Dettaglio non conformità ¶

Amministratore, Direttore, Datore di lavoro, Responsabile linea, Responsabile area, Capo turno, Auditor, Ruoli di backoffice dell'ambito della pratica

La pagina di dettaglio di una non conformità è suddivisa nelle seguenti schede:

dati generali;
riferimenti;
indagine;
piano di azioni;
analisi dei costi;
lista di distribuzione;
immagini;
allegati.

Dati generali ¶

Nella prima scheda è obbligatorio compilare i seguenti campi:

data e ora di inserimento della non conformità (dati precompilati con la data e l'orario di apertura della pratica);
proprietario: precompilato con l'utente che ha aperto la pratica;
classificazione: tipologia di non conformità;
ambito: compilato in automatico quando si seleziona la tipologia;
posizione struttura: precompilata in automatico con la posizione dell'utente che apre la non conformità;
tipo di non conformità tra quelle configurate;
aperto da: precompilato con l'utente che apre la pratica, ma è possibile modificare il nominativo premendo il comando ;
rilevata da: campo a completamento automatico nel quale è possibile cercare il nominativo del dipendente che ha rilevato la non conformità;
descrizione della non conformità;
livello di criticità: basso, medio, alto o molto alto;
data di chiusura prevista;
responsabile trattamento: menu a tendina nel quale sono disponibili diversi utenti a seconda dell'ambito della non conformità.

Altri campi disponibili sono:

eventuale macchina/impianto coinvolti;
analisi preliminare della causa;
provvedimenti immediati presi in seguito all'evento;
criteri/riferimenti legislativi collegati.

Riferimenti ¶

La seconda scheda permette di gestire i riferimenti relativi a clienti, prodotti, fornitori ecc. che sono legati alla non conformità riscontrata.

Se nella sezione relativa alle non conformità delle categorie di segnalazione non è stato spuntato nessun checkbox, la scheda dei riferimenti sarà composta da un campo di testo facoltativo "Altri riferimenti" nel quale è possibile inserire note libere relative alla non conformità.

In caso contrario, se sono stati spuntati i checkbox relativi a clienti, fornitori e prodotti, sarà obbligatorio compilare i seguenti campi:

cliente (possibilità di integrazione col sistema ERP);
fornitore (possibilità di integrazione col sistema ERP);
documento di trasporto;
categoria merceologica del prodotto;
divisione prodotto.

Se si utilizza il sistema di importazione tracciati e nei parametri di configurazione è stata attivata l'integrazione per i campi relativi a clienti, commesse, prodotti e ordini, alcuni di questi campi verranno completati automaticamente. Digitare nel campo a completamento automatico per visualizzare suggerimenti pertinenti.

Ambito qualità

La scheda dei riferimenti solitamente viene utilizzata solo per le non conformità di ambito qualità, le quali differiscono da quelle di altri ambiti.

Prodotti ¶

Nel menu in basso è possibile inserire tutti i prodotti per i quali è stata aperta la non conformità. Premere il comando per aggiungere una nuova riga all'elenco; è necessario specificare:

il nome del prodotto (possibilità di integrazione col sistema ERP);
la quantità totale del prodotto;
la quantità dichiarata non conforme del prodotto;
eventuali descrizioni/note.

Per eliminare un prodotto inserito in precedenza, premere il comando .

Indagine ¶

La scheda indagine è dettagliata nella seguente sezione specifica del manuale.

Se, per la non conformità aperta si vuole gestire l'analisi dei costi, l'indagine che viene creata avrà due nuovi campi disponibili:

costo dell'indagine;
dettagli/note costi.

Piano di azioni ¶

La scheda azioni è dettagliata nella seguente sezione specifica del manuale.

L'indice delle azioni legate a una non conformità è dettagliato nella seguente sezione del manuale.

Se, per la conformità aperta si vuole gestire l'analisi dei costi, il piano di azioni e le relative azioni che vengono create avranno un nuovo campo disponibile nel quale è possibile definire, per ogni azione, un costo.

Analisi dei costi ¶

Nella scheda relativa all'analisi dei costi è possibile definire diversi dati relativi al trattamento economico concordato con la parte lesa dalla non conformità.

In particolare è possibile definire:

un costo del trattamento;
checkbox che indica il costo del trattamento come definitivo;
il recupero concordato;
eventuali dettagli/note dei costi.

È anche disponibile un riassunto dei costi con il dettaglio di:

costo del trattamento;
costo dell'indagine;
costo totale delle azioni;
totale: calcolato in automatico dal sistema una volta impostati i singoli costi. Premere il comando per visualizzare le ultime modifiche.

Scheda analisi dei costi

Questa scheda è disponibile solo se, per la categoria di non conformità è stato spuntato il checkbox "Con analisi dei costi".

Lista distribuzione ¶

In questa scheda è possibile configurare gli utenti che riceveranno una notifica della non conformità. È possibile precompilare la lista grazie ai parametri di configurazione.

Questa scheda è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente;
per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

A differenza delle altre liste di distribuzione, in questa lista di distribuzione è possibile gestire anche utenti esterni al sistema tramite il secondo menu disponibile in basso:

con il pulsante è possibile inserire una persona esterna indicando Nome, Indirizzo e-mail e Funzione;
se si vuole cancellare un utente esterno premere il pulsante .

Lista di distribuzione esterna

La lista di distribuzione esterna può essere utile per notificare eventuali fornitori della non conformità creata.

Immagini ¶

In questa scheda è possibile selezionare tutte le immagini inserite negli allegati della non conformità che si vogliono inserire nel report finale della pratica.

Per selezionarle aprire il menu a tendina, scegliere la foto e premere il comando .

Per visualizzare il report premere il comando Report; è possibile:

Visualizza visualizzare il report nel browser;
Scarica scaricare il report in formato .PDF.

Report fornitore ¶

È possibile generare un report anche per il fornitore tramite il comando Report per fornitore.

In questo report vengono visualizzati i dati generali della non conformità emersa. Nel report sono esclusi i dati interni dell'azienda, come la posizione struttura, il dipendente che ha rilevato la problematica, la classificazione interna della non conformità.

Allegati ¶

Nella scheda relativa agli allegati sono riassunti tutti i file collegati alla non conformità che si sta aprendo o modificando.

Le azioni disponibili sono le seguenti:

aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
permette di aggiungere un link esterno;
permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.