Verbale di riunione con raccolta firma cartacea ¶

Quando si sta convocando una riunione o viene inserito un nuovo verbale di riunione con obbligo di firma cartacea, il workflow è il seguente:

Approvazione della pratica ¶

Il compilatore richiede l'approvazione della pratica premendo il comando Richiedi approvazione. La pratica passa in stato Da approvare.

L'approvatore può:

approvare la richiesta con il comando Approva e il verbale risulterà in stato Approvato;
respingere la richiesta con il comando Respingi e il verbale tornerà in stato Bozza.

Bozza ¶

Un verbale può risultare in stato Bozza nei seguenti casi:

l'approvazione viene respinta dall'approvatore;
viene premuto il comando Riapri dallo stato:
- Da approvare;
- Approvato;
- Giudizio finale;
- Chiuso.

Un verbale in stato Approvato indica che è stato confermato dall'approvatore, ma non è stato caricato il documento delle firme cartacee. Il proprietario deve caricare il documento manualmente nella scheda dei dati generali.

Una volta caricato il documento firmato, premere il comando Chiudi e lo stato passa a Chiuso.

Valutazione ¶

Quando una tipologia di verbale richiede una valutazione, dallo stato Da approvare passa in stato Giudizio finale.

Una volta inserita la valutazione, è possibile:

chiudere il verbale con il comando Chiudi e il verbale risulterà in stato Chiuso;
riaprire il verbale con il comando Riapri e il verbale risulterà in stato Bozza.

Chiuso ¶

Un verbale può risultare in stato Chiuso nei seguenti casi:

quando è stato confermato dall'approvatore e il proprietario ha provveduto al caricamento del documento delle firme cartacee, chiudendo successivamente il verbale con il comando Chiudi;
viene concluso il processo di valutazione della riunione.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale della pratica. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare un nuovo verbale di riunione o convocare una riunione.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Ruoli configurati

Comandi

Convoca riunione

Convoca la riunione appena creata.

Permessi di esecuzione

Ruoli configurati

Stato successivo

Riunione convocata

Notifica

TO: Dipendenti con utenza
CC: Proprietario

Salva come bozza

Salva il verbale di riunione nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione: Ruoli configurati
Stato successivo: Bozza

Riunione convocata ¶

È stata convocata una riunione.

Colore

Giallo: Non è ancora passata la data della riunione.
Rosso: La data della riunione risulta passata.

Utenti coinvolti

Ruoli configurati

Comandi

Annulla riunione

Il proprietario annulla la riunione indicando una motivazione

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Riunione annullata

Notifica

TO: Dipendenti con utenza
CC: Proprietario

Richiedi approvazione

La riunione risulta passata e il proprietario ha compilato la pratica, richiede quindi l'approvazione.

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Da approvare

Notifica

TO: Approvatore

Riunione annullata ¶

La riunione è stata annullata.

Colore: Grigio
Utenti coinvolti: Nessuno

Bozza ¶

Il verbale di riunione è stato salvato come bozza.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Richiedi approvazione

Il proprietario compila il verbale in tutte le sue parti e richiede l'approvazione.

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Da approvare

Notifica

TO: Approvatore

Da approvare ¶

Il verbale di riunione deve essere approvato dall'approvatore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il proprietario vuole modificare dei dettagli della pratica.

Permessi di esecuzione: Proprietario
Stato successivo: Bozza

Respingi

Viene rifiutata la richiesta di approvazione.

Permessi di esecuzione

Approvatore

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Proprietario

Approva

Viene confermata la richiesta di approvazione.

Permessi di esecuzione

Approvatore

Stato successivo

Approvato

Notifica

TO: Proprietario

Approvato ¶

Bisogna caricare il documento del verbale.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il proprietario vuole modificare dei dettagli della pratica.

Permessi di esecuzione: Proprietario
Stato successivo: Bozza

Chiudi

Il verbale del documento viene caricato e si chiude la pratica.

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Chiuso: Il verbale viene dichiarato chiuso.
Giudizio finale: È richiesta una valutazione per la tipologia di verbale

Giudizio finale ¶

È richiesta una valutazione per la tipologia di verbale

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Chiudi

La valutazione è stata effettuata.

Permessi di esecuzione

Automatico

Stato successivo

Chiuso

Notifica

TO: Proprietario, approvatore
CC: Utente corrente

Riapri

Viene riaperto il verbale per modificare dei dettagli.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla modifica
Stato successivo: Bozza

Chiuso ¶

Il verbale di riunione viene dichiarato chiuso.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il verbale viene riaperto per effettuare delle modifiche.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla modifica
Stato successivo: Bozza