Dettaglio scadenza

Configurabili nel menu di amministrazione

Configurabili nel menu di amministrazione

La pagina di dettaglio scadenza è suddivisa nelle seguenti schede:

• dati generali;
• responsabili;
• autorizzazioni (visibile solo se è stata selezionata la spunta confidenziale nei dati generali);
• verifiche;
• lista di distribuzione;
• allegati.

Dati generali

Nella prima scheda è necessario inserire i seguenti dati:

• tipologia di scadenza;
• posizione struttura: nodo oppure impianto/luogo di lavoro;
• titolo della scadenza;
• tipo di frequenza: one-shot, periodica;
• frequenza ogni tot: se è una frequenza periodica;
• giorni di preavviso;
• data prossima verifica;
• descrizione della scadenza;
• note libere;
• riferimenti legislativi.

Precompilazione campi

Il tipo di frequenza, così come la frequenza stessa e i giorni di preavviso vengono precompilati in automatico in base alla configurazione del tipo scadenza. Rimangono campi modificabili.

Giorni di preavviso

I giorni di preavviso impostabili per singola scadenza non hanno alcun limite. Possono essere impostati 30 giorni prima o 200, secondo le proprie esigenze.

In fondo alla pagina sono presenti i seguenti checkbox:

• "È obbligatorio allegare un documento per chiudere le verifiche?" se selezionato, non permette la chiusura del processo di verifica senza un documento allegato;
• "Confidenziale" se selezionato, non permette la consultazione di determinate scadenze a nessuno, eccetto al proprietario e agli utenti indicati nella scheda autorizzazioni.

Inoltre, se è stata effettuata almeno una verifica per la scadenza creata, verranno riassunti i seguenti dati in questa scheda:

• data dell'ultima verifica con link di collegamento al documento allegato (se presente);
• eventuali note relative all'ultima verifica.

Responsabili

Nella seconda scheda è possibile identificare gli utenti abilitati alla gestione della scadenza.

Il proprietario della pratica viene precompilato in automatico con l'utente che apre la pratica e ha sempre permessi completi di gestione della pratica. Se necessario, è possibile modificarlo utilizzando il comando .

È inoltre possibile identificare ulteriori responsabili della pratica: per ognuno di essi è possibile decidere se abilitarli alla gestione completa della scadenza o soltanto alla gestione delle verifiche.

Per selezionare i responsabili è possibile utilizzare l'icona e navigare nel menu compatto dell'organigramma dell'azienda.
In alternativa, digitare nell'apposito campo a completamento automatico l'elemento che si vuole selezionare, cercando per:

• utente;
• gruppo di utenti;
• posizione organizzativa.

Altri comandi disponibili in questa scheda sono:

• per rimuovere gli utenti disabilitati;
• per svuotare completamente la lista configurata;
• per rimuovere un utente dall'elenco.

Autorizzazioni

La scheda delle autorizzazioni è visibile solo se nei dati generali è stato selezionato il checkbox "Confidenziale".
In questa finestra è possibile definire chi può accedere alla scadenza, scegliendo tra:

• utente;
• gruppo di utenti;
• posizione organizzativa.

Verifiche

La scheda delle verifiche riassume l'elenco storico di tutte le verifiche effettuate per quel tipo di scadenza.
In questa scheda è possibile sia aggiungere delle verifiche con il comando che eliminare o modificare delle verifiche passate.

L'elenco è suddiviso nelle seguenti colonne:

• data programmata della verifica;
• data effettiva della verifica;
• utente che ha inserito la verifica;
• eventuali note;
• documento di verifica (scaricabile con il comando );
• eventuale comando per eliminare una verifica (disponibile solo per la verifica più recente).

Gestione delle verifiche

Per avere maggiori informazioni sui processi e le modalità per eliminare o modificare una verifica, si rimanda alla seguente sezione del manuale.

Lista di distribuzione

Questa scheda è suddivisa in:

• una barra di ricerca superiore;
• diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

• posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
• utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
• gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
• posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

• per rimuovere gli utenti disabilitati;
• per svuotare l'elenco;
• per rimuovere gli utenti singolarmente;
• per aggiornare la scheda e visualizzare le modifiche recenti.

A differenza delle altre liste di distribuzione, in questa lista di distribuzione è possibile gestire anche utenti esterni al sistema tramite il secondo menu disponibile in basso:

• con il pulsante è possibile inserire una persona esterna indicando Nome, Indirizzo e-mail e Funzione;
• se si vuole cancellare un utente esterno premere il pulsante .

Inoltre, è presente il checkbox "Invia notifica "in scadenza" a lista di distribuzione esterna". Se flaggato, il sistema invierà alla lista di distribuzione esterna delle notifiche e-mail quando la scadenza rientra nei giorni di preavviso impostati.

Lista di distribuzione esterna

La lista di distribuzione esterna può essere utile per gestire tutti gli adempimenti affidati a un'impresa o fornitore esterni.
Un esempio potrebbe essere il controllo delle caldaie annuali, o degli ascensori, che viene gestito da personale esterno alla ditta.

Allegati

In questa scheda sono presenti tutti gli allegati collegati alle verifiche effettuate per quella tipologia di scadenza. Le azioni disponibili nella scheda degli allegati sono le seguenti:

• aggiorna la pagina per vedere le modifiche più recenti;
• permette di scaricare tutti gli allegati tramite cartella zip;
• permette di scaricare e stampare l'unione degli allegati;
• permette di aggiungere un link esterno;
• permette di caricare nuovi file.

Collegamento a link esterni

Utilizzando il pulsante è possibile collegare direttamente al sistema Softcare HSE tutti quei documenti aziendali salvati in cloud su altre piattaforme come Microsoft 365, Google Docs, Onedrive, Google Drive, et similia senza essere obbligati a scaricare il file.

Visibilità comandi

I comandi di e sono visibili solo se il processo non è ancora stato chiuso e la pratica risulta in stato Bozza oppure in stato aperto.
Se si stanno modificando degli elementi nei menu di configurazione questi comandi saranno sempre visibili.

Limite dimensioni allegati

Il limite standard della dimensione di un allegato è di 50Mb. Il sistema non permette di caricare allegati di dimensioni maggiori.
Si prega di verificare sempre le dimensioni dei file che si stanno caricando ed eventualmente di ottimizzarli.