Dettaglio percorso di addestramento ¶

Responsabile linea, Responsabile area, Responsabile HR, Gestione personale, Responsabile formazione, Responsabile sicurezza, Addetto sicurezza

La pagina di dettaglio di un percorso di addestramento è suddivisa nelle seguenti schede:

dati generali;
attività da svolgere;
attività svolte;
firme;
lista di distribuzione;
allegati.

Dati generali ¶

Alla creazione di un nuovo percorso di addestramento, è obbligatorio inserire i seguenti dati nella prima scheda:

dipendente collegato al percorso di addestramento;
mansione: precompilata in automatico dopo aver selezionato il dipendente;
tipo di percorso addestramento tra quelli configurati;
titolo dell'addestramento: precompilato in automatico dopo aver selezionato il tipo, ma modificabile;
tutor di riferimento;
data di inizio del percorso di addestramento;
data di fine.

Inoltre, sono disponibili i seguenti campi facoltativi:

seconda mansione: possibilità di indicare la seconda mansione (e gli eventuali requisiti formativi abbinati) al dipendente;
Formazione "on the job"?: checkbox che classifica un tipo di addestramento come formazione che avviene direttamente sul posto di lavoro.

Una volta che viene creato il percorso, all'interno della scheda dei dati generali saranno visualizzati i seguenti nuovi campi:

ore minime previste;
Firme grafometriche: spuntando questo checkbox, il PDF riepilogativo del percorso di addestramento dovrà essere obbligatoriamente firmato digitalmente.

Ore minime previste

Questo campo viene precompilato in automatico nei seguenti 3 casi:

se per il dipendente sono stati configurati i requisiti personali delle attività di addestramento previste
se il tipo di percorso di addestramento selezionato prevede un elenco di attività configurate all'interno del catalogo;
se viene copiato un percorso di addestramento da un altro dipendente.

In questa scheda è inoltre possibile allegare il PDF di riepilogo del percorso di addestramento nel campo "Documento" che deve essere obbligatoriamente firmato dal dipendente e dal tutor di riferimento per poter dichiarare chiuso l'addestramento.

Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione di un percorso di addestramento.

Attivita' da svolgere ¶

La seconda scheda viene mostrata solo in fase di creazione di un percorso di addestramento.

In questa scheda è possibile decidere le attività che il dipendente dovrà svolgere per il percorso creato, a scelta fra 4 modalità:

requisiti personali;
tipo di percorso di addestramento;
copia da altro percorso di addestramento;
non precompilare (lascia vuoto).

Le attività selezionabili tramite le prime tre modalità sono suddivise in un elenco con le seguenti informazioni:

descrizione attività con id di riferimento del catalogo;
totale di documenti da condividere;
stato dell'attività:
- se l'attività non è mai stata gestita per il dipendente, risulta in stato Non eseguita;
- in caso contrario, se l'attività è già stata inserita in un percorso di addestramento, cliccando sullo stato si verrà reindirizzati al dettaglio del percorso che la contiene. Le attività gestite possono avere uno dei seguenti stati:
  - Eseguita
  - Da eseguire
  - Da programmare
durata prevista per l'attività.

Disponibilità scheda

Una volta configurate le attività da svolgere e creato il percorso di addestramento, questa scheda non sarà più disponibile.

Requisiti personali ¶

Nel primo caso, verranno mostrati tutti i requisiti personali impostati per il dipendente a livello di mansione (principale e secondaria), abilitazione, macchina o personalizzati.

Requisiti per macchina

Si ricorda che per poter abbinare delle attività di addestramento a un dipendente che utilizza una specifica macchina è necessario abbinare sia la mansione che le singole attività previste al dettaglio della macchina.

Per ogni sezione di requisiti (mansione, abilitazione, macchina, personalizzato), è possibile selezionare i singoli requisiti utilizzando il checkbox disponibile per ogni riga. In alternativa è possibile selezionare tutti i requisiti previsti per una sezione utilizzando i seguenti comandi:

permette di selezionare tutti i requisiti configurati per una sezione;
permette di deselezionare tutti i requisiti configurati per una sezione.

In basso viene riepilogato il totale delle ore minime previste dato dal totale delle attività selezionate.

Se necessario, è possibile utilizzare il comando Deseleziona già eseguite/pianificate per rimuovere dall'elenco delle attività da svolgere, le attività che risultano già gestite.

