Configurazione iniziale ¶

Amministratore

Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.

Parametri di configurazione ¶

Amministrazione > Configura > Sistema > Parametri di configurazione

Ci sono due sezioni relative ai fornitori che devono essere configurate:

gestione fornitori;
portale fornitori.

Gestione fornitori ¶

Le voci configurabili nella prima sezione sono le seguenti:

modalità flusso autorizzazione/pre-qualifica fornitore;
parametri di generazione dei codici QR dipendente fornitore;
abilita l'integrazione con il sistema ERP per le anagrafiche fornitori;
aziende per cui un fornitore può essere autorizzato.

Modalità flusso autorizzazione /pre-qualifica fornitore ¶

Ci sono tre modalità distinte per la gestione della pre-qualifica di un fornitore:

semplificato: modalità più semplice e immediata, non prevede il processo di pre-qualifica;
senza contratto (default): modalità completa che prevede il processo di pre-qualifica, ma che non richiede il caricamento di un contratto formale;
completo: modalità più dettagliata e completa che prevede il processo di pre-qualifica e obbliga l'associazione con un contratto/ordine.

Parametri di generazione codici QR ¶

Questo parametro serve per impostare le regole per la generazione dei codici QR che vengono utilizzati dai dipendenti dei fornitori per identificarsi quando entrano in uno stabilimento.
I parametri sono tre:

livello di correzione errori: a scelta tra L (low), M (medium), Q (quality), H (high);
pixel per modulo: è possibile impostare un numero che rappresenta la densità dei pixel per modulo;
dimensione stampa per lista: è possibile impostare una dimensione in cm per la stampa.

I valori di default di questo parametro sono Q, 10, 2,3cm.

Abilita integrazione ERP ¶

Attraverso questo parametro è possibile collegare Softcare HSE con il sistema ERP in uso. In questo modo, le informazioni relative alle anagrafiche fornitori salvate nel proprio sistema ERP verranno sincronizzate automaticamente con Softcare HSE, garantendo dati aggiornati e coerenti.

Integrazione con ERP

Per l'integrazione col proprio sistema ERP Softcare HSE prevede la possibilità di ricevere periodicamente l'aggiornamento dei files relativi alle anagrafiche dei fornitori ed alle anagrafiche degli ordini fornitori tramite invio SFTP. Per la specifica tecnica dei tracciati dei files da produrre, consultare le regole per l'impostazione dei tracciati.

Aziende per cui abilitare autorizzazioni ¶

Questa voce permette di attivare la funzione del portale fornitori per le aziende del proprio gruppo gestite nel tenant condiviso. Il fornitore dovrà essere autorizzato in maniera distinta per ogni singola azienda selezionata.

Portale fornitori ¶

Le voci configurabili nella seconda sezione sono le seguenti:

considera attivi solo i fornitori con richieste di documentazione in corso;
permetti ad una richiesta documentazione fornitore di procedere anche in presenza di documenti mancanti o scaduti (sconsigliato);
ruoli / figure da notificare all'approvazione di una richiesta fornitore / integrazione a richiesta;
permettere l'avvio di una richiesta documentazione da parte del relativo fornitore (sconsigliato);
ruoli / figure da notificare alla conclusione del periodo di validità di una richiesta fornitore;
richiedi di collegare una richiesta documentazione ad un ordine nel sistema ERP.

Fornitori attivi se richiesta in corso ¶

Questa opzione consente di considerare come Attivi solo i fornitori che hanno richieste di documentazione in corso. In questo modo, si evita di dover gestire fornitori che non sono attualmente coinvolti in alcun processo di richiesta documentale.
In particolare, se si flagga questo parametro, i fornitori senza richieste in corso non riceveranno alcuna notifica delle scadenze dei documenti; i documenti passeranno direttamente nello stato Archiviato.

Riattivazione fornitori

Se si inserisce una nuova richiesta per un fornitore che in precedenza non era attivo, i documenti che erano passati in automatico in stato Archiviato verranno riattivati e il fornitore riceverà una notifica di tutti i documenti in stato Scaduto.

Ordine sistema ERP ¶

Questo parametro determina se è obbligatorio o meno il collegamento con un ordine nel sistema ERP.
Se si rende il collegamento non obbligatorio, è comunque possibile collegare l'ordine ERP se disponibile.

Dopo aver personalizzato i parametri di configurazione, è necessario configurare alcune voci specifiche relative ai documenti.

