Richiesta documentale ¶

Il flusso di richiesta documentale è il secondo processo fondamentale di questo modulo. La richiesta permette di definire il personale, le macchine/attrezzature che avranno accesso ad una sede/cantiere di una determinata area di lavoro.

Indice richieste ¶

Fornitori > Richieste documentazione > Richieste

Gestore fornitori

Questo indice riassume tutti i fornitori che hanno compilato o stanno compilando e completando il processo di richiesta documentale.
La pagina è suddivisa in:

periodo temporale: dal - al;
numero di ordine (se è stato associato alla richiesta);
fornitore: campo a completamento automatico;
committente: azienda per la quale il fornitore è impiegato per quella richiesta;
area di lavoro / cantiere;
tipologia di richiesta (tra quelle definite);
stato:
- Bozza: il processo di richiesta documentale è stato iniziato dal gestore fornitori;
- Da compilare: il fornitore riceve la richiesta e inizia a compilarla;
- Da verificare: il fornitore ultima il caricamento di tutti i dati e documenti obbligatori e il processo passa in carico al gestore fornitori;
- In attesa di DUVRI integrativo: tutti i documenti sono stati verificati dal gestore fornitori che richiede la redazione di un DUVRI integrativo;
- Approvato: il processo è stato ultimato dal gestore fornitori e risulta correttamente in corso;
- Concluso: la richiesta è stata conclusa manualmente oppure ha raggiunto la sua data di fine.

È possibile avviare una richiesta in due modi:

tramite il comando presente nella barra superiore del menu Richieste: sarà visualizzato un pop-up nel quale è obbligatorio specificare il fornitore al quale è legata la richiesta;
direttamente nella scheda di dettaglio di un fornitore col comando nella scheda Richieste.

In entrambi i casi verrà aperta la stessa pagina di dettaglio richiesta documentazione.

Dettaglio richiesta ¶

La pagina di dettaglio richiesta documentazione è composta dalle seguenti schede:

dati generali;
attività;
tipi documenti richiesti;
allegati;
conferma finale.

Dati generali ¶

Nella prima pagina è obbligatorio inserire i seguenti dati:

area di lavoro/cantiere;
tipo di richiesta;
periodo di tempo: dal - al.

In questa scheda è possibile modificare alcuni dati come:

committente della richiesta (tra le aziende del vostro gruppo);
sede legale e/o operativa del fornitore;

Una volta inseriti tutti i dati necessari, premere il comando Avanti per andare avanti col processo.

Attività ¶

Nella seconda scheda è obbligatorio descrivere le attività che il fornitore effettuerà presso le sedi del committente.

Inserire una descrizione nel campo a testo libero e aggiungere le attività specifiche nell'elenco inferiore con il comando . È obbligatorio specificare la tipologia di attività e l'area alla quale si riferisce.

Se si vuole eliminare un'attività inserita, premere il comando .

Una volta inseriti tutti i dati necessari, premere il comando Avanti per andare avanti col processo.

Tipi documenti richiesti ¶

Nella terza scheda è possibile gestire tutti i documenti legati alla tipologia di richiesta documentale selezionata.

A differenza del processo di pre-qualifica, durante il processo di una richiesta documentale è possibile:

rimuovere un documento ritenuto non necessario per quella richiesta specifica con il comando ;
aggiungere un documento ritenuto necessario per quella richiesta specifica compilando il campo a completamento automatico relativo ai tipi di documento;
definire un documento come facoltativo utilizzando il checkbox presente nella colonna relativa.

Una volta inseriti tutti i dati necessari, premere il comando Avanti per andare avanti col processo.

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati, il gestore fornitori può caricare dei documenti extra che però non vengono controllati dal sistema.

Se durante la configurazione dei tipi richiesta documentale è stato flaggato il checkbox relativo al report interno firmato e il fornitore ha ultimato il processo della richiesta caricando il report, l'allegato si trova in questa scheda.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Conferma ¶

Nella scheda relativa alla conferma è possibile inviare la richiesta di documentazione al fornitore con l'apposito comando Invia la richiesta al fornitore. Premere il comando e il fornitore riceverà la notifica della richiesta avviata.

In alternativa è possibile:

Elimina: cancellare la richiesta documentale;
Invia: inviare la richiesta anche tramite il comando inferiore.

Workflow ¶

Le operazioni principali che riguardano il processo di una richiesta documentale sono le seguenti:

Bozza ¶

Quando un gestore fornitore inserire una nuova richiesta di documentazione, questa è in stato Bozza fino al momento dell'invio al fornitore.

