Consegna DPI

Gestore DPI

Direttore, Datore di lavoro, Responsabile linea, Responsabile area, Capo turno, Responsabile sicurezza, Addetto sicurezza, Addetto infermeria, Responsabile ambiente, Addetto ambiente, Responsabile formazione, , Richiedente omologazione prodotti chimici

In questa pagina viene spiegato il workflow di una consegna di un DPI.

Ci sono due modalità per consegnare un DPI:

• direttamente nella cartella personale nella scheda DPI > Consegne;

• oppure nella gestione riassuntiva di tutti i rapporti di consegna cliccando sul pulsante nella barra di menu superiore e selezionando poi il dipendente al quale verrà consegnato il DPI:
  DPI > Consegne

In entrambi i casi si aprirà la stessa pagina del Verbale di Consegna DPI suddivisa in quattro schede:

• dati generali;
• DPI;
• lista di distribuzione;
• allegati.

Dati generali

La prima scheda riguarda il dettaglio della consegna dei DPI e al suo interno viene specificato chi lo consegna, chi lo riceve, la data, l'ora e la motivazione di consegna differenziata tra:

• prima fornitura;
• rinnovo periodico;
• rinnovo straordinario.

DPI

Nella seconda scheda sono visualizzati tutti i DPI previsti per il singolo dipendente e la sua mansione.
È possibile selezionare tutti i DPI elencati o anche uno solo, inserendo la quantità e la data di scadenza (se stabilita) entro la quale il DPI va sostituito.

Lista di distribuzione

La lista di distribuzione permette di inserire un elenco di persone che verrano avvisate della consegna effettiva dei DPI in questione. Questa scheda è suddivisa in:

• una barra di ricerca superiore;
• diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

• posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
• utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
• gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
• posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

• per rimuovere gli utenti disabilitati;
• per svuotare l'elenco;
• per rimuovere gli utenti singolarmente;
• per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

Allegati

Nell'ultima scheda è possibile inserire e/o consultare tutti gli allegati relativi ai DPI consegnati nel dettaglio.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

• aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
• permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
• permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
• permette di aggiungere un link esterno;
• permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Report riassuntivo di tutte le consegne DPI

Premendo il pulsante presente nella barra di menù superiore, verrà generato un report in formato .XLSX che riassume tutte le consegne dei DPI comprensive di diverse informazioni quali: la data di consegna, il dipendente, la mansione alla quale è associato, la sua posizione struttura, i DPI consegnati, la motivazione della consegna, eventuali note e lo stato della pratica.
Questo report può essere utile per avere una panoramica generale di tutte le consegne in corso o per visualizzarle in modo selettivo, utilizzando i filtri disponibili. Per dei report più dettagliati sarà sufficiente consultare la voce di menù specifica dei report all'interno della quale sono presenti diverse viste utili per l'analisi e il controllo dei DPI.

Workflow

Il workflow di una consegna DPI è un processo relativamente semplice:

1. viene aperta una nuova pratica di consegna DPI;
2. si immettono i dati necessari (DPI da consegnare/consegnati, dipendente);
3. viene salvata la pratica che passa in stato Bozza;
4. una volta consegnati i DPI e caricato il documento di consegna firmato è possibile dichiarare il processo Chiuso.

Il documento di consegna può essere firmato e caricato in due modi

• nel primo caso basterà caricare la scansione del documento firmato in formato PDF. Selezionare il pulsante Chiudi e la pratica verrà chiusa;
• se è stata abilitata e configurata la firma grafometrica nei parametri di configurazione, è possibile generare e firmare il verbale di consegna tramite questa funzionalità. Premere il pulsante Firma e chiudi e, una volta acquisita la FEA(Firma Elettronica Avanzata) del dipendente, la pratica verrà chiusa in automatico.

Qui sotto è consultabile in maniera più dettagliata il workflow riferito a questo processo.

Log delle azioni / variazioni del workflow

L'icona consente di visualizzare lo storico delle azioni eseguite su una pratica/processo.
Questa scheda è particolarmente utile perché, oltre a elencare le modifiche apportate, mostra il nome dell'utente che le ha effettuate, la data e l'ora e, se presente, la motivazione.

Si tratta di uno strumento essenziale per garantire la trasparenza del processo e facilitare un utilizzo condiviso e tracciato della piattaforma. È un elemento standard presente in ogni pratica/processo del sistema.

Workflow grafico

Nuovo

Lo stato iniziale della pratica. Un utente con i permessi opportuni può creare la pratica diventandone il proprietario.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Crea

Crea una nuova consegna di un DPI.

Permessi di esecuzione

Gestore DPI

Stato successivo

Bozza

Bozza

La consegna DPI è in corso, in attesa della chiusura ed è possibile inserire e modificare le informazioni.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Salva

Salva le modifiche effettuate.

Permessi di esecuzione

Gestore DPI

Stato successivo

Bozza

Notifica

• TO: Proprietario

Chiudi

Dopo che il dipendente ha firmato il report di consegna ed è stato caricato il file in formato .pdf sul portale, si può chiudere la pratica.

Permessi di esecuzione

Gestore DPI

Stato successivo

Chiusa

Notifica

• TO: Lista di distribuzione preconfigurata

Firma e chiudi

Dopo che il dipendente ha firmato il report di consegna con firma digitale, la pratica viene chiusa in automatico.

Permessi di esecuzione

Gestore DPI

Stato successivo

Chiusa

Notifica

• TO: Lista di distribuzione preconfigurata

Chiusa

La consegna DPI è confermata.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Se ci si accorge di un errore, è possibile riaprire la pratica.

Permessi di esecuzione

Gestore DPI

Stato successivo

Bozza