Formazione e condivisione di un documento¶
La condivisione di un documento può avvenire in quattro modi diversi:
- conferma lettura;
- corso di formazione;
- riunione;
- percorso di addestramento.
Conferma lettura¶
La conferma lettura è il metodo di condivisione più veloce e immediato. Per poter utilizzare questa funzionalità è obbligatorio che il dipendente abbia un'utenza attiva a sistema.
Si tratta di un metodo di condivisione che non implica un processo di formazione vero e proprio, ma piuttosto un'informazione immediata ai soli utenti del sistema selezionati.
Per chiedere la conferma lettura di un documento, è possibile utilizzare una delle seguenti modalità:
- inserire l'utente all'interno della lista di distribuzione del documento;
- impostare il documento come requisito obbligatorio per il dipendente.
Documento approvato
La conferma lettura può essere data solo per i documenti che risultano in stato
Lista distribuzione¶
All'approvazione di un documento per il quale è stata configurata una lista di distribuzione, il sistema invia una notifica e-mail puntuale a tutti gli utenti inseriti nella LD.
All'interno dell'e-mail è disponibile un link che reindirizza l'utente al documento per il quale viene chiesta la conferma lettura. Una volta data la conferma lettura, il documento risulta condiviso.
Il sistema continua a notificare l'utente del documento da confermare tramite reminder bisettimanali nel caso in cui non sia ancora stata data la propria conferma lettura.
Pannello documenti da consultare¶
All'interno della homepage del sistema è disponibile un pannello riassuntivo relativo ai documenti da consultare per il dipendente.
Questo pannello viene mostrato solo se:
- è stato abilitato il relativo parametro di configurazione;
- sono stati impostati correttamente i requisiti documentali;
- il dipendente deve dare conferma lettura di almeno 1 documento.
Cliccando sul pannello verrà mostrato l'elenco completo dei documenti da confermare. Per ogni documento vengono riassunti i seguenti dati:
- origine del requisito documentale;
- id del documento;
- titolo e tipo del documento;
- numero e revisione del documento;
- data di revisione.
Per accedere al singolo documento utilizzare il comando 
Requisiti documentali
Si ricorda che i requisiti documentali possono essere impostati:
- per mansione
- per abilitazione
- tramite regole personalizzate all'interno della cartella personale.
Corso di formazione¶
Il corso di formazione collegato a uno o più documenti rappresenta un processo di formazione vero e proprio. All'interno di uno stesso corso è possibile coinvolgere più partecipanti e includere diversi documenti.
Questo metodo di condivisione è il più indicato per fare una formazione approfondita, trasmettere conoscenze dettagliate e competenze specifiche, e per questo rappresenta il livello più alto di condivisione di un documento.
Verbale riunione¶
La condivisione documentale tramite una riunione può rappresentare un momento di formazione vero e proprio. È infatti possibile organizzare delle riunioni durante le quali anche i responsabili operativi stessi possono, in autonomia, occuparsi di formare e condividere i contenuti dei documenti con il proprio team.
La riunione permette una condivisione informata e può includere discussioni, domande e chiarimenti sui contenuti del documento. È un metodo efficace per garantire che tutti i membri del team siano allineati e informati.
Percorso di addestramento¶
Il percorso di addestramento è un processo di formazione vero e proprio, che può includere attività diverse, sessioni pratiche, esercitazioni e valutazioni rivolte a un singolo partecipante per uno o più documenti.
È particolarmente utile nel processo di onboarding, dove il nuovo dipendente deve acquisire competenze specifiche e familiarizzare con le procedure aziendali.