Da compilare ¶

La richiesta di documentazione passa in stato Da compilare nel momento in cui la riceve un fornitore che dovrà compilarla in tutte le sue parti obbligatorie.

Una volta inseriti tutti i documenti richiesti e compilate tutte le schede necessarie, il fornitore può richiedere l'approvazione. La richiesta passa quindi in stato Da verificare.

Da verificare ¶

Il gestore fornitori riceve una notifica quando il fornitore richiede l'approvazione della richiesta compilata.

È responsabilità del gestore fornitori controllare che la richiesta documentale sia compilata correttamente in tutte le sue parti.

Riaprendo la pagina di dettaglio della richiesta precedentemente compilata, saranno visibili diverse nuove pagine a seconda delle informazioni che sono state impostate a livello di configurazione.

Le nuove schede disponibili sono le seguenti:

fonti di rischio;
DPI;
riferimenti;
subfornitori;
macchine;
personale;
documenti;
informative.

Fonti di rischio ¶

Nella scheda relativa alle fonti di rischio è presente una checklist suddivisa nei seguenti gruppi:

agenti biologici;
agenti chimici;
agenti fisici;
ambiente di lavoro;
elettricità;
macchine/attrezzature.

Ogni gruppo è composto da diverse fonti di rischio in base alle attività svolte. Una voce flaggata rappresenta una fonte di rischio introdotta dal fornitore che avrà compilato un campo note relativo alle misure di sicurezza visualizzabile cliccando l'icona .

Sia le fonti di rischio che le misure di sicurezza sono configurabili nei seguenti menu di configurazione:

Amministrazione > Classificazione > Fattori e fonti di rischio e Misure di sicurezza

DPI ¶

Nella scheda relativa ai DPI sono riassunti tutti i DPI che il fornitore ha indicato come necessari in base ai rischi che introduce durante il periodo della richiesta. Bisognerà fornire questi DPI ai propri dipendenti per proteggersi dai rischi introdotti dal fornitore.

Riferimenti ¶

Nella scheda relativa ai riferimenti è indicato (se inserito) tutto il personale di riferimento del fornitore:

datore di lavoro (obbligatorio);
RSPP;
RLS;
medico del lavoro;
capocantiere e il suo numero di telefono;
preposto e il suo numero di telefono;
descrizione dell'organizzazione del servizio di primo soccorso e antincendio.

Subfornitori ¶

Nella scheda dei subfornitori è possibile vedere eventuali subfornitori inseriti dal fornitore. Per avere più informazioni sul subfornitore inserito, premere sopra un elemento e si verrà reindirizzati alla sua pagina dettaglio.

Gestione subfornitori

Durante la registrazione di un fornitore, questi può indicare l'uso dei subappalti. Se il fornitore però si dimentica questo passaggio, il gestore fornitori può abilitarlo al subappalto entrando nel suo dettaglio e premendo il comando Abilita subappalti.

Macchine ¶

Nella scheda relativa alle macchine è possibile vedere eventuali macchine inserite dal fornitore. Per avere più informazioni sulla macchina inserita, premere sopra un elemento e si verrà reindirizzati alla sua pagina dettaglio.

Personale ¶

Nella scheda relativa al personale è possibile vedere tutte le persone inserite dal fornitore. Per avere più informazioni sul personale inserito, premere sopra un elemento e si verrà reindirizzati alla sua pagina dettaglio.

Documenti ¶

Nella scheda relativa ai documenti sono riassunti tutti i documenti caricati dal fornitore. I documenti sono raggruppati in macrocartelle suddivise in base all'oggetto al quale fanno riferimento:

fornitore;
persona;
macchina;
richiesta.

I comandi presenti in questa pagina sono i seguenti:

Report firmato per scaricare il report riassuntivo relativo alla richiesta firmato dal fornitore;
per aggiornare l'elenco e visualizzare le modifiche effettuate;
per scaricare i documenti in formato .PDF: è possibile decidere se scaricare solo le revisioni correnti o tutte le revisioni.

In questa pagina, il gestore fornitori dovrà verificare tutta la documentazione caricata dal fornitore.

I comandi presenti per ogni riga relativa alla tipologia documento sono i seguenti:

permette di visualizzare eventuali note inserite nel dettaglio di una tipologia di documento;
permette di approvare il documento;
permette di visualizzare o stampare il report relativo al documento:
- comando per visualizzare il documento;
- comando per scaricare il documento.

