Workflow di una scadenza ¶

Descrizione workflow ¶

In questa pagina viene spiegato il workflow di una scadenza entrando nel dettaglio dei processi coinvolti.

Creazione e attivazione di una scadenza ¶

Si crea una nuova scadenza;
si inseriscono i dati obbligatori tra cui fondamentali i responsabili, il tipo di frequenza e la sua periodicità;
per attivare la pratica ci sono due modalità:
- la pratica può essere attivata subito dopo la sua creazione con il pulsante Attiva ;
- oppure è possibile fare Salva come bozza , la scadenza passa in stato Bozza e in seguito premere il pulsante Attiva;
una volta attivata, la pratica assume in automatico lo stato Sotto controllo.

Controllo delle verifiche ¶

Se la verifica salvata risulta superata e i giorni di preavviso impostati sono stati raggiunti, il sistema sposta in automatico l'elemento nello stato Da verificare e manda una notifica ai reponsabili;
se si vuole anticipare la verifica, è sufficiente premere il pulsante Da verificare e la pratica passerà nello stato Da verificare;
quando la scadenza ha lo stato Da verificare (anche in giallo), la scheda relativa alla verifica corrente sarà modificabile;
per inserire una nuova verifica è sufficiente indicare la data effettiva di verifica e cliccare sul comando in basso Verificato;
se invece si vuole annullare una verifica in corso basterà premere il comando Annulla verifica in basso.

Annullare una verifica

Il comando Annulla verifica è disponibile solo quando lo stato della pratica è Da verificare, perché questo stato indica una verifica anticipata ancora modificabile.
Se si vuole annullare una verifica dallo stato Da verificare è sufficiente modificare la data programmata indicando nelle note la motivazione e la scadenza passerà in stato Da verificare e si potrà annullare la verifica.

Gestione eccezioni ¶

Nel caso in cui una scadenza risulti Da verificare ma la verifica venga posticipitata, modificare la data programmata indicando nelle note la motivazione e la pratica passerà in stato Da verificare.

Archiviazione di una scadenza ¶

Per archiviare una scadenza ci sono due procedure:
- nel dettaglio di una scadenza premere il pulsante Archivia;
- oppure quando la scadenza è di tipo one-shot, l'elemento passa in automatico in stato Archiviato;
da questo stato la scadenza può essere riaperta e torna in stato Bozza.

Log delle azioni / variazioni del workflow ¶

L'icona consente di visualizzare lo storico delle azioni eseguite su una pratica/processo.
Questa scheda è particolarmente utile perché, oltre a elencare le modifiche apportate, mostra il nome dell'utente che le ha effettuate, la data e l'ora e, se presente, la motivazione.

Si tratta di uno strumento essenziale per garantire la trasparenza del processo e facilitare un utilizzo condiviso e tracciato della piattaforma. È un elemento standard presente in ogni pratica/processo del sistema.

Workflow grafico ¶

Workflow scadenza

Nuovo ¶

Lo stato iniziale della pratica. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare la pratica diventandone il proprietario.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Salva come bozza

Salva la pratica nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione

Ruoli abilitati alla creazione per lo specifico tipo di scadenza scelto.

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Responsabili designati

Attiva

Attiva la pratica mettendola sotto controllo.

Permessi di esecuzione

Ruoli abilitati alla creazione per lo specifico tipo scadenza scelto.

Stato successivo

Sotto controllo

Notifica

TO: Lista distribuzione
CC: Responsabili designati

Bozza ¶

La scadenza è stata creata, ma è ancora in fase di compilazione e pertanto non è ancora in vigore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Attiva

Attiva la pratica mettendola sotto controllo.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Sotto controllo

Notifica

TO: Lista distribuzione
CC: Responsabili designati

Salva

Salva le modifiche.

Permessi di esecuzione: Responsabili designati

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Elimina

Elimina la scadenza dal sistema.

Permessi di esecuzione: Responsabili designati

Sotto controllo ¶

La scadenza è in vigore e sarà mostrata come tale nella reportistica.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Da verificare

Richiede la verifica dell'elemento. Questo comando può essere eseguito manualmente, ma viene anche eseguito in automatico dal sistema N giorni prima della data di verifica prevista.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Da verificare

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione esterna (se opzione selezionata)

Salva

Salva le modifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Torna a bozza

Riporta la pratica in Bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza

Da verificare ¶

La pratica è in scadenza e rientra nei giorni di preavviso indicati: i responsabili designati devono prepararsi ad effettuare la verifica e a registrarla a sistema.

Colore

Giallo: La verifica è stata forzata e ci si trova prima dei giorni di preavviso previsti.
Rosso: La pratica ha raggiunto i giorni di preavviso indicati.

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Salva

Salva le modifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Annulla verifica

Disponibile solo se ci si trova prima dei giorni di preavviso indicato (la verifica è stata anticipata), e posticipa la verifica.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Sotto controllo

Verificato

Salva la verifica periodica.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Sotto controllo: La scadenza ha periodicità n periodo.
Archiviato: La scadenza ha periodicità one-shot.

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione

Archiviato ¶

La scadenza è obsoleta e non più necessaria; oppure è una scadenza one-shot effettuata.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Torna a bozza

Riporta la pratica in Bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza