Configurazione iniziale ¶

Amministratore

Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.

Parametri di configurazione ¶

Amministrazione > Configura > Sistema > Parametri di configurazione

Entrando in questo menu e aprendo la sezione relativa al modulo documenti, sono disponibili diverse voci da configurare:

insieme all'e-mail di benvenuto, invia all'utente un sollecito di lettura dei documenti obbligatori per la sua mansione;
abilita la firma grafometrica dei documenti personali;
mostra link a matrice condivisione nelle e-mail di notifica dei documenti;
tipo di documento che identifica la descrizione mansione (è possibile lasciare l'impostazione di default);
tipo di documento che identifica l'analisi dei rischi per la mansione (è possibile lasciare l'impostazione di default).

Dopo aver personalizzato i parametri di configurazione, è necessario configurare alcune voci specifiche relative ai documenti.

Nature documento ¶

Amministrazione > Pratiche > Documenti > Nature documento

In questa pagina è possibile configurare le nature dei documenti, ovvero i macrogruppi di appartenenza. Di default sono presenti le seguenti voci:

manuale - policy;
procedure;
istruzioni operative;
moduli - registri.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Tipologie di documento ¶

Amministrazione > Pratiche > Documenti > Tipi di documento

Il catalogo delle tipologie documenti disponibili viene definito in questa pagina. La configurazione di questo catalogo è fondamentale per organizzare la documentazione da gestire e definire le autorizzazioni di pubblicazione e consultazione da concedere agli utenti che utilizzeranno il modulo.

La pagina è suddivisa in:

barra di ricerca: posizionata in alto, permette di cercare rapidamente una tipologia di documento specifico;
cliccando su quest'icona, si apre un menu compatto che mostra il catalogo delle tipologie di documenti definiti;
permette di visualizzare solo le tipologie di documenti abilitati (se selezionato) oppure anche quelli disabilitati (quando non selezionato);
permette di scaricare un file di riepilogo in formato .XLSX di tutte le tipologie di documento definite con i ruoli abilitati alla pubblicazione e/o alla consultazione;
permette di scaricare/esportare un file in formato .XLSX relativo al dettaglio delle tipologie di documenti e dei loro contenitori;
permette di sincronizzare la lista delle tipologie di documenti nel caso non fosse aggiornata correttamente;
permette di aggiungere nuove cartelle o contenitori per organizzare meglio le tipologie di documenti.

Sotto la barra di ricerca, è presente una lista di macrocartelle che organizzano le tipologie di documenti in categorie specifiche. La lista di partenza è vuota e va configurata.

Ogni elemento di questa lista dispone di comandi specifici per gestire e modificare i contenuti.
Per le cartelle, sono disponibili i seguenti comandi:

permette di creare e/o aggiungere un contenitore a una cartella;
permette di aggiungere un nuovo corso all'interno della cartella.

Inoltre, ci sono comandi che si applicano sia alle cartelle che alle tipologie di documenti:

permette di modificare i dettagli della cartella o della tipologia;
permette di disabilitare o riabilitare una tipologia;
permette di eliminare una cartella o una tipologia.

Dettaglio contenitore tipologie documenti ¶

Quando si crea un nuovo contenitore tipologie documenti è obbligatorio prima inserire il nome in italiano e in inglese.
Se si vuole inserire il nuovo contenitore in un'altra macrocartella, è possibile navigare nel menu compatto tramite icona e selezionarlo oppure digitare nel campo a completamento automatico. Infine, premere Ok.

Dettaglio tipologia documento ¶

Quando si crea un nuovo tipo documento, si aprirà la sua pagina di dettaglio suddivisa in tre schede.

Dati generali ¶

Nella prima scheda relativa ai dati generali è obbligatorio inserire i seguenti dati:

nome (in italiano e inglese);
ambito (selezionabile nel menu a tendina);
natura del documento.

Sono poi presenti diversi campi facoltativi:

precompila titolo: se flaggato, durante la creazione di un nuovo documento, il titolo verrà precompilato con quello della tipologia documento che sarà comunque modificabile;
icona: per abbinare un'icona specifica a quella tipologia di documento, molto utile per identificare abilitazioni particolari come le nomine (primo soccorso, antincendio, ecc.);
collegato a una persona: se flaggato, il documento sarà di tipo personale;
con data di scadenza: se flaggato, bisogna impostare i giorni di preavviso entro i quali ricevere la notifica della scadenza. Inoltre, durante la creazione di un nuovo documento, la data di scadenza sarà obbligatoria;
vuoi utilizzare il report interno?: se flaggato, comparirà un nuovo campo all'interno del quale è obbligatorio selezionare il template customizzato che si vuole utilizzare.

Report interno

Permette di scrivere direttamente con un editor semplificato il documento da pubblicare organizzandolo in argomenti e paragrafi. Può essere utilizzato per la redazione di istruzioni operative molto semplici per le quali il sistema produrrà in automatico il documento in versione .PDF garantendo il medesimo layout.

Ruoli ¶

Nella seconda scheda è possibile configurare i ruoli con diritto di pubblicazione e di consultazione di un documento. Cliccando su verrà aperto un menu compatto di tutti i ruoli presenti nel sistema. In alternativa, è possibile:

cercare un ruolo scrivendo nell'apposito campo a completamento automatico;
con questo comando è possibile precompilare la lista di ruoli in base all'ambito della tipologia documento.

Infine, premere Ok.

Gestione dei permessi

Attraverso l'abbinamento di questi ruoli è possibile controllare i permessi dei documenti pubblicati. Il sistema non permette la gestione specifica dei permessi sul singolo documento, ma eredita le regole definite nella tipologia a cui appartiene.

Allegati ¶

Nell'ultima scheda sono riassunti tutti gli allegati relativi alla tipologia del documento che si sta creando.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Gruppi / etichette ¶

Amministrazione > Pratiche > Documenti > Gruppi documenti

In questa pagina è possibile configurare dei gruppi documenti / etichette per rendere la ricerca di un documento più veloce; è una modalità per "taggare" il documento che si sta pubblicando secondo le voci definite in questa lista. Un documento può essere "taggato" con più etichette.
È possibile per esempio definire le varie certificazioni o altri documenti aziendali raggruppabili come:

ISO 9001;
ISO 45001;
ISO 27001;
DUVRI.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Se si vuole modificare un elemento già inserito, cliccare sulla sua riga.
Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.