Dettaglio documento ¶

Configurabili nel menu di amministrazione

La pagina di dettaglio di un documento è suddivisa in 9 diverse schede:

dati generali;
editor (se è stata selezionata la modalità utilizza editor interno)
pubblicazione;
mansioni;
firme (se viene richiesto il ciclo firme);
documenti collegati;
lista di distribuzione;
lista di distribuzione secondaria;
allegati.

Dati generali ¶

In questa prima scheda è obbligatorio inserire tutti i seguenti dati:

tipo di documento;
ambito;
titolo;
numero;
revisione;
data di revisione (precompilata con la data di apertura del documento, ma modificabile);
modalità: allega file esterno oppure utilizza editor interno.

Oltre ai dati obbligatori sopracitati, ci sono dei campi facoltativi:

gruppo: per associare al documento le etichette create in precedenza;
codice video Vimeo: è possibile collegare un video caricato su Vimeo.

Ultimo, è disponibile il checkbox Salta ciclo di firme relativo al processo delle firme.

Tipo documento

Se viene selezionato un documento collegato a una persona saranno visualizzati tre nuovi campi:

un campo a completamento automatico nel quale cercare il dipendente al quale fa riferimento il documento;
un checkbox che permette l'invio di una notifica alla casella personale del dipendente, nella quale viene avvisato del nuovo documento;
un checkbox relativo all'uso della firma grafometrica, se flaggato è obbligatorio inserire un template dinamico per poter firmare il documento digitalmente.

Modalità documento

È possibile sia allegare un file esterno che utilizzare l'editor interno tramite la selezione del campo Modalità:

se si decide di allegare un file esterno, comparirà il campo nome file nel quale è obbligatorio allegare un file;
se invece si decide di utilizzare l'editor interno, una volta salvato il documento come Bozza sarà disponibile una nuova scheda Editor nella quale è possibile configurare titolo, contenuti e immagini del documento

Editor ¶

Se nella modalità del documento è stato selezionato utilizza editor interno verrà visualizzata la scheda Editor.

All'interno di questa scheda è possibile creare uno scheletro del proprio documento suddiviso in:

argomenti;
blocchi di testo;
contenuti;
immagini.

I comandi disponibili in questa scheda sono i seguenti:

per aggiungere un nuovo argomento;
per aggiungere un blocco di testo all'interno di un argomento;
e per spostare un argomento o blocco di testo all'interno della struttura;
per eliminare un argomento o blocco di testo.

Prima di pubblicare un documento, è necessario specificare la posizione struttura sotto la quale inserirlo.
Questo passaggio è fondamentale in quanto determina la visibilità del documento stesso e quindi la possibilità di consultazione secondo i permessi definiti nella tipologia abbinata al documento.

Una volta individuata una, o più, posizioni struttura, è possibile inserire in automatico tutte le mansioni sotto quel nodo organizzativo per le quali è obbligatoria la condivisione del documento. Utilizzare il comando .

Se si vuole rendere quel documento visibile a tutti, indifferentemente dalla posizione organizzativa, spuntare il checkbox Consultabile da tutti gli utenti senza restrizioni di organigramma. In questo modo il documento sarà pubblico e verrà visualizzato anche nel menu di ricerca documenti.

Documenti pubblici

Azionando questo flag si disattiva il controllo dei permessi definiti a livello di tipologia e della posizione struttura della pubblicazione. Si consiglia di utilizzarlo esclusivamente per i documenti di dominio pubblico.

Altri campi disponibili in questa scheda sono:

la data di pubblicazione;
la data di scadenza: disponibile solo se è stato flaggato il checkbox relativo nella configurazione della tipologia documento;
campo note libero.

Data di pubblicazione

La data di pubblicazione di un documento non può essere impostata su una data futura. Deve corrispondere o alla data odierna, oppure a una data nel passato. È comunque possibile lasciare questo campo vuoto che verrà automaticamente compilato dal sistema nel momento in cui entrerà in vigore.

Informative ¶

Gestione fornitori

Se è attiva la licenza relativa alla gestione fornitori, in questa scheda verrà visualizzato un ulteriore checkbox "Presentato ai fornitori in sede di richiesta?". Se flaggato, il documento che si sta pubblicando verrà presentato al fornitore in fase di richiesta.

Mansioni ¶

In questa scheda è possibile selezionare l'elenco delle mansioni per le quali il documento diventa un requisito obbligatorio che necessita di un'attività specifica di formazione/condivisione dei contenuti raccolti.

Cliccare l'icona e selezionare la mansione dal menu compatto della struttura e mansioni oppure cercare la mansione nell'apposito campo a completamento automatico tramite:

mansione;
gruppo di mansioni;
gruppo omogeneo;
posizione organizzativa.

I comandi disponibili in questa scheda sono i seguenti:

per aggiungere tutti gli utenti con quelle mansioni alla lista di distribuzione;
per rimuovere le mansioni disabilitate;
per svuotare la lista.

