Workflow ¶

Le operazioni principali che riguardano una segnalazione sono le seguenti:

Segnalazione diretta ¶

Un segnalatore invia una segnalazione tramite la piattaforma di whistleblowing;
il comitato whistleblowing riceve una notifica della nuova segnalazione che sarà in stato Da assegnare;
viene assegnato un responsabile trattamento e la pratica passa in stato Da confermare;

Segnalazione recepita ¶

Un gestore whistleblowing registra una segnalazione ricevuta tramite altri canali (comunicazione orale / posta ordinaria, ecc);
il gestore whistleblowing che registra la segnalazione diventa in automatico il responsabile trattamento e la pratica passa in stato Da confermare;

Riassegna pratica

Se si vuole cambiare il responsabile trattamento è possibile farlo utilizzando il comando .

Una volta individuato il responsabile trattamento, sarà compito di quest'ultimo inviare un primo riscontro al segnalatore e confermare la ricezione della segnalazione entro 7 giorni, che passerà in stato Indagine in corso.

Indagine in corso ¶

A seconda del tipo di segnalazione, il responsabile trattamento può:

chiudere direttamente la pratica, inserendo delle note trattamento o delle attività eseguite. La pratica passa allo stato Chiusa ;
dichiarare la pratica non procedibile e lo stato passa a Non procedibile;
aprire un piano di azioni e assegnare le singole azioni a figure interne all'azienda. La pratica passa in stato Azioni in corso. Si apre qui il workflow del piano di azioni:
- una volta eseguite tutte le azioni e chiuso il piano di azioni, la pratica passa in automatico nello stato Azioni chiuse e sarà possibile chiuderla.

Log delle azioni / variazioni del workflow ¶

L'icona consente di visualizzare lo storico delle azioni eseguite su una pratica/processo.
Questa scheda è particolarmente utile perché, oltre a elencare le modifiche apportate, mostra il nome dell'utente che le ha effettuate, la data e l'ora e, se presente, la motivazione.

Si tratta di uno strumento essenziale per garantire la trasparenza del processo e facilitare un utilizzo condiviso e tracciato della piattaforma. È un elemento standard presente in ogni pratica/processo del sistema.

Di seguito è riportato il workflow di tutti le operazioni descritte nei paragrafi precedenti.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuova ¶

Lo stato iniziale della pratica. Un segnalatore può creare una nuova segnalazione e inviarla tramite portale OPPURE il comitato whistleblowing può inserire una segnalazione direttamente a sistema.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Invia

Crea una nuova segnalazione.

Permessi di esecuzione

Segnalatore

Stato successivo

Da assegnare

Notifica

TO: Gestore whistleblowing

Crea

Crea una nuova segnalazione.

Permessi di esecuzione

Gestore whistleblowing

Stato successivo

Da confermare

Notifica

TO: Responsabile trattamento
CC: Gestore whistleblowing

Da assegnare ¶

È obbligatorio individuare responsabile trattamento nel comitato whistleblowing che si occupi di gestire la segnalazione.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore whistleblowing

Comandi

Assegna

Assegna la segnalazione.

Permessi di esecuzione

Gestore whistleblowing

Stato successivo

Da confermare

Notifica

TO: Responsabile trattamento
CC: Gestore whistleblowing

Da confermare ¶

Il responsabile trattamento deve dare un primo riscontro e confermare la ricezione della segnalazione al segnalatore entro 7 giorni.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Responsabile trattamento

Comandi

Conferma ricezione

Conferma la ricezione della segnalazione.

Permessi di esecuzione: Responsabile trattamento
Stato successivo: Indagine in corso

Indagine in corso ¶

Il responsabile trattamento decide come gestire la segnalazione.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Responsabile trattamento

Comandi

Non procedibile

Dichiara la segnalazione non procedibile.

Permessi di esecuzione: Responsabile trattamento
Stato successivo: Non procedibile

Apri piano

Crea un piano di azioni da eseguire.

Permessi di esecuzione: Responsabile trattamento
Stato successivo: Azioni in corso

Chiudi

Chiude la segnalazione.

Permessi di esecuzione: Responsabile trattamento
Stato successivo: Chiusa

Non procedibile ¶

Indica che la segnalazione è stata dichiarata non procedibile, pertanto non sono richieste ulteriori azioni.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Gestore whistleblowing

Comandi

Riapri

Riapre la segnalazione.

Permessi di esecuzione: Gestore whistleblowing
Stato successivo: Indagine in corso

Azioni in corso ¶

Viene creato un piano di azioni da eseguire. Si apre il workflow del piano di azioni nel quale vengono individuati dei responsabili interni al sistema per ogni singola azione.

Colore

Giallo

Utenti coinvolti

Responsabile trattamento

Comandi

Azioni chiuse

Le azioni sono state chiuse.

Permessi di esecuzione

Responsabile trattamento

Stato successivo

Azioni chiuse

Notifica

TO: Responsabile trattamento
CC: Gestore whistleblowing

Azioni chiuse ¶

Il piano di azioni è stato chiuso.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Responsabile trattamento

Comandi

Chiudi

Chiude la segnalazione.

Permessi di esecuzione: Responsabile trattamento
Stato successivo: Chiusa

Riapri piano

Riapre il piano di azioni.

Permessi di esecuzione: Responsabile trattamento
Stato successivo: Azioni in corso

Chiusa ¶

Lo stato finale della pratica di segnalazione.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Gestore whistleblowing

Comandi

Riapri

Riapre la segnalazione.

Permessi di esecuzione

Gestore whistleblowing

Stato successivo

Azioni chiuse: Viene riaperto il piano di azioni.
Indagine in corso: Riparte l'indagine.