Gestione documenti ¶

Fornitori > Documenti

Gestore fornitori

Fornitori (sola lettura), Addetto Acquisti, Contabile

La sezione documenti permette di controllare lo stato di tutta la documentazione caricata sul portale.

È possibile filtrare la ricerca con i seguenti filtri:

relativo a: fornitore, persona, macchina o richiesta;
tipologia di documento;
ambito del documento;
fornitore: campo a completamento automatico;
area di lavoro/cantiere;
valido fino al: data;
stato del documento.

Dopo aver impostato i filtri desiderati premere Cerca.

Documenti mancanti

I documenti che risultano Mancanti non sono visualizzati in questa pagina.

Per ogni documento dell'elenco è possibile:

visualizzare il documento;
scaricare il documento.

Cliccando sulla singola riga del documento si verrà reindirizzati al suo dettaglio.

Dettaglio documento ¶

La pagina di dettaglio di un documento è composta dalle seguenti schede:

dati generali;
revisioni;
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda sono riassunti tutti i dati relativi al documento:

nome;
data;
tipologia di documento;
a quale fornitore è collegato;
eventuali istruzioni o note;
documento stesso.

È possibile scaricare il documento con il comando Scarica.

Se il documento è in stato Bozza è possibile sostituirlo con il comando .

Revisioni ¶

Nella seconda scheda sono elencate tutte le revisioni per quel tipo di documento. Per ogni revisione è disponibile il comando .

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati sono presenti tutti gli allegati extra caricati dal fornitore.

Validità di un documento ¶

La validità di un documento è determinabile dal colore dell'etichetta ad esso associata:

Verde: il documento è stato approvato ed è in corso di validità;
Giallo: il documento deve ancora essere convalidato;
Rosso: il documento è mancante o non valido e ne deve essere caricata una nuova versione;
Grigio: il documento è stato archiviato e non è più valido.

Workflow ¶

Le operazioni principali che riguardano un documento sono le seguenti:

Quando un fornitore inserisce un nuovo documento, questo passa in stato Bozza e rimane in questo stato fino a quando il fornitore non conclude il processo di autorizzazione o richiesta documentale al quale il documento appartiene.

Da verificare ¶

Una volta che il fornitore ha caricato tutti i documenti richiesti, può richiedere l'approvazione al gestore fornitori con il comando Richiedi approvazione. I documenti passano in stato Da verificare.

Rifiutato ¶

Se un gestore fornitori rifiuta un documento con il comando Respingi, questo passa in stato Rifiutato. Il fornitore riceve una notifica e deve caricare una nuova revisione del documento cliccando sul comando Aggiungi revisione.

Valido ¶

Se un gestore fornitori approva un documento, questo passa in stato Valido e non ci sono ulteriori azioni da eseguire.

In scadenza ¶

Un documento passa automaticamente in stato In scadenza quando vengono raggiunti i giorni di preavviso impostati prima della sua scadenza.

Scaduto ¶

Un documento passa automaticamente in stato Scaduto quando raggiunge la data di scadenza impostata.

Archiviato ¶

Un documento può essere dichiarato Archiviato con il comando Archivia da uno qualsiasi dei seguenti stati:

Bozza
Valido
In scadenza
Scaduto

Un documento Archiviato può sempre essere riaperto con il comando Riapri. Una volta riaperto, torna nello stato nel quale si trovava prima di essere archiviato.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale del documento. Un fornitore inserisce il documento richiesto.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Gestore fornitori, Fornitore

Comandi

Salva come bozza

Salva la pratica nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Bozza

Bozza ¶

Il documento è stata creato, ma deve ancora essere approvato.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori, Fornitore

Comandi

Approva

Il fornitore richiede l'approvazione del documento.

Permessi di esecuzione: Fornitore
Stato successivo: Da verificare

Archivia

Il documento viene archiviato perché non necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Archiviato

Da verificare ¶

Il documento deve essere verificato dal gestore fornitori.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori.

Comandi

Approva

Il documento viene approvato dal gestore fornitori.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Valido: Il documento inserito è stato approvato e risulta valido
In scadenza: Il documento inserito è stato approvato, ma risulta in scadenza
Scaduto: Il documento inserito è stato approvato, ma risulta scaduto

Notifica

TO: Gestore fornitori

Rifiuta

Il documento viene respinto.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Rifiutato

Notifica

TO: Fornitore

Rifiutato ¶

Il documento è stato respinto dal gestore fornitori.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Gestore fornitori, Fornitore

Comandi

Aggiungi Revisione

Viene caricato un nuovo documento.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Bozza

Archivia

Il documento viene archiviato perché non necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Archiviato

Valido ¶

Il documento è stato approvato ed è valido.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Torna a bozza

Il documento viene riportato in bozza per modificare alcuni dati.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Bozza

Aggiungi Revisione

Viene caricato un nuovo documento.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Bozza

Rifiuta

Il documento viene respinto.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori

Stato successivo

Rifiutato

Notifica

TO: Fornitore

In scadenza

Il documento ha raggiunto i giorni di preavviso impostati.

Permessi di esecuzione

Automatico

Stato successivo

In scadenza

Notifica

TO: Fornitore

Scadi

Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista.

Permessi di esecuzione: Automatico
Stato successivo: Scaduto

Archivia

Il documento viene archiviato perché non necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Archiviato

In scadenza ¶

Automatico

Colore

Giallo

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Scadi

Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista.

Permessi di esecuzione

Automatico

Stato successivo

Scaduto

Notifica

TO: Fornitore

Aggiungi Revisione

Viene caricato un nuovo documento.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Bozza

Archivia

Il documento viene archiviato perché non necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Archiviato

Scaduto ¶

Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Aggiungi Revisione

Viene caricato un nuovo documento.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Bozza

Archivia

Il documento viene archiviato perché non necessario.

Permessi di esecuzione: Gestore fornitori, Fornitore
Stato successivo: Archiviato

Archiviato ¶

Il documento viene archiviato perché non necessario.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Il documento viene ripristinato e torna nello stato in cui si trovava prima di essere archiviato. È obbligatorio indicare una motivazione del comando.

Permessi di esecuzione

Gestore fornitori, Fornitore

Stato successivo

Valido: Il documento torna a essere valido
In scadenza: Il documento rientra nei giorni di preavviso impostati
Scaduto: Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista
Da verificare: Il documento deve essere verificato dal gestore fornitori
Rifiutato: Il documento è stato rifiutato
Bozza: Il documento deve essere ultimato e inviato