Tipo percorso addestramento ¶

Nel secondo caso, se il percorso di addestramento selezionato è stato configurato correttamente all'interno del catalogo, in questa sezione verranno mostrate tutte le attività previste da configurazione.

Selezionare le attività che si vogliono inserire all'interno del percorso di addestramento che si sta creando. È possibile selezionarle singolarmente utilizzando il checkbox disponibile per ogni riga oppure massivamente utilizzando i seguenti comandi:

permette di selezionare tutte le attività configurate;
permette di deselezionare tutte le attività selezionate.

In basso viene riepilogato il totale delle ore minime previste dato dal totale delle attività selezionate.

Se necessario, è possibile utilizzare il comando Deseleziona già eseguite/pianificate per rimuovere dall'elenco delle attività da svolgere, le attività che risultano già gestite.

Copia da altro percorso ¶

Nel terzo caso è necessario indicare il dipendente dal quale si vuole copiare un percorso di addestramento e il percorso specifico che si vuole duplicare.

Una volta confermati i dati, verrà mostrato l'elenco delle attività previste per il percorso copiato.

Selezionare le attività che si vogliono inserire all'interno del percorso di addestramento che si sta creando. È possibile selezionarle singolarmente utilizzando il checkbox disponibile per ogni riga oppure massivamente utilizzando i seguenti comandi:

permette di selezionare tutte le attività configurate;
permette di deselezionare tutte le attività selezionate.

In basso viene riepilogato il totale delle ore minime previste dato dal totale delle attività selezionate.

Se necessario, è possibile utilizzare il comando Deseleziona già eseguite/pianificate per rimuovere dall'elenco delle attività da svolgere, le attività che risultano già gestite.

Non precompilare ¶

Nel quarto caso è possibile creare un percorso di addestramento senza precompilare le attività da svolgere.

In questo caso è obbligatorio inserire il totale delle ore minime previste in quanto non precompilate.

Attivita' svolte ¶

Nella scheda delle attività svolte vengono riassunte tutte le attività che sono state selezionate per il percorso di addestramento.

La visualizzazione delle attività può essere di due tipi:

raggruppata per origine;
visualizzazione piatta.

Nel primo caso, le attività vengono raggruppate in sezioni separate a seconda della modalità di precompilazione selezionata:

se sono stati selezionati i requisiti personali del dipendente, le attività vengono suddivise nelle seguenti sezioni:
- definite per mansione;
- definite per abilitazione;
- definite per macchina;
- definite come regole personalizzate per il dipendente.
se sono state selezionate le attività configurate per il tipo di percorso di addestramento, verrà visualizzata un'unica sezione specifica;
tutte le attività aggiuntive inserite in seguito vengono mostrate nella sezione in basso "Altre attività".

Nel secondo caso, l'elenco delle attività viene mostrato in un'unica sezione e per ogni attività viene dettagliata l'origine che può derivare da:

tipo di percorso addestramento;
mansione;
abilitazione;
macchina;
personalizzato.

Per ogni sezione viene sempre riepilogato il totale delle attività e delle ore, suddivise per stato:

Eseguita
Da eseguire
Da programmare
Non eseguita

Tutte le attività che sono state precompilate risultano da programmare ed è necessario definirne i dettagli. Per farlo, utilizzare il comando .
Per aggiungere delle nuove attività, utilizzare il comando Aggiungi attività disponibile in alto.
In entrambi i casi, verrà aperto il dettaglio dell'attività addestramento.

Una volta definiti i dettagli di un'attività, saranno disponibili i seguenti comandi:

permette di duplicare un'attività;
permette di eliminare la programmazione di un'attività inserita. L'attività torna nello stato Da programmare.

Eliminazione attività

Se si vogliono eliminare delle attività inserite nel percorso di addestramento in quanto non più necessarie, utilizzare il comando .

Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione delle attività.

Dettaglio attivita'¶

Il dettaglio di un'attività è composto da due schede:

dati generali;
documenti condivisi.

Dati generali ¶

Nella scheda dei dati generali è obbligatorio inserire:

data di inizio dell'attività;
durata prevista: precompilata automaticamente se l'attività è stata definita nel relativo catalogo;
tutor di riferimento della singola attività: precompilato con il tutor del percorso di addestramento, ma modificabile;
una descrizione dell'attività: precompilata automaticamente se l'attività è stata definita nel relativo catalogo.

