; sarà sufficiente indicare del personale con documentazione valida e seguire il flusso.

Scadenza di un'autorizzazione

A seconda della tipologia di contratto, un'autorizzazione potrebbe essere soggetta a scadenza: quando tale scadenza viene raggiunta l'autorizzazione passa allo stato Archiviato e non è più valida.

È possibile richiedere il rinnovo di un'autorizzazione archiviata premendo il pulsante + e seguendo le stesse modalità di una prima richiesta.