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Dettaglio scadenza

Configurabili nel menu di amministrazione

Configurabili nel menu di amministrazione

La pagina di dettaglio scadenza suddivisa è in quattro schede:

  • dati generali;
  • responsabili;
  • autorizzazioni (visibile solo se è stata selezionata la spunta confidenziale);
  • lista di distribuzione.

Dati generali

Nella prima scheda è obbligatorio inserire tutti i seguenti dati obbligatori:

  • tipologia di scadenza;
  • posizione struttura;
  • titolo scadenza specifica;
  • tipo frequenza;
  • giorni di preavviso;
  • prima verifica;
  • descrizione della scadenza;
  • note libere;
  • riferimenti legislativi.

In fondo alla pagina sono presenti i seguenti checkbox:

  • "È obbligatorio allegare un documento per chiudere le verifiche?" se selezionato, non permette la chiusura del processo di verifica senza un documento allegato;
  • "Confidenziale" se selezionato, non permette la consultazione di determinate scadenze a nessuno, eccetto al proprietario e agli utenti indicati nella scheda autorizzazioni.

Responsabili

Nella seconda scheda vanno indicati tutti i responsabili che sono autorizzati a gestire le scadenze e che riceveranno i reminder delle pratiche in questione.

Autorizzazioni

La scheda delle autorizzazioni è visibile solo se nei dati generali è stato selezionato il checkbox "Confidenziale".
In questa finestra è possibile definire chi può accedere alla scadenza, scegliendo tra:

  • user una persona specifica;
  • usergroup un gruppo di persone configurato in precedenza;
  • organizationnode una posizione all'interno della struttura organizzativa.

Lista di distribuzione

Infine nell'ultima scheda è disponibile la lista di distribuzione. Questa scheda è suddivisa in:

  • una barra di ricerca superiore;
  • diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

  • organizationnode posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
  • user utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
  • usergroup gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
  • organizationnode posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

  • clean per rimuovere gli utenti disabilitati;
  • delete per svuotare l'elenco;
  • xmark per rimuovere gli utenti singolarmente;
  • refresh per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

A differenza delle altre liste di distribuzione, in questa lista di distribuzione è possibile gestire anche utenti esterni al sistema tramite il secondo menu disponibile in basso:

  • con il pulsante plus sarà possibile inserire una persona esterna con Nome, Indirizzo mail e Funzione;
  • se si vuole cancellare un utente esterno basterà usare il pulsante delete.

Sopra la lista di distribuzione esterna, è presente il checkbox "Invia notifica "in scadenza" a lista di distribuzione esterna". Se selezionato, verrano inviate notifiche relative alle scadenze adempimenti alle persone indicate nella seconda lista di distribuzione.

Info

La lista di distribuzione esterna può essere utile per gestire tutti gli adempimenti affidati a un'impresa o fornitore esterni.
Un esempio potrebbe essere il controllo delle caldaie annuali, o degli ascensori, che viene gestito da personale esterno alla ditta.