Altri campi disponibili, ma non obbligatori sono:

data di fine attività;
tipo di attività addestramento: questo campo viene precompilato automaticamente per le attività definite come requisiti o previste per tipologia di percorso;
documento attività: spazio per allegare eventuale allegato relativo all'attività svolta.

Se è stato selezionato il checkbox firme grafometriche, in questa scheda è possibile far firmare digitalmente la singola attività svolta al tutor dell'attività e al dipendente coinvolto nel percorso.
Utilizzare il comando Firma per avviare il servizio della firma grafometrica.

Firma dipendente non obbligatoria

Se non si ha la necessità di far firmare tutte le attività anche al dipendente, sia in forma cartacea che in forma digitale, disattivare il relativo parametro di configurazione.

Documenti condivisi ¶

La scheda dei documenti condivisi permette di collegare dei documenti per i quali verrà fatta un'attività di formazione e informazione.
Per inserire un documento da condividere, digitare nel campo a completamento automatico e selezionare l'elemento desiderato. In alternativa, utilizzare il comando Ricerca avanzata. Verrà aperta una finestra di ricerca che permette di filtrare i documenti creati per:

testo da cercare: id/numero/titolo;
data di revisione: dal - al;
ambito di riferimento;
tipo di documento;
gruppo documenti;
posizione struttura;
mansioni abbinate;
gruppi di mansioni.

Una volta impostati i filtri desiderati, utilizzare il comando Cerca. Selezionare tutti i documenti che si vogliono abbinare tramite checkbox e confermare l'inserimento premendo il comando Ok.

I comandi disponibili in questa scheda sono:

permette di segnalare che il documento previsto è stato condiviso;
permette di svuotare la lista di documenti configurata;
permette di scaricare l'allegato collegato al documento;
permette di rimuovere un documento dall'elenco configurato.

Documenti condivisi

Il comando è disponibile solo per i documenti inseriti in fase di configurazione della singola attività all'interno del catalogo. Qualora vengano aggiunti nuovi documenti puntualmente all'interno del dettaglio del percorso di addestramento, questi verranno automaticamente segnalati come condivisi.

Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione dei documenti collegati a un'attività formativa.

Firme ¶

Se è stato selezionato il checkbox firme grafometriche, in questa scheda è possibile far firmare digitalmente il report finale del percorso di addestramento al dipendente e al tutor di riferimento.

Utilizzare il comando Firma per avviare il servizio della firma grafometrica.

Lista di distribuzione ¶

Questa scheda è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

Allegati ¶

Nella scheda degli allegati è disponibile il PDF dell'addestramento senza il quale non è possibile dichiarare Chiuso l'addestramento. Se necessario, è possibile inserire allegati extra.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati:
- tramite cartella zip;
- unendoli in un unico file in formato .PDF (possibile solo per i file in formato .PDF);
permette di caricare nuovi allegati:
- cercandoli nelle cartelle del proprio dispositivo;
- collegando link esterni;
- incollando delle immagini dagli appunti (ultimo screenshot fatto).

È possibile caricare un file/allegato anche utilizzando la funzione di drag-and-drop.
Tra i formati di file che possono essere inseriti ci sono i formati classici .docx, .pdf, .png, .jpg, così come email esterne.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di caricamento sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Limite dimensioni allegati

Il limite standard della dimensione di un allegato è di 50Mb. Il sistema non permette di caricare allegati di dimensioni maggiori.
Si prega di verificare sempre le dimensioni dei file che si stanno caricando ed eventualmente di ottimizzarli.

Comandi disponibili ¶

In fondo alla pratica è disponibile il seguente comando Report, il quale permette di:

Visualizza visualizzare il report dell'addestramento nel browser;
Scarica scaricare il report in formato .PDF.

Attività incluse nel report

Se l'addestramento non è stato ancora dichiarato chiuso, all'interno del report verranno incluse tutte le attività (da programmare, da eseguire, eseguite) ad esclusione di quelle Non eseguite.
Alla chiusura dell'addestramento, solo le attività in stato Eseguita verranno inserite nel report pdf finale.
Si rimanda alla seguente sezione del manuale per la gestione delle attività.