Configurazione iniziale

Amministratore

Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.

Parametri di configurazione

Amministrazione > Configura > Sistema > Parametri di configurazione

Entrando in questo menu e aprendo la sezione relativa al modulo gdpr, sono disponibili due voci da configurare:

• permetti l'emissione di documenti GDPR per dipendenti senza un profilo utente HSE e il caricamento di tali documenti da parte dei gestori GDPR;
• abilita la firma grafometrica dei documenti GDPR.

Dopo aver personalizzato i parametri di configurazione, è necessario configurare alcune voci specifiche relative ai documenti.

Tipi template

Amministrazione > Pratiche > GDPR > Tipi template

In questa pagina è possibile configurare le tipologie di template GDPR che si vogliono utilizzare. Di default sono presenti le seguenti tipologie:

• nomina addetto videosorveglianza (template singolo);
• nomina incaricato del trattamento (template con allegati);
• tipologie trattamenti autorizzati (allegati).

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

• permette di scaricare una matrice in formato .XLSX delle tipologie GDPR create e dei ruoli abilitati alla scrittura e/o lettura;
• permette di aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

• e per spostare un elemento in una posizione diversa;
• per abilitare o disabilitare un elemento;
• per eliminare un elemento.

Dettaglio tipo template

La pagina di dettaglio tipo template è suddivisa in due schede:

• dati generali;
• ruoli.

Dati generali

Nella prima scheda è obbligatorio inserire:

• il nome del template in italiano e in inglese;
• la categoria di appartenenza del template:
  • singolo;
  • con allegati;
  • allegato.

Inoltre, sono disponibili i seguenti checkbox facoltativi che permettono di automatizzare la gestione dei documenti GDPR:

• dichiara superati automaticamente documenti quando si attiva una nuova revisione;
• revoca automaticamente documenti quando un cambio mansione viene approvato.

Ruoli

Nella seconda scheda è possibile configurare i ruoli con diritto di pubblicazione e di consultazione di un tipo template GDPR.
Cliccando il comando verrà aperto un menu compatto di tutti i ruoli presenti nel sistema. In alternativa, è possibile:

• cercare un ruolo scrivendo nell'apposito campo a completamento automatico;
• con questo comando è possibile precompilare la lista di ruoli.

Infine, premere Ok.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

• per rimuovere i ruoli disabilitati;
• per svuotare l'elenco configurato;
• per rimuovere un singolo elemento.

Gestione dei permessi

Attraverso l'abbinamento di questi ruoli è possibile controllare i permessi dei template GDPR pubblicati. Il sistema non permette la gestione specifica dei permessi sul singolo template, ma eredita le regole definite nella tipologia a cui appartiene.