Workflow ¶

Le operazioni principali che riguardano un documento sono le seguenti:

Creazione ¶

Il processo inizia creando un nuovo documento. Quando vengono inseriti tutti i dati necessari e si salva con il comando Salva come bozza, il documento passa in stato Bozza.

Ciclo firme ¶

Se viene utilizzato il processo delle firme il documento segue il seguente flusso:

dallo stato Bozza il documento viene approvato dal preparatore e passa in stato Preparato;
il verificatore approva il documento che passa in stato Verificato;
l'approvatore ultima il processo approvando il documento che passa finalmente in stato Approvato.

Durante il processo di firme, il documento può essere respinto da qualsiasi delle figure coinvolte. Utilizzando il comando Respingi, il documento torna automaticamente allo stato Bozza. I preparatori dovranno quindi apportare le modifiche necessarie e riavviare il processo di approvazione. Una notifica verrà inviata a tutti gli utenti coinvolti nel processo.

Approvazione ¶

Il documento entra in vigore quando viene approvato con il comando Approva e passa in stato Approvato.

Modifica ¶

Una volta che il documento è Approvato, è possibile modificarlo nel caso si riscontrino errori o si vogliano aggiornare alcune informazioni. A seconda della situazione, sono disponibili due comandi:

Torna a bozza: riporta il documento in Bozza, permettendo la modifica completa dei dati;
Riapri: sposta il documento in stato Manutenzione, consentendo l’aggiornamento di alcuni dati senza perdere quelli già inseriti.

Perdita del progresso

Se si utilizza il comando Torna a bozza su un documento Approvato verrà mostrata una finestra di conferma che avvisa della perdita dei seguenti dati:

eventuali cicli di firme conclusi;
firme grafometriche effettuate;
tutte le conferme di lettura degli utenti nella lista di distribuzione.

Se presente una revisione precedente Superata, questa verrà rimessa in vigore.

Scadenza ¶

Se per un documento è prevista una data di scadenza (in base alla configurazione iniziale) questo passerà automaticamente in stato In scadenza quando vengono raggiunti i giorni di preavviso impostati. Se non viene effettuata nessuna operazione entro la scadenza, il documento passerà in stato Scaduto al raggiungimento della data di scadenza effettiva.

Scadenze e personale cessato

I documenti personali con una data di scadenza che risultano collegati a un dipendente Cessato non seguono il flusso delle scadenze, bensì vengono direttamente dichiarati Superato senza generare notifiche inutili.

Revisioni ¶

Quando un documento necessita di un aggiornamento, è possibile creare una nuova revisione cliccando sul pulsante Aggiungi revisione.

Una volta che la nuova revisione viene approvata, il documento precedente viene automaticamente archiviato con lo stato Superato, garantendo così la tracciabilità delle versioni e assicurando che sia sempre disponibile l’ultima versione valida del documento.

Superato ¶

Un documento in stato Superato indica che il documento non è più in vigore.
Per dichiarare un documento non più valido, è necessario utilizzare il comando Superato, in questo modo il documento verrà archiviato. Alla conferma del comando viene richiesta la data di fine validità del documento.

Oltre alla modifica manuale, un documento può risultare automaticamente Superato se:

è stata inserita una nuova revisione;
è un documento di tipo personale e il dipendente legato a quel documento risulta Cessato.

Ripristina ¶

È possibile ripristinare un documento in stato Superato tramite il comando Ripristina. Il documento tornerà a uno dei tre stati in cui si trovava prima di essere archiviato quindi:

Approvato;
In scadenza;
Scaduto.

Revisioni e ripristini

Non è possibile ripristinare un documento dichiarato Superato se è presente una revisione successiva. Per effettuare questa operazione è necessario eliminare o far tornare a uno stato di Bozza la revisione successiva.

Workflow grafico ¶

Workflow

Nuovo ¶

Lo stato iniziale del documento. Un utente con i permessi opportuni (configurati nel menu di amministrazione) può creare un nuovo documento.

Colore

Bianco

Utenti coinvolti

Ruoli configurati

Comandi

Salva come bozza

Salva la pratica nel sistema come bozza.

