Gestione piano di azioni ¶

Capo turno, Responsabile area, Responsabile linea, Responsabile sicurezza, Addetto sicurezza, Responsabile ambiente, Addetto ambiente, Responsabile qualità, Tecnico qualità, Responsabile energia, Addetto energia

Azioni e piani

È importante specificare che non può esistere un'azione se questa non è abbinata a un piano di azioni e un piano di azioni esiste solo in correlazione a una pratica principale che lo supporta.

Creazione piano di azioni ¶

Un piano di azioni può essere creato:

in automatico alla creazione di un'indagine;
manualmente con il comando Crea Piano di azioni.

Obbligo piano di azione

Nelle pratiche relative a infortuni o incidenti è obbligatorio inserire un piano di azioni, che viene creato in automatico nel momento in cui si apre un'indagine. Nelle pratiche relative ad anomalie o non conformità è facoltativo.

Quando viene creato il piano di azioni è obbligatorio:

identificare gli utenti coinvolti nel processo;
inserire delle azioni nell'elenco relativo.

In questa fase è possibile rimuovere il piano di azioni con il comando Rimuovere il piano.

Il piano creato, anche se non sono ancora state inserite delle azioni, risulta in stato:

Bozza: se è collegato a un'indagine non ancora approvata;
Bozza: negli altri casi.

Inserimento azioni ¶

Premendo il comando è possibile iniziare a inserire delle azioni nel piano di azioni.

Per ogni azione inserita verrà aperta una finestra nella quale è necessario compilare tutti i dati obbligatori quali:

responsabile azione;
tipo di azione;
argomento delle azioni;
descrizione;
chiusura prevista.

Infine premere il comando Crea.

Anche l'azione ha un suo stato specifico, in questo caso sarà in stato Bozza

Approvazione piano ¶

Una volta che il proprietario del piano ha compilato il piano e le relative azioni in tutte le sue parti può richiedere una conferma al responsabile del piano con il comando Richiedi approvazione. Il piano di azioni passa in stato Da approvare.

Il responsabile del piano può:

approvare il piano con il comando Approva: il piano passa in stato In corso;
respingere il piano con il comando Respingi: il piano torna in stato Bozza e il proprietario deve ridefinirlo;
modificare le azioni inserite:
- eliminando quelle non ritenute necessarie;
- aggiungendone di nuove;
- modificando i dettagli di quelle inserite.

Piano in corso ¶

Quando il piano viene approvato, passa in stato In corso; le azioni al suo interno passano in automatico allo stato:

Aperta: fino al raggiungimento dei giorni di preavviso impostati;
Aperta: quando è stata raggiunta la data di chiusura prevista, ma l'azione non è ancora stata dichiarata chiusa.

Ogni azione inserita all'interno del piano va eseguita in ordine sequenziale in base alla data di chiusura prevista.

Chiusura azioni ¶

Per poter chiudere un'azione, il responsabile dell'azione, del piano o il verificatore del piano devono compilare i seguenti campi, dichiarando:

se l'azione è stata eseguita o non eseguita;
note relative all'azione.

Infine premere il comando Chiudi. L'azione passa in stato Chiusa.

Piano eseguito ¶

Quando tutte le azioni inserite in un piano vengono chiuse, il piano di azioni passa automaticamente in stato Eseguito.

Viene quindi coinvolta la figura del verificatore del piano che può:

dichiarare il piano efficace con il comando Efficace: il piano viene dichiarato Chiuso;
dichiarare il piano non efficace con il comando Non efficace: il piano torna in stato Bozza.

Chiuso ¶

Un piano di azioni in stato Chiuso può essere riaperto quando viene riaperta la pratica principale alla quale è collegato. In questo caso il piano torna in stato Eseguito.

Da questo stato è possibile far tornare il piano in stato Bozza premendo il comando Non efficace.

Riapertura azioni ¶

Quando un piano di azioni viene riaperto, anche le relative azioni vengono riaperte e tornano in stato Aperta.

Eliminazione azioni

Si può eliminare un'azione solo se il piano di azioni collegato non è mai stato approvato o risulta nello stato Da approvare. In caso contrario, se si vuole gestire un'azione non più necessaria, si consiglia di dichiararla Chiusa (Non eseguita). In questo modo si garantisce la tracciabilità del processo.