Firme - Ciclo di approvazione ¶

Il processo delle firme è un elemento utile per semplificare il ciclo di approvazione dei documenti. Il sistema permette di identificare le persone coinvolte nel flusso approvativo del documento coordinando il workflow del processo e raccogliendo l'approvazione in modo elettronico. Le figure coinvolte sono le seguenti:

preparatori: chi prepara il documento;
verificatori: chi verifica il documento in tutte le sue parti;
approvatori: chi dà l'approvazione finale alla pubblicazione del documento.

All'interno della scheda firme, è possibile assegnare uno o più utenti a ciascuna di queste figure. Inoltre, uno stesso utente può ricoprire tutti e tre i ruoli.
È possibile selezionare gli utenti cliccando l'icona e navigando nel menu compatto dell'organigramma dell'azienda oppure scrivendo nell'apposito campo a completamento automatico, cercando per:

utente;
gruppo di utenti;
posizione organizzativa.

Una volta selezionato, l’utente comparirà all’interno di un blocco informativo che riporta nome, cognome e mansione principale. Se necessario, è possibile specificare un titolo diverso per la firma, indicando con quale qualifica l’utente sta firmando il documento.

Quando il processo di firme viene avviato, sotto al nome dell’utente appare la dicitura "In attesa di conferma", indicando che la richiesta di approvazione del documento è stata inviata tramite notifica email ed è in attesa di approvazione.

Gestione documenti storici

Se si stanno inserendo dei documenti storici, già approvati, è consigliabile spuntare sempre la casella "Salta ciclo di firme".

Per maggiori dettagli sul processo di firme, si rimanda alla sezione dedicata al workflow del documento.

Stampa firme ¶

Softcare HSE offre la possibilità di includere le firme elettroniche delle tre figure coinvolte direttamente nel documento pubblicato solo se il formato è .PDF. Questa opzione può essere configurata attraverso un menu a tendina presente nella parte inferiore della scheda firme.

Le firme possono essere inserite in diversi modi, a seconda delle necessità:

nessuna firma: il documento viene pubblicato senza alcun riferimento alle firme;
nuova pagina all’inizio: le firme vengono aggiunte in una pagina dedicata all’inizio del documento;
nuova pagina in fondo: le firme vengono raccolte in una pagina supplementare alla fine del documento;
sovrastampa: le firme vengono integrate direttamente in una pagina del documento.

Se si sceglie di includere le firme, vengono attivate ulteriori opzioni di configurazione per personalizzarne l’aspetto e la posizione. Il sistema selezionerà automaticamente un template per l’inserimento delle firme, mentre l’utente potrà specificare:

la distanza dal bordo inferiore e dal lato sinistro della pagina;
la pagina su cui posizionare le firme.

Sono disponibili anche alcune opzioni aggiuntive, selezionabili tramite checkbox:

aggiungere un bordo attorno alla tabella delle firme;
includere l’elenco delle revisioni alla fine del documento;
mostrare la data e l’ora della firma elettronica.

Documenti collegati ¶

Durante la pubblicazione di un documento, Softcare HSE consente di collegarlo ad altri file presenti nel sistema attraverso la scheda documenti collegati.

In questa sezione, è possibile selezionare uno o più documenti e associarli a quello in fase di pubblicazione. Questa funzionalità permette di creare collegamenti diretti tra file correlati, come una procedura e i suoi allegati, migliorando l’organizzazione e la consultazione della documentazione aziendale.
È possibile collegare documenti sia in stato Approvato che in stato Bozza.

Per associare un documento, cercarlo per nome e/o tipo documento con l'apposito campo a completamento automatico.
Una volta associato un documento è possibile:

consultarlo e scaricarlo;
rimuovere il collegamento con il documento;
eliminare tutti gli elementi associati a quel documento svuotando la lista.

Lista di distribuzione ¶

A differenza di altri processi presenti in Softcare HSE, la pubblicazione di un documento prevede due liste di distribuzione, una primaria e una secondaria. Nella lista di distribuzione primaria è possibile indicare tutti gli utenti che dovranno obbligatoriamente confermare la presa visione del documento condiviso. Questi utenti riceveranno una notifica nel momento in cui viene pubblicato il documento.

È possibile selezionare gli utenti cliccando l'icona e navigando nel menu compatto dell'organigramma dell'azienda oppure scrivendo nell'apposito campo a completamento automatico, filtrando per:

utente;
gruppo di utenti;
posizione organizzativa.

Altri comandi disponibili sono:

per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per inserire in automatico tutti gli utenti con le mansioni indicate nella scheda mansioni per i quali è obbligatoria la condivisione del documento;
per generare un report in formato .XLSX di tutti gli utenti presenti nella lista di distribuzione. Nel report viene specificato se la lettura del documento è stata confermata o meno.

Lista di distribuzione secondaria ¶

La lista di distribuzione secondaria funziona come una normale lista di distribuzione. In questo caso, le notifiche ricevute dagli utenti non chiedono la conferma lettura del documento.

Allegati ¶

Nell'ultima scheda sono riassunti tutti i file collegati al documento che si sta pubblicando.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Allegati multipli

Si consiglia di pubblicare sempre i documenti in formato .PDF. Inoltre, è buona prassi allegare anche la versione in .DOCX come punto di partenza per un'eventuale revisione di quel documento.