Permessi di esecuzione: Ruoli configurati
Stato successivo: Bozza

Bozza ¶

Il documento è stata creato, ma non è ancora in vigore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Ruoli configurati

Comandi

Approva

Il proprietario approva il documento per il quale non è stato previsto un ciclo firme

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Approvato: Il documento è stato approvato e risulta in vigore.
In scadenza: Il documento è stato approvato, ma è stata inserita una data di scadenza e ci si trova nei giorni di preavviso per la scadenza.
Scaduto: Il documento ha raggiunto la sua data di scadenza.

Notifica

TO: Lista distribuzione configurata

Approva

Il proprietario approva il documento per il quale è stato previsto un ciclo firme

Permessi di esecuzione

Proprietario

Stato successivo

Preparato

Notifica

TO: Verificatore

Preparato ¶

Il documento è al secondo step del ciclo firme.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Verificatore

Comandi

Respingi

Il documento viene respinto dal verificatore che indica una motivazione per il comando.

Permessi di esecuzione

Verificatore

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Utenti già coinvolti nel processo firme

Approva

Il verificatore approva il documento.

Permessi di esecuzione

Verificatore

Stato successivo

Verificato

Notifica

TO: Approvatore

Verificato ¶

Il documento è all'ultimo step del ciclo firme.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Approvatore

Comandi

Respingi

Il documento viene respinto dall'approvatore che indica una motivazione per il comando.

Permessi di esecuzione

Approvatore

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Utenti già coinvolti nel processo firme

Approva

L'approvatore approva il documento e conclude il ciclo firme.

Permessi di esecuzione

Approvatore

Stato successivo

Approvato

Notifica

TO: Lista di distribuzione configurata

Approvato ¶

Il documento è stato approvato ed è in vigore.

Colore

Verde

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Torna a bozza

È necessario modificare dei dati fondamentali del documento e viene riportato in bozza.

Permessi di esecuzione

Proprietario, Leader back-office dell'ambito del documento

Stato successivo

Bozza

Notifica

TO: Utenti coinvolti nel processo firme: Preparatore, Approvatore, Verificatore.

Riapri

Il documento viene riaperto per modificare dei dettagli come la lista di distribuzione.

Permessi di esecuzione: Leader back-office dell'ambito del documento
Stato successivo: Manutenzione

In Scadenza

Il documento ha raggiunto i giorni di preavviso impostati.

Permessi di esecuzione

Automatico

Stato successivo

In scadenza

Notifica

TO: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento

Scadi

Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista.

Permessi di esecuzione: Automatico
Stato successivo: Scaduto

Nuova revisione

Viene aggiunta una nuova revisione del documento. Questo passerà in stato Superato e il nuovo documento inizia un nuovo workflow.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento
Stato successivo: Superato

Dichiara superato

Il documento viene dichiarato superato e non è più in vigore. Se si tratta di un documento personale, il documento passa in automatico allo stato superato quando il dipendente a cui è legato risulta cessato

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento

Manutenzione ¶

Il documento viene riaperto per modificare dei dettagli.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Ripubblica

Dopo aver effettuato le modifiche necessarie, il documento viene ripubblicato.

Permessi di esecuzione: Proprietario, Leader back-office dell'ambito del documento
Stato successivo: Approvato

In scadenza ¶

Automatico

Colore

Giallo

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Scadi

Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista.

Permessi di esecuzione

Automatico

Stato successivo

Scaduto

Notifica

TO: Lista distribuzione configurata

Dichiara superato

Il documento in scadenza viene dichiarato superato e non è più in vigore.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento
Stato successivo: Superato

Nuova revisione

Viene aggiunta una nuova revisione del documento. Questo passerà in stato Superato e il nuovo documento inizia un nuovo workflow.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento
Stato successivo: Superato

Scaduto ¶

Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Dichiara superato

Il documento viene dichiarato superato e non è più in vigore.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento
Stato successivo: Superato

Nuova revisione

Viene aggiunta una nuova revisione del documento. Questo passerà in stato Superato e il nuovo documento inizia un nuovo workflow.

Permessi di esecuzione: Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento
Stato successivo: Superato

Superato ¶

Il documento non è più in vigore.

Colore

Rosso

Utenti coinvolti

Nessuno

Comandi

Ripristina

Il documento viene ripristinato ed è obbligatorio indicare una motivazione del comando.

Permessi di esecuzione

Ruoli abilitati alla gestione del tipo documento

Stato successivo

Approvato: Il documento torna in stato approvato
In scadenza: Il documento rientra nei giorni di preavviso impostati
Scaduto: Il documento ha raggiunto la data di scadenza prevista