Tipologie documento ¶

Amministrazione > Fornitori > Tipologie documento

In questa sezione è possibile configurare le tipologie di documento che si andranno a gestire/richiedere. I documenti che andranno configurati in questa sezione si riconducono a queste quattro categorie principali:

1) Fornitore: sono tutti quei documenti che si collegano alla ragione sociale del fornitore quali ad esempio visura camerale, DURC, polizza RCT/RCO, ecc.
2) Persona: sono tutti quei documenti che si collegano a un dipendente del fornitore quali ad esempio UNILAV, idoneità sanitaria, attestati di formazione, ecc.
3) Macchina: sono tutti quei documenti che si collegano a una macchina/attrezzatura/veicolo del fornitore quali ad esempio marchiatura CE, verbale di collaudo, revisione periodica, ecc.
4) Richiesta: sono tutti quei documenti che non si riconducono alle tre categorie precedenti, ma sono necessari nell'ambito specifico della richiesta documentale quali ad esempio POS, DUVRI, modulistica specifica del committente, ecc.

La pagina è suddivisa in:

barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di documento specifico;
relativo a: permette di filtrare le tipologie documento in base all'oggetto con il quale sono collegate (fornitore, persona, richiesta o macchina);
ambito: permette di filtrare per ambito del tipo documento;
abilitato: menu a tendina per visualizzare i documenti abilitati o non abilitati;
Reimposta filtro : per azzerare i filtri impostati;
Cerca : permette di cercare tra le tipologie di documento create;
permette di sincronizzare la lista delle tipologie di documenti nel caso non fosse aggiornata correttamente.

Altri comandi disponibili sono:

per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio tipologia documento ¶

Per creare una nuova tipologia di documento fornitore premere il comando .
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la pagina di dettaglio della tipologia documento fornitore suddivisa in quattro schede:

dati generali;
dettagli;
scadenza;
allegati.

Compilare tutte le sezioni necessarie e infine premere Ok per salvare la nuova tipologia creata o le modifiche effettuate.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è necessario inserire:

nome della tipologia documento in italiano e in inglese (obbligatorio);
istruzioni: campo dove è possibile inserire delle indicazioni per la compilazione dei documenti, che saranno visibili ai fornitori nel portale;
note: campo dove è possibile inserire delle indicazioni/reminder per i gestori fornitori, utili durante il controllo dei documenti. Questo campo è visualizzabile solo nell'ambiente interno.

Dettagli ¶

Nella seconda scheda è obbligatorio:

associare un ambito alla tipologia del documento;
identificare l'oggetto al quale è collegata la tipologia del documento: fornitore, persona, richiesta o macchina.

Se un documento è relativo a una persona compariranno due nuovi checkbox:

abilitazione: se il documento si riferisce a un'abilitazione specifica da richiedere solo a un numero limitato di persone come preposto, addetto primo soccorso, PES/PAV, ecc.
richiesto per lavoratore extracomunitario: se flaggato il documento verrà richiesto solo ai lavoratori extracomunitari.

Se si stanno gestendo dei modelli aziendali specifici, è possibile allegare un modello che verrà presentato al fornitore. È consigliabile caricare un modello in formato .DOCX che il fornitore potrà scaricare, compilare e riallegare obbligatoriamente in formato .PDF.

Ultimo, sono presenti due checkbox relativi a:

permetti allegati extra: selezionando questo checkbox, il fornitore avrà la possibilità di allegare documenti extra oltre al documento richiesto. Questi allegati extra non vengono controllati dal sistema, è quindi una funzione molto particolare che normalmente non viene utilizzata;
includi storico revisioni: abilitando questo checkbox si richiede al fornitore di caricare il percorso completo (prima emissione e successivi rinnovi) della formazione relativa all'abilitazione/qualifica. In fase di estrazione/download dei documenti raccolti, il sistema genera un PDF unico con la stampa unione di tutte le revisioni caricate.

Scadenza ¶

Se la tipologia di documento ha una data di scadenza, spuntare il checkbox presente in questa scheda. Successivamente è necessario impostare:

la validità del documento in giorni o mesi;
i giorni di reminder entro i quali avvisare di una scadenza;
data scadenza variabile: questo checkbox permette di modificare la data di scadenza che il sistema calcola in automatico, per tutti quei documenti particolari in cui la regola standard potrebbe essere disattesa, come ad esempio:
- la carta d'identità: questo documento infatti vale 10 anni, ma scade a seconda del compleanno del singolo individuo;
- la polizza assicurativa: documento che ha scadenza variabile (trimestrale, semestrale, annuale) a seconda del fornitore.

