Gestione fornitori¶
Introduzione¶
Softcare HSE permette di gestire i propri fornitori tramite l'utilizzo del portale fornitori, uno strumento progettato per:
- mantenere un archivio strutturato e rintracciabile della documentazione obbligatoria per l'accesso nelle sedi, in conformità con il d.lgs. 81/08, testo unico della sicurezza;
- gestire automaticamente le scadenze dei documenti, inviando avvisi tramite e-mail automatiche ai responsabili identificati;
- fornire un punto unico di controllo per la conformità dei fornitori, facilitando il loro accesso agli stabilimenti;
- valutare e gestire i rischi da interferenza introdotti dalle attività dei fornitori, con la possibilità di rilasciare un DUVRI integrativo se necessario.
Attraverso questo modulo, la gestione di un fornitore risulta facilmente monitorabile in quanto regolata da una figura principale, quella del gestore fornitori e da processi ben strutturati.
Ruoli abilitati¶
L'unico ruolo abilitato alla gestione dei fornitori è il gestore fornitori. Gli utenti con questo ruolo verranno coinvolti direttamente in tutte le notifiche dei processi di questo modulo.
È possibile suddividere le responsabilità nella gestione dei fornitori utilizzando una delle seguenti modalità:
- identificando dei ruoli di gestione per i singoli documenti e/o processi;
- identificando un responsabile interno.
Ruoli di gestione¶
I ruoli di gestione sono usati per compilare i destinatari delle notifiche e gli utenti coinvolti nei seguenti processi del modulo:
- tipologie documento: è possibile identificare dei ruoli specifici che possono gestire l'approvazione o il rifiuto del singolo documento;
- tipologie fornitore: è possibile identificare dei ruoli specifici che possono gestire l'approvazione o il rifiuto della richiesta di registrazione, e dell'autorizzazione di un fornitore;
- tipologie richiesta: è possibile identificare dei ruoli specifici che possono gestire l'approvazione o il rifiuto della richiesta documentale e delle integrazioni relative a un fornitore.
Per poter gestire le pratiche, gli utenti devono comunque avere assegnato il ruolo "Gestore fornitori" in aggiunta ad almeno uno dei ruoli delle liste che verranno configurate. Se nessun ruolo è specificato, saranno notificati e coinvolti tutti gli utenti in ruolo "Gestore fornitori" secondo organigramma.
Ruoli di gestione
All'interno di questa sezione del manuale, l'utente con ruolo di gestore fornitori + ruoli specifici per tipologie di documento, fornitore e/o richiesta, verranno chiamati Responsabili.
Responsabile interno¶
In alternativa, è possibile assegnare un fornitore a un singolo utente del sistema, utilizzando il campo responsabile interno.
Se si utilizza questo campo, l'utente identificato come responsabile interno sarà l'unico utente coinvolto nelle notifiche relative a un fornitore specifico. Gli altri utenti con ruolo di gestore fornitori rimangono abilitati alla gestione del fornitore, ma non vengono coinvolti direttamente nelle notifiche.
Responsabili interni
Solo gli utenti con ruolo di "Gestore fornitori" possono essere selezionati come Responsabili interni.
Gestione con portale¶
I principali processi che coinvolgono un fornitore sono i seguenti:
-
registrazione al portale: i fornitori dovranno iscriversi al portale come primo step;
-
pre-qualifica/autorizzazione: successivamente i fornitori dovranno allegare tutti i documenti richiesti e il responsabile dovrà verificarli e approvare l'autorizzazione del fornitore;
-
richiesta documentale: quando vengono effettuati dei lavori viene individuata un'area di lavoro e un periodo di tempo, per questo è necessario creare delle richieste documentali specifiche, nelle quali si andranno a richiedere tutti i documenti relativi al personale impiegato per quella richiesta, alle macchine utilizzate, ecc.
Gestione senza portale¶
Softcare HSE offre anche la possibilità di gestire i propri fornitori senza utilizzare l'apposito portale e senza coinvolgere direttamente i fornitori stessi.
Per maggior informazioni sui singoli processi, consultare le singole pagine di riferimento.
Sommario argomenti¶
Configurazione¶
- Configurazione iniziale
- Configurazione fornitori
- Configurazione macchine fornitori
- Configurazione richieste documentali
Registrazione¶
- Introduzione registrazione
- Dettaglio registrazione
- Indice richieste di attivazione
- Workflow registrazione
Utenti¶
Pre-qualifica/Autorizzazione¶
- Introduzione autorizzazione
- Dettaglio autorizzazione
- Indice autorizzazioni
- Gestione autorizzazione
- Workflow autorizzazione
Richiesta documentale¶
- Introduzione richiesta documentale
- Dettaglio richiesta
- Indice richieste
- Gestione richiesta
- Workflow richiesta
Integrazione¶
- Introduzione integrazione
- Dettaglio integrazione
- Indice integrazioni
- Gestione integrazione
- Workflow integrazione