Workflow scadenza ¶

Le operazioni principali che riguardano una scadenza sono le seguenti:

Nuovo ¶

Il processo inizia creando una nuova scadenza. Quando vengono inseriti tutti i dati necessari è possibile:

Salva come bozza salvare la scadenza che passa in stato Bozza;
Attiva attivare la scadenza che passa in uno dei seguenti stati:
- Sotto controllo se la data della verifica è nel futuro;
- Da verificare se la data della verifica è nel futuro e ci si trova nei giorni di preavviso impostati;
- Da verificare se la data della verifica è passata.

Bozza ¶

Nello stato Bozza è possibile:

Elimina eliminare la scadenza creata;
Archivia archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato
Attiva attivare la scadenza che passa in stato:
- Sotto controllo se la data della verifica è nel futuro;
- Da verificare se la data della verifica è nel futuro e ci si trova nei giorni di preavviso impostati;
- Da verificare se la data della verifica è passata.

In questo stato, è inoltre possibile gestire tutte le verifiche. I comandi disponibili sono:

permette di inserire una nuova verifica;
permette di ricaricare la pagina per visualizzare le ultime modifiche effettuate;
permette di eliminare una verifica inserita.

Sotto controllo ¶

Nello stato Sotto controllo è possibile:

Archivia archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato;
Torna a bozza far tornare la scadenza allo stato Bozza per effettuare delle modifiche;
Da verificare anticipare la verifica della scadenza che passa in stato Da verificare.

Da verificare ¶

Una scadenza passa nello stato Da verificare:

automaticamente, quando si raggiungono i dati di preavviso impostati;
manualmente, se viene premuto il comando Da verificare.

In questo stato è possibile:

Archivia archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato;
Torna a bozza far tornare la scadenza allo stato Bozza per effettuare delle modifiche;
Posticipa posticipare una scadenza che passa nello stato Posticipata;
Sospendi verifica permette di interrompere la verifica in corso. La scadenza torna in stato Sotto controllo;
Aggiungi verifica aggiungere una nuova verifica alla scadenza.

Sospensione verifiche

Una scadenza nello stato Da verificare in rosso, indica che la data della verifica è passata. In questo stato non è possibile sospendere la verifica con il comando Sospendi verifica. In alternativa, è possibile posticipare la verifica con il comando Posticipa.

Posticipata ¶

Nello stato Posticipata sono disponibili i seguenti comandi:

Archivia permette di archiviare la scadenza che passa in stato Archiviato;
Torna a bozza permette di far tornare la scadenza allo stato Bozza per effettuare delle modifiche;
Da verificare permette di anticipare la verifica programmata. La scadenza passa in stato Da verificare.

Archiviato ¶

Una scadenza passa nello stato Archiviato:

automaticamente, quando la scadenza è di tipo one-shot e viene attivata in seguito all'inserimento dell'unica verifica richiesta;
manualmente, premendo il comando Archivia in qualsiasi stato della scadenza.

È possibile rimettere in circolo una scadenza dichiarata Archiviato premendo il comando Riapri. La pratica torna in stato Bozza.

Log delle azioni / variazioni del workflow ¶

L'icona consente di visualizzare lo storico delle azioni eseguite su una pratica/processo.
Questa scheda è particolarmente utile perché, oltre a elencare le modifiche apportate, mostra il nome dell'utente che le ha effettuate, la data e l'ora e, se presente, la motivazione.

Si tratta di uno strumento essenziale per garantire la trasparenza del processo e facilitare un utilizzo condiviso e tracciato della piattaforma. È un elemento standard presente in ogni pratica/processo del sistema.

Workflow grafico ¶

Workflow scadenza

Nuovo ¶

Lo stato iniziale della pratica. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare la pratica diventandone il proprietario.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Proprietario

Comandi

Salva come bozza

Salva la pratica nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla creazione per lo specifico tipo di scadenza scelto.
Stato successivo: Bozza

Attiva

Attiva la scadenza.

Permessi di esecuzione

Ruoli abilitati alla creazione per lo specifico tipo scadenza scelto.

Stato successivo

Da verificare: È necessario inserire una verifica per poter attivare la scadenza
Sotto controllo: È stata inserita una verifica per la scadenza che risulta in vigore

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione

Bozza ¶

La scadenza è stata creata, ma è ancora in fase di compilazione e pertanto non è ancora in vigore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Attiva

Attiva la pratica.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Da verificare: È necessario inserire una verifica per poter attivare la scadenza
Sotto controllo: È stata inserita una verifica per la scadenza che risulta in vigore

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Elimina

Elimina la scadenza dal sistema.

Permessi di esecuzione: Responsabili designati

Sotto controllo ¶

La scadenza è in vigore e sarà mostrata come tale nella reportistica.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Da verificare

Richiede la verifica dell'elemento. Questo comando può essere eseguito manualmente per anticipare una verifica, oppure automaticamente dal sistema N giorni prima della data di verifica prevista.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito o Automatico

Stato successivo

Da verificare

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione esterna (se opzione selezionata)

Torna a bozza

Riporta la pratica in bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Da verificare ¶

La scadenza è prossima alla data di verifica prevista: i responsabili designati devono prepararsi ad effettuare la verifica e a registrarla a sistema.

Colore

Giallo: La pratica ha raggiunto i giorni di preavviso indicati, oppure la verifica è stata anticipata.
Rosso: La pratica ha raggiunto o superato la data di verifica indicata.

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Torna a bozza

Riporta la pratica in bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza

Sospendi verifica

Disponibile solo se ci si trova prima dei giorni di preavviso indicato (la verifica è stata anticipata).

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Sotto controllo

Posticipa

La verifica viene posticipata.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Posticipata

Aggiungi verifica

Aggiunge una verifica.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Stato successivo

Archiviato: La scadenza è di tipo one-shot: è prevista una sola verifica, e una volta inserita la scadenza viene archiviata.
Sotto controllo: La scadenza è ti tipo periodico, e la data della prossima ve verifica è oltre i giorni di preavviso.
Da verificare: La data corrente rientra nei giorni di preavviso della prossima verifica.

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Posticipata ¶

La scadenza è stata posticipata.

Colore

Giallo

Utenti coinvolti

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito

Comandi

Da verificare

Richiede la verifica dell'elemento. Questo comando può essere eseguito manualmente per anticipare una verifica, oppure automaticamente dal sistema N giorni prima della data di verifica prevista.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Responsabili designati, Responsabile backoffice ambito o Automatico

Stato successivo

Da verificare

Notifica

TO: Responsabili designati
CC: Lista distribuzione esterna (se opzione selezionata)

Torna a bozza

Riporta la pratica in bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza

Archivia

Archivia la scadenza, escludendola dal ciclo di verifiche.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Archiviato

Archiviato ¶

La scadenza è obsoleta e non più necessaria; oppure è una scadenza one-shot effettuata.

Colore

Grigio

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Riapri

Riporta la pratica in Bozza.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Responsabili designati (solo gestione completa), Responsabile backoffice ambito
Stato successivo: Bozza