Il reminder della scadenza viene inviato solo ai fornitori, ma è possibile includere anche ruoli interni al sistema da notificare. Per aggiungere dei ruoli, è possibile navigare nel menu compatto tramite icona e selezionarlo, oppure digitare nel campo a completamento automatico.

Allegati ¶

Nell'ultima scheda sono riassunti tutti gli allegati relativi alla tipologia del documento che si sta creando, in particolare viene visualizzato il modello se è stato caricato.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Richieste associate ¶

Per ogni tipologia di documento fornitore creata sarà disponibile la colonna richieste nella quale è presente il badge che identifica il numero totale di richieste con le quali è attualmente collegata una tipologia di documento fornitore.
Premendo il comando verrà aperta una nuova pagina relativa a tutte le richieste associate, suddivisa in:

campo a completamento automatico relativo alla tipologia del documento fornitore;
elenco delle richieste.

Tutte le richieste sono suddivise in un elenco con i seguenti dati:

un collegamento diretto alla richiesta;
un collegamento diretto al fornitore;
area di lavoro/committente;
tipo di richiesta (tra quelle configurate);
periodo di tempo: dal - al;
stato della richiesta;
checkbox che indica se una richiesta è collegata alla tipologia di documento fornitore selezionata;
checkbox che indica se una tipologia di documento è facoltativa per la richiesta a cui è associata.

Modifica associazioni ¶

Spuntanto il checkbox presente nella colonna richieste si può aggiungere o rimuovere un'associazione tra tipologia documento e richiesta. Se si vuole rendere un documento facoltativo per una richiesta collegata, è sufficiente spuntare il checkbox relativo.

È sempre obbligatorio indicare una motivazione per ogni modifica effettuata. Infine premere Salva.

Tipologie fornitore ¶

Amministrazione > Fornitori > Tipologie fornitore

Questa pagina consente di configurare le diverse tipologie di fornitori che saranno gestite nel portale. È una sezione fondamentale, poiché rappresenta la prima configurazione che i fornitori incontreranno al momento dell'iscrizione. Le tipologie definite in questa pagina saranno quelle disponibili per la scelta dei fornitori durante la registrazione.

Processo di pre-qualifica

Questa funzione consente di definire profili di fornitori diversi attraverso la definizione dei requisiti documentali da richiedere durante il primo processo di pre-qualifica del fornitore.

La pagina è suddivisa in:

barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di fornitore specifico;
documenti richiesti: menu a tendina nel quale è possibile selezionare tra le tipologie di documenti create;
abilitato: menu a tendina per visualizzare le tipologie fornitore abilitate o disabilitate;
Reimposta filtro per azzerare i filtri impostati;
Cerca permette di cercare tra le tipologie di fornitore create;
permette di sincronizzare la lista delle tipologie fornitore nel caso non fosse aggiornata correttamente.

Altri comandi disponibili sono:

per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio tipologia fornitore ¶

Per creare una nuova tipologia di fornitore premere il comando .
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la pagina di dettaglio della tipologia fornitore suddivisa in due schede:

dati generali;
documenti richiesti.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio inserire il nome del tipo fornitore (profilo) in italiano e in inglese. Inoltre, è possibile identificare un numero minimo e massimo di personale richiesto per il processo di pre-qualifica.

Pre-qualifica e personale

Le tipologie di documenti che si possono inserire come richieste documentali durante il processo di pre-qualifica sono solo quelle relative al fornitore o al personale; i documenti relativi a macchine o richieste sono specifici di una richiesta.
Si consiglia comunque di non includere richieste documentali per il personale durante la prequalifica, così da mantenere il processo più leggero.

Documenti richiesti ¶

La seconda scheda è fondamentale; in questa scheda infatti è possibile identificare tutte le tipologie di documenti che si andranno a richiedere a un fornitore durante il processo di pre-qualifica. Per inserire una tipologia di documento sarà necessario compilare il campo relativo ai documenti e selezionarlo.
Una volta inserita una tipologia di documento è possibile:

rendere quel documento facoltativo, spuntando il checkbox relativo;
se è un documento di tipo personale, relativo a un'abilitazione, è possibile identificare il numero minimo di persone che dovranno avere quell'abilitazione.