Informative ¶

Nella scheda relativa alle informative è possibile vedere le informative fornite al fornitore durante il processo di richiesta documentale e la loro eventuale presa presa visione.

In attesa di DUVRI ¶

Una volta che il gestore fornitori ha approvato tutti i documenti inseriti dal fornitore, prima di approvare la richiesta può richiedere la redazione di un DUVRI integrativo. La pratica passa in stato In attesa di DUVRI integrativo e saranno coinvolti tutti i gestori fornitori che dovranno compilare il DUVRI, allegarlo nella scheda DUVRI integrativo e salvarlo con il comando Salva DUVRI integrativo.

Una volta salvato, la richiesta passerà in automatico allo stato Approvato.

Approvato ¶

Se non viene richiesto il DUVRI integrativo, una volta che il gestore fornitori ha approvato tutti i documenti inseriti dal fornitore, può approvare la richiesta compilata che passerà in stato Approvata.
Da questo stato il fornitore può:

scaricare il report firmato dal fornitore con il comando Report firmato;
far tornare la richiesta in Bozza con il comando Torna a bozza;
far tornare la richiesta in Da compilare con il comando Torna a Da verificare;
dichiarare la richiesta Conclusa con il comando Concludi;
prorogare la richiesta con il comando Proroga.

Conclusa ¶

Una richiesta può raggiungere lo stato Conclusa:

manualmente, cliccando sul comando Concludi;
automaticamente, al raggiungimento della data di fine del periodo di tempo impostato.

Dallo stato Conclusa è possibile riaprire la richiesta con i seguenti due comandi:

Proroga: verrà aperto un pop-up nel quale è obbligatorio indicare la nuova data di fine richiesta e la motivazione della proroga;
Riapri: verrà aperto un pop-up di conferma nel quale è obbligatorio indicare una motivazione della riapertura della pratica.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale del processo. Un gestore fornitori crea una nuova richiesta associata a un fornitore.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Avanti

Il gestore fornitori crea la nuova richiesta di documentazione.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Bozza

Bozza ¶

Il gestore fornitore personalizza la richiesta con tutti i documenti che il fornitore dovrà caricare.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Invia richiesta

Il gestore fornitori invia la richiesta da compilare al fornitore.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Da compilare

Notifica

TO: Gestore fornitori

Da compilare ¶

La richiesta di documentazione è in carico al fornitore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Fornitore

Comandi

Richiedi approvazione

Il fornitore richiede l'approvazione della richiesta che ha compilato

Permessi di esecuzione

Fornitore

Stato successivo

Da verificare

Notifica

TO: Gestore fornitori

Riapri

La richiesta di documentazione viene riaperta per modificare dei dettagli.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Bozza

Da verificare ¶

La richiesta di documentazione compilata è in carico al gestore fornitori che deve verificare i dati compilati e i documenti caricati.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Rifiuta

Il gestore fornitori respinge la richiesta compilata dal fornitore.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Da compilare

Notifica

TO: Fornitore

Torna a bozza

Il gestore fornitori riporta la pratica in stato bozza per effettuare delle modifiche

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Fornitore

Approva

Il gestore fornitori approva la richiesta compilata dal fornitore.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

In attesa di DUVRI: È stata richiesta la compilazione di un DUVRI integrativo da parte dei gestori fornitori.
Approvato: La richiesta documentale viene approvata e il processo si chiude.

In attesa di DUVRI ¶

È stata richiesta la compilazione di un DUVRI integrativo da parte dei gestori fornitori.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori

Comandi

Approva

Viene allegato il DUVRI integrativo compilato.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato

Torna a Da verificare

La pratica viene riportata allo stato precedente ed elimina la necessità di caricare un DUVRI integrativo

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Da verificare

Approvato ¶

La richiesta di documentazione è stata approvata.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Torna a Da verificare

La pratica viene viene riportata allo stato pre-approvazione.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Da verificare

Torna a bozza

La pratica viene riportata allo stato iniziale per effettuare delle modifiche.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Bozza

Proroga

La pratica viene prorogata.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato

Concludi

La pratica viene chiusa.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Conclusa

Conclusa ¶

La richiesta di documentazione è stata dichiarata chiusa e non è più valida.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

La pratica conclusa viene riaperta

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato

Proroga

La pratica conclusa viene prorogata e torna a essere valida

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori
Stato successivo: Approvato