Gestione documenti

Ruoli configurabili nei parametri di configurazione

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Nuovo

Ci sono diverse modalità per creare un nuovo documento:

• direttamente dalla pagina di gestione documenti tramite il pulsante nella barra di menu superiore Pratiche > Documenti > Gestione

• nel menu specifico Pratiche > Documenti > Nuovo

• se si tratta di un documento personale è possibile crearlo anche direttamente nella cartella personale di una persona, nella scheda Documenti e Riunioni > Documenti personali.

Documenti personali

Creando un nuovo documento personale direttamente nella cartella di una persona, la tipologia di documento selezionabile è limitata solo a quelli collegati a una persona. Inoltre, alcuni campi come il dipendente e la sua posizione struttura saranno precompilati.

Bozza

Dopo aver creato un nuovo documento e inserito tutti i dati richiesti, premere il comando Salva come bozza e il documento passerà in stato Bozza. Saranno disponibili i seguenti nuovi comandi:

• Duplica: permette di creare un nuovo documento simile a quello già esistente, senza reimmettere tutti i dati;
• Condividi link: permette di generare un link di condivisione del documento;
• Report: permette di visualizzare il documento o di scaricarlo;
• Elimina: permette di eliminare il documento (solo se è in stato Bozza);
• Salva: per salvare le modifiche effettuate.

Condividi link

Premendo il comando Condividi link verrà aperta una scheda nella quale sono presenti uno o più link di condivisione.
Se sono presenti più revisioni di un documento, Softcare HSE genera due link separati, uno per l'ultima revisione approvata e uno per la revisione attualmente visualizzata nel browser.

Approvazione

Un documento può essere dichiarato Approvato:

• automaticamente: quando viene concluso il ciclo firme;
• manualmente: premendo il comando Approva.

Una volta che il documento risulta Approvato saranno disponibili i seguenti nuovi comandi:

• Torna a bozza: riporta il documento allo stato Bozza;
• Riapri: il documento passa in Manutenzione ed è possibile modificare alcuni dati del documento, senza perdere i dati già salvati;
• Superato: dichiara il documento Superato e non più valido;
• Aggiungi revisione: permette di aggiungere una nuova revisione di quel documento;
• Reinva: reinvia la notifica di richiesta conferma lettura solo agli utenti inseriti nella lista di distribuzione principale che non hanno ancora dato conferma.

Torna a bozza

Se si riporta un documento Approvato allo stato Bozza comparirà una finestra di conferma nella quale si viene avvisati che verranno eliminati eventuali cicli di firme conclusi, firme grafometriche effettuate, tutte le conferme di lettura degli utenti nella lista di distribuzione.
Se presente una revisione precedente Superata, questa verrà rimessa in vigore.

Riapri

Il comando Riapri non è disponibile nei documenti personali in stato Approvato nei quali è stata registrata una firma grafometrica.

Per avere una panoramica completa dell'utilizzo di questi comandi, fare riferimento alla pagina del workflow.

Revisioni

Quando un documento necessita di un aggiornamento, è possibile creare una nuova revisione cliccando sul pulsante Aggiungi revisione.

Questa operazione genera una copia del documento esistente, mantenendo tutti i dati precedenti. L'utente dovrà quindi solo allegare il nuovo file aggiornato e, se necessario, modificare i campi pertinenti.

Una volta che la nuova revisione viene approvata, il documento precedente viene automaticamente archiviato con lo stato Superato, garantendo così la tracciabilità delle versioni e assicurando che sia sempre disponibile l’ultima versione valida del documento.

Inoltre, quando un documento diventa Superato il sistema tiene tracciata la data di fine validità del documento che viene utilizzata per il report di ricerca storica.

Le revisioni di un documento sono sempre accessibili direttamente dal dettaglio del documento, tramite il pannello Revisioni situato in alto a destra, accanto allo stato del documento.

Cliccando su Revisioni, si apre un pannello che mostra lo storico delle versioni precedenti, con informazioni come:

• ID con link diretto alla revisione;
• data di revisione;
• numero di revisione;
• stato.

Accanto al pannello Revisioni, è presente anche l'icona . Se cliccata, questa permette di ottenere il link diretto all'ultima revisione disponibile del documento.