Se si vuole eliminare un documento inserito premere . Per salvare le modifiche effettuate premere Ok.

Tipi richiesta documentale ¶

Amministrazione > Fornitori > Tipi richiesta doc.

Questa pagina consente di configurare le diverse tipologie di richieste documentali che saranno gestite nel portale. È una sezione fondamentale, poiché rappresenta la configurazione del secondo processo di qualifica dei fornitori.

I comandi disponibili sono:

permette di sincronizzare la lista delle richieste documentali nel caso non fosse aggiornata correttamente;
per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio richiesta documentazione ¶

Per creare una nuova tipologia di richiesta documentazione premere il comando .
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la pagina di dettaglio della tipologia richiesta suddivisa in due schede:

dati generali;
documenti richiesti.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio inserire il nome del tipo di richiesta in italiano e in inglese.

Successivamente è possibile:

collegare la richiesta a specifiche aree di lavoro / cantiere con il menu a tendina; in fase di inserimento di una richiesta documentale verranno proposte solo i tipi di richiesta abilitati alla specifica area di lavoro/cantiere;
abilitare (attraverso l'utilizzo dei checkbox) tutte le informazioni che si vogliono richiedere durante il processo della richiesta documentale.

Le funzioni disponibili sono le seguenti:

descrizione attività svolte: il committente dovrà dettagliare la natura delle attività che il fornitore svolgerà ai fini dell'individuazione dei rischi interferenziali da esse introdotti;
DUVRI semplificato:
- aree: il fornitore dovrà descrivere nello specifico in quali aree/reparti si svolgeranno i lavori;
- fonti di rischio: per ognuna delle attività indicate, sarà necessario individuare tutte le possibili fonti di rischio da esse introdotte. Per configurare le fonti di rischio da proporre vedere la relativa configurazione.

Misure di sicurezza preventive

Se vengono individuate delle possibili fonti di rischio, verrà richiesto anche di descrivere le misure di sicurezza che verranno messe in atto per ridurre, contenere e controllare il rischio individuato come l'utilizzo di specifici DPI.

DPI: il fornitore è invitato ad individuare i DPI necessari al personale del committente a fronte dei rischi da lui introdotti per lo svolgimento delle attività appaltate;
macchine: il fornitore dovrà inserire eventuali macchine/attrezzature che saranno introdotte nella sede del committente;
informative: verranno presentate le informative da condividere con il fornitore. Il sistema permette di scaricare/leggere questi documenti e il fornitore dovrà dichiarare la presa visione per poter completare il processo della richiesta;
report richiesta firmato: se selezionato, il fornitore dovrà scaricare il report riassuntivo del tipo di richiesta documentale che ha compilato, firmarlo e riallegarlo. Questa funzione è da attivare se è attiva la sezione delle informative.

Informative

È possibile presentare un'informativa sia durante il processo di registrazione al portale (come un'informativa relativa alla privacy) che durante il processo di richiesta documentale (informative o documenti più specifici relativi a una determinata area di lavoro).
Nel primo caso, le informative vanno gestite attraverso il menu informative pubbliche.
Nel secondo caso, è necessario avere attiva la licenza del modulo Documenti. All'interno di questo modulo si dovrà prima creare una tipologia relativa alle informative. Successivamente, quando viene creato un documento di quella tipologia, è necessario selezionare il checkbox "Presentato ai fornitori in sede di richiesta?" presente nella scheda pubblicazione di un documento, approvare e infine pubblicare il documento. In questo modo il documento in questione verrà presentato a un fornitore contestualmente alla compilazione di una richiesta documentale.

Ognuno di questi checkbox, se attivato, aggiungerà una scheda da compilare nel processo di richiesta documentale.

Documenti richiesti ¶

Nella seconda scheda è possibile identificare tutte le tipologie di documenti che si andranno a richiedere a un fornitore durante il processo di richiesta documentale. In questa sezione consigliamo di gestire i documenti relativi a persone, macchine/attrezzature e quelli specifici della richiesta/appalto.
Per inserire una tipologia di documento sarà necessario compilare il campo relativo ai documenti e selezionarlo.
Una volta inserita una tipologia di documento è possibile:

rendere quel documento facoltativo, spuntando il checkbox relativo;
se è un documento di tipo personale, relativo a un'abilitazione, è possibile identificare il numero minimo di persone che dovranno avere quell'abilitazione.

