Configurazione iniziale ¶

Amministratore

Prima di iniziare a usare il modulo, è necessario configurare alcune impostazioni di base per adattarlo alle esigenze aziendali e garantirne una gestione corretta.

Parametri di configurazione ¶

Amministrazione > Configura > Sistema > Parametri di configurazione

Entrando in questo menu e aprendo la sezione relativa al modulo accesso visitatori, sono disponibili diverse voci da configurare:

ID del tipo di visitatore corrispondente al personale fornitori;
parametri per il generatore codici dei visitatori;
oltre agli ingressi dei visitatori, registra anche le loro uscite;
validità in minuti del token di autorizzazione di una postazione da parte della reception;
parametri di generazione dei codici QR visitatore.

Impostazione parametri

Lasciare l'impostazione di base per:
- codici visitatori: {"Alphabet":"KWZ4X8NF5DT23CR6M09Q1YJLBPG7VH","MinLength":8}
- qr visitatori: {"ErrorCorrectionLevel":"Q","PixelsPerModule":10,"PrintSize":2.3}

Dopo aver personalizzato i parametri di configurazione, è necessario configurare alcune voci specifiche.

Informative pubbliche ¶

Amministrazione > Accesso visitatori > Informative pubbliche

Gestore Whistleblowing, Gestore fornitori, Amministratore

In questa pagina è possibile configurare tutte le informative pubbliche da presentare a un visitatore in fase di accesso.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

per aggiungere una nuova revisione di un documento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Una volta creati diversi elementi, è possibile filtrare per:

testo da cercare: id/nome;
posizione struttura;
abilitato: menu a tendina per visualizzare solo gli elementi abilitati, solo quelli disabilitati o tutti.

Dettaglio informativa pubblica ¶

Il dettaglio di un'informativa pubblica è suddiviso in due schede:

dati generali;
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è necessario inserire i seguenti dati:

nome dell'informativa in inglese e italiano;
allegato dell'informativa;
data di revisione;
numero di revisione;
posizione struttura dove posizionarla;
ambito di riferimento;
lingua del documento.

È possibile rendere il consenso dell'informativa obbligatorio tramite l'apposito checkbox.

Allegati ¶

Nella seconda scheda vengono riassunti gli allegati collegati all'informativa.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Corsi per visitatori ¶

Amministrazione > Accesso visitatori > Corsi per visitatori

In questa pagina è possibile configurare tutti i corsi che si vogliono gestire per i visitatori.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

per aggiungere una nuova revisione di un documento;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio corso ¶

Il dettaglio di un corso per visitatore è suddiviso in tre schede:

dati generali;
domande;
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio inserire i seguenti dati:

nome del corso in inglese e italiano;
allegato del corso (formato .pdf, .mp4);
data di revisione.

Oltre ai campi obbligatori, sono disponibili i seguenti campi facoltativi:

mesi di validità del corso;
numero di revisione.

Domande ¶

Nella seconda scheda è possibile configurare le domande e risposte della prova da sottoporre al visitatore in fase di ingresso.

I comandi disponibili per le domande sono i seguenti:

per inserire una nuova domanda;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate;
per duplicare una risposta;
e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

All'interno del dettaglio della domanda è necessario inserire la domanda in italiano e in inglese.
Per ogni domanda inserire almeno due risposte. Per segnalare la risposta corretta, utilizzare il checkbox "risposta corretta" all'interno del dettaglio della risposta.

Infine premere il comando Ok per salvare le modifiche effettuate.

Verifica domande

Per verificare la correttezza delle domande inserite, utilizzare il comando Verifica domande. Questo comando controlla che per ogni domanda inserita, sia stata selezionata una risposta corretta. Se l'esito del controllo è negativo, il sistema riporta la domanda per la quale è obbligatorio inserire una risposta corretta.

Allegati ¶

Nella seconda scheda vengono riassunti gli allegati collegati al corso.

Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Tipi di visitatore ¶

Amministrazione > Accesso visitatori > Tipi di visitatore

In questa pagina è possibile configurare le tipologie di visitatori che si vogliono gestire.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio tipologia visitatore ¶

Il dettaglio di un tipo di visitatore è suddiviso in tre schede:

dati generali;
campi richiesti;
corsi.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è necessario inserire il nome del tipo di visitatore in italiano, inglese, spagnolo e tedesco.

Inoltre, è possibile gestire i seguenti campi facoltativi:

note iniziali;
note conclusive;
checkbox "stampa badge".

Le note iniziali e conclusive vengono mostrate al visitatore in fase di accesso allo stabilimento.

Campi richiesti ¶

Nella seconda scheda è possibile selezionare tutti i campi che si vuole far compilare al visitatore in fase di ingresso, tra cui:

persona da incontrare: utente del sistema con ruolo ospite visitatori;
azienda di riferimento;
numero di telefono;
email;
eventuali campi personalizzati;
giorni data retention;
informative pubbliche da presentare tra quelle configurate.

Data retention

I dati del visitatore saranno anonimizzati dopo N giorni dalla sua ultima visita. Impostare a 0 per mantenerli indefinitamente.

Corsi ¶

Nella terza scheda è possibile inserire tutti i corsi previsti per il tipo di visitatore.

Premere il comando per inserire un nuovo corso e specificare:

unità locale di riferimento;
tipologia di corso.

Per annullare l'inserimento, premere il comando .

Campi personalizzati ¶

Amministrazione > Accesso visitatori > Campi personalizzati

In questa pagina è possibile configurare campi personalizzati extra da richiedere al visitatore in fase di ingresso come l'indirizzo di residenza, l'età ecc.

Nella pagina sono disponibili i seguenti comandi:

per inserire un nuovo elemento nell'elenco;
per aggiornare la pagina e visualizzare le modifiche appena effettuate.

Ogni riga ha a disposizione i seguenti pulsanti:

e per spostare un elemento in una posizione diversa;
per abilitare o disabilitare un elemento;
per eliminare un elemento.

Dettaglio campo personalizzato ¶

Il dettaglio di un campo personalizzato è costituito da un'unica scheda all'interno della quale è obbligatorio inserire i seguenti dati:

nome del campo in italiano, inglese, spagnolo e tedesco;
tipo di dato a scelta fra:
- testo libero;
- numero intero;
- numero decimale;
- data.

Inoltre, è possibile collegare il campo personalizzato a una tipologia di visitatore configurata tramite il menu a tendina.

Se si vuole rendere il campo obbligatorio, spuntare l'apposito checkbox.