Gestione contratto

Direttore, Datore di lavoro, Responsabile HR, Gestione personale

Ruoli configurabili nei parametri di configurazione

Creazione

Per inserire un nuovo contratto ci sono due modalità diverse:

• nella pagina di gestione contratti, premere il comando nella barra di menu e selezionare il dipendente:

Personale > Contratti dipendenti > Gestione

oppure

• premere il comando direttamente nella cartella personale di un dipendente, nella sezione HR.

In entrambi i casi si aprirà la stessa pagina di dettaglio contratto. Una volta compilati tutti i campi richiesti, premere il comando Salva come bozza e il contratto passa in stato Bozza.

Dopodichè sarà possibile:

• fare altre modifiche al contratto e salvare con il comando Salva;
• eliminare il contratto con il comando Elimina;
• attivare il contratto con il comando Attiva.

Attivare un contratto

Un contratto può essere attivato:

• automaticamente: il sistema attiva il contratto una volta raggiunta la data di inizio contratto impostata;

oppure

• manualmente: premendo il comando Attiva.

Attivazione contratto

Il comando Attiva è disponibile solo se la data di inizio contratto è uguale alla data odierna o si riferisce a una data nel passato. Non è possibile attivare un contratto manualmente se la data di inizio è una data futura.

Quando si attiva un contratto manualmente, comparirà una finestra di conferma.

Finestra di conferma attivazione

Nella finestra di conferma è fondamentale prestare attenzione alla data di assunzione segnalata:

• se si sta inserendo un nuovo contratto per un neoassunto, si può mantenere la data di assunzione inserita nel dettaglio del contratto;
• se si sta inserendo un nuovo contratto per un dipendente già assunto (per esempio cambio da stage a determinato), è possibile impostare come data di assunzione la data storica di assunzione del dipendente piuttosto che la data del nuovo contratto che si sta inserendo.

La scelta della data storica di assunzione, piuttosto che di quella del nuovo contratto è arbitraria.

Data assunzione in anagrafica

La data che viene indicata come data di assunzione comparirà anche nella scheda dei dati generali della cartella personale del dipendente.

Periodo di prova

Se è stata impostata una data fine del periodo di prova, quando il contratto verrà attivato passerà in stato In prova. Anche in questo caso, l'attivazione può essere sia manuale che automatica, ma si verifica solo quando viene raggiunta la data di inizio contratto definita.

Durante il periodo di prova, quando vengono raggiunti i giorni di preavviso impostati, lo stato passa a In prova e viene inviato un promemoria di scadenza ai responsabili e alla lista di distribuzione configurata.
A questo punto, è possibile:

• terminare il contratto se il periodo di prova non è stato superato;
• oppure procedere con l’attivazione automatica del contratto effettivo in caso di esito positivo.

Gestione variazioni

Accedendo alla pagina di dettaglio di un contratto Attivo, oltre alle schede Dati generali e Allegati, sarà disponibile anche la scheda Variazioni.

Questa scheda permette di gestire tutte le modifiche contrattuali interne a uno stesso contratto come ad esempio un cambio di livello oppure un cambio di qualifica.
Per inserire una variazione, premere il comando ; verrà aperta una finestra di dettaglio della variazione, nella quale è obbligatorio indicare:

• data di variazione;
• tipo di variazione;
• tutti gli altri campi (qualifica, livello, smart working) verranno precompilati con i dati attuali del contratto, ma potranno essere modificati se necessario.

Dopo aver completato la compilazione, premere Ok per confermare l'inserimento della variazione.

Scadenze

Se è stata impostata una data fine del contratto, questo passerà prima in stato:

• In scadenza: quando vengono raggiunti i giorni di preavviso impostati;
• Scaduto:
  • quando il contratto raggiunge la sua data di fine
    oppure
  • se il dipendente risulta Cessato quando viene effettuata la sincronizzazione con il sistema HR (se è attivo il servizio di importazione tracciati).

Il passaggio dallo stato Attivo allo stato In scadenza e successivamente Scaduto avviene in automatico.

Terminare un contratto

A differenza delle scadenze, per terminare un contratto il comando è solo manuale. Premere il pulsante Termina e il contratto passa in stato Terminato.

I contratti in questo stato non sono più attivi, di conseguenza:

• se non viene inserito un nuovo contratto, il dipendente passa in stato Cessato;
• se invece viene inserito un nuovo contratto, il dipendente torna in stato In forza.

Riaprire un contratto terminato

Se un contratto è stato chiuso per errore, è possibile riaprirlo con il comando Riapri.
La riapertura rimette in circolo il contratto che, in base alle date impostate, passerà in stato:

• Attivo;
• In scadenza;
• Scaduto.

Disponibilità comando

Il comando è disponibile solo se non è stato ancora inserito un contratto successivo.

Manutenzione

Nel caso si vogliano effettuare delle modifiche su un contratto in stato Terminato è possibile farlo con il comando Correggi.
Premendo questo pulsante il contratto passerà in stato Manutenzione.

Corretto utilizzo

Il comando Correggi serve solo per correggere dati errati inseriti in un contratto in stato Terminato. Le modifiche in questo stato non vengono sincronizzate sul dipendente.