Se si vuole eliminare un documento inserito premere . Per salvare le modifiche effettuate premere Ok.

Tipologie attività ¶

Amministrazione > Fornitori > Tipologie attività

In questa pagina è possibile definire le diverse tipologie di attività svolte da un fornitore. Per inserire una nuova tipologia di attività premere il comando .
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la pagina di dettaglio della tipologia attività nella quale è obbligatorio identificare un nome in italiano e in inglese. Infine premere Ok per salvare la nuova tipologia o le modifiche effettuate.

Alcuni esempi di tipi attività potrebbero essere:

attività in subappalto;
attività in titolo;
servizi ausiliari (trasporto/noleggio attrezzature);
ecc.

Aree di lavoro / cantiere ¶

Amministrazione > Fornitori > Aree di lavoro / Cantieri

In questa pagina è possibile definire tutte le aree di lavoro/cantiere per le quali un fornitore può essere autorizzato.

I comandi disponibili sono:

permette di sincronizzare la lista delle aree di lavoro nel caso non fosse aggiornata correttamente;
per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio area di lavoro ¶

Per inserire una nuova area di lavoro premere il comando .
Per modificare un'area già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio nella quale è obbligatorio identificare:

una posizione struttura;
nome in italiano e in inglese;
tipo di richiesta con la quale associare l'area di lavoro.

Oltre ai campi obbligatori, sono presenti alcuni campi facoltativi relativi a:

unità locale: è possibile identificare una o più unità locali alle quali è associata l'area di lavoro;
indirizzo: inserire l'indirizzo dell'unità locale;
note: note libere riguardo a quell'area di lavoro.

Infine premere Ok per salvare la nuova area di lavoro o le modifiche effettuate.

Campi extra personale ¶

Amministrazione > Fornitori > Campi extra personale

In questa pagina è possibile gestire dei campi extra personale da richiedere nella scheda di anagrafica del personale.

I comandi disponibili sono:

permette di sincronizzare la lista dei campi extra nel caso non fosse aggiornata correttamente;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Alcuni esempi d'utilizzo per questi campi potrebbero essere: indirizzo di residenza, numero di telefono, email, ecc.

Dettaglio campo extra personale ¶

Per inserire un nuovo campo extra personale premere il comando .
Per modificare un campo già creato, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio nella quale è obbligatorio identificare:

nome in italiano e in inglese;
tipologia di dato: a scelta fra testo libero, numero intero, numero decimale o data.

Inoltre, utilizzando il è possibile rendere un campo obbligatorio o lasciarlo facoltativo.

Macchine ¶

Amministrazione > Fornitori > Macchine

Nel menu relativo alle macchine è possibile gestire tutte le informazioni che si andranno a richiedere relative alle macchine/attrezzature/veicoli e la relativa documentazione ai fini dell'accesso negli stabilimenti.

Tipi macchina ¶

Amministrazione > Fornitori > Macchine > Tipi macchina

Nel primo sottomenu è possibile definire tutte le tipologie di macchine fornitore. La pagina è suddivisa in:

barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di macchina specifica;
documenti richiesti: menu a tendina nel quale è possibile selezionare tra tutte le tipologie di documenti create;
abilitato: menu a tendina per visualizzare i documenti abilitati o non abilitati;
Reimposta filtro : per azzerare i filtri impostati;
Cerca : permette di cercare tra le tipologie di documento create;
permette di sincronizzare la lista delle tipologie macchine nel caso non fosse aggiornata correttamente.

Altri comandi disponibili sono:

per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio tipologia macchina ¶

Per creare una nuova tipologia di macchina fornitore premere il comando .
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio suddivisa in due schede:

dati generali;
documenti richiesti.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio inserire il nome del tipo macchina in italiano e in inglese. Inoltre, è possibile collegare, se definiti, dei campi personalizzati per la tipologia di macchina.

Documenti richiesti ¶

Nella seconda scheda è possibile identificare tutte le tipologie di documenti che si andranno a richiedere a un fornitore se inserisce quella tipologia di macchina in una richiesta. Per inserire una tipologia di documento sarà necessario compilare il campo relativo ai documenti e selezionarlo.
Una volta inserita una tipologia di documento è possibile:

rendere quel documento facoltativo, spuntando il checkbox relativo;
se è un documento di tipo personale, relativo a un'abilitazione, è possibile identificare il numero minimo di persone che dovranno avere quell'abilitazione.

Se si vuole eliminare un documento inserito premere . Per salvare le modifiche effettuate premere Ok.

Tipi proprietà macchina ¶

Amministrazione > Fornitori > Macchine > Tipi proprietà macchina

Nel secondo sottomenu è possibile definire i diversi tipi di proprietà di una macchina.
I comandi disponibili sono:

permette di sincronizzare la lista nel caso non fosse aggiornata correttamente;
per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio tipo proprietà macchina ¶

Per creare una nuova tipologia di proprietà macchina fornitore premere il comando .
Per modificare una tipologia già creata, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio suddivisa in due schede:

dati generali;
documenti richiesti.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio inserire il nome del tipo proprietà macchina in italiano e in inglese.

Documenti richiesti ¶

Nella seconda scheda è possibile identificare tutte le tipologie di documenti che si andranno a richiedere a un fornitore se inserisce una macchina di quel tipo di proprietà in una richiesta. Per inserire una tipologia di documento sarà necessario compilare il campo relativo ai documenti e selezionarlo.
Una volta inserita una tipologia di documento è possibile:

rendere quel documento facoltativo, spuntando il checkbox relativo;
se è un documento di tipo personale, relativo a un'abilitazione, è possibile identificare il numero minimo di persone che dovranno avere quell'abilitazione.

Se si vuole eliminare un documento inserito premere . Per salvare le modifiche effettuate premere Ok.

Campi extra macchine ¶

Amministrazione > Fornitori > Macchine > Campi extra macchine

Nel terzo sottomenu relativo alle macchine è possibile gestire dei campi extra da richiedere nella scheda di anagrafica di una macchina.

I comandi disponibili sono:

permette di sincronizzare la lista nel caso non fosse aggiornata correttamente;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio campo extra macchina ¶

Per inserire un nuovo campo extra macchina premere il comando .
Per modificare un campo già creato, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio nella quale è necessario identificare:

nome in italiano e in inglese;
tipologia di macchina: a scelta fra quelle precedentemente configurate;.
tipologia di dato: a scelta fra testo libero, numero intero, numero decimale o data

Inoltre, utilizzando il è possibile rendere un campo obbligatorio o lasciarlo facoltativo. Infine premere Ok per salvare il nuovo campo extra creato o le modifiche effettuate.

Informative pubbliche ¶

Amministrazione > Fornitori > Informative pubbliche

Nella pagina relativa alle informative pubbliche è possibile gestire tutte le informative da presentare ai fornitori durante la registrazione al portale.

La pagina è suddivisa in:

barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di informativa specifica;
posizione struttura: permette di cercare le tipologie posizionate in determinati nodi organizzativi;
abilitato: menu a tendina per visualizzare i documenti abilitati o non abilitati;
Reimposta filtro : per azzerare i filtri impostati;
Cerca : permette di cercare tra le tipologie di documento create;
permette di sincronizzare la lista nel caso non fosse aggiornata correttamente.

Altri comandi disponibili sono:

per duplicare un elemento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio informativa pubblica ¶

Per creare una nuova informativa pubblica premere il comando .
Per modificare un elemento già creato, cliccare sulla sua riga.
In entrambi i casi verrà aperta la sua pagina di dettaglio suddivisa in due schede:

dati generali;
allegati.

Compilare tutte le sezioni necessarie e infine premere Ok per salvare la nuova informativa creata o le modifiche effettuate.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio inserire:

nome dell'informativa in italiano e in inglese;
lingua dell'informativa: almeno una a scelta tra italiano o inglese;
ambito: selezionabile dal menu a tendina;
posizione struttura sotto la quale posizionare il documento;
data di revisione dell'informativa.

Posizione struttura

La posizione struttura sotto la quale si posiziona un'informativa è fondamentale in quanto, a seconda dell'area di lavoro selezionata (corrispondente a un nodo della struttura aziendale), saranno presentate solo i documenti relativi a quella posizione.

Altri campi disponibili e facoltativi sono:

il numero della revisione;
il checkbox consenso obbligatorio: se spuntato rende obbligatoria la presa visione dell'informativa e blocca il processo di prequalifica se il fornitore non prende visione del documento.

Allegati ¶

Nella seconda scheda è possibile allegare il documento relativo all'informativa.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.