Dettaglio verbale di riunione ¶

Configurabili nel menu di amministrazione

Il dettagio di un verbale di riunione è composto dalle seguenti schede:

dati generali;
partecipanti;
argomenti;
segnalazioni precedenti.

Dati generali ¶

All'interno della prima scheda è necessario inserire i seguenti dati:

titolo della riunione;
posizione struttura (precompilata con quella del proprietario della pratica);
utente incaricato dell'approvazione.

Partecipanti ¶

Nella seconda scheda è possibile gestire i partecipanti alla riunione e la lista di distribuzione.

Per inserire un nuovo partecipante premere il comando :

se il partecipante è un dipendente, utilizzare la barra di ricerca a completamento automatico o il codice QR ;
se il partecipante è un esterno, inserire cognome, nome, funzione che ricopre e confermare con il comando .

Per rimuovere uno o più partecipanti utilizzare i seguenti comandi:

permette di svuotare l'elenco configurato;
permette di rimuovere un singolo partecipante.

Lista distribuzione ¶

Se è stato configurato il parametro relativo alla precompilazione della lista di distribuzione, il comando permette di precompilare la lista con gli utenti corrispondenti.

La lista di distribuzione è suddivisa in:

una barra di ricerca superiore;
diversi comandi disponibili.

Per la ricerca è possibile filtrare per:

posizione organizzativa. Cliccando questa icona è possibile navigare all'interno del modello organizzativo nel menu compatto che comparirà;
utente. Cliccando questa icona è possibile digitare il nome, cognome o id di un utente per selezionarlo;
gruppo di utenti. Cliccando questa icona è possibile selezionare uno o più gruppi di utenti configurati;
posizione organizzativa. Cliccando quest'icona è possibile digitare il nome o la sigla di una posizione organizzativa da selezionare.

Altri comandi disponibili sono:

permette di reimpostare l'elenco ai valori definiti (a seconda dei parametri di configurazione impostati);
per rimuovere gli utenti disabilitati;
per svuotare l'elenco;
per rimuovere gli utenti singolarmente.

Argomenti ¶

Nella terza scheda relativa agli argomenti è possibile:

inserire eventuali documenti condivisi;
descrivere gli argomenti affrontanti.

Documenti condivisi ¶

Per inserire un documento utilizzare il campo a completamento automatico e selezionare la pratica. Per ogni documento inserito nell'elenco dei documenti condivisi sono disponibili i seguenti comandi:

permette di visualizzare e scaricare il file del documento;
permette di svuotare l'elenco configurato;
permette di rimuovere un documento inserito.

Argomenti affrontati ¶

Nella sezione relativa agli argomenti affrontati è possibile:

inserire la durata e i contenuti discussi;
analizzare eventi di sicurezza comportamentale registrati in precedenza;
inserire delle segnalazioni rilevate.

Per collegare un evento di sicurezza comportamentale, utilizzare il comando . Verrà visualizzata una nuova finestra nella quale è possibile cercare tutte le segnalazioni generate da audit comportamentali che non sono ancora state discusse.
Individuare le pratiche che si vogliono collegare alla riunione, selezionarle e confermare premendo il comando Ok.

Se si vogliono rimuovere uno o più eventi comportamentali inseriti utilizzare i seguenti comandi:

permette di svuotare l'elenco configurato;
permette di rimuovere un singolo elemento dall'elenco.

Segnalazioni ¶

Durante una riunione è possibile creare nuove segnalazioni.

Per inserire una nuova segnalazione entrare nell'apposita scheda utilizzando il comando e premere il pulsante Aggiungi segnalazione. Verrà aperto il dettaglio della segnalazione da riunione all'interno del quale è obbligatorio compilare i seguenti campi:

dipendente che ha rilevato la segnalazione;
responsabile trattamento identificato;
descrizione della segnalazione.

Per confermare la creazione premere il comando Apri.

Per ogni segnalazione inserita sono disponibili i seguenti comandi:

permette di modificare una segnalazione;
permette di eliminare una segnalazione.

Segnalazioni precedenti ¶

Nella quarta scheda vengono riassunti:

gli eventi di sicurezza comportamentale discussi durante la riunione;
altre segnalazioni che risultano in stato Aperta e che devono essere trattate;
le segnalazioni trattate durante la riunione in stato Chiusa o Piano di azioni: Bozza se sono state create delle azioni.

Gestione segnalazione ¶

Per gestire una segnalazione Aperta, il responsabile del trattamento incaricato deve:

aprire la riga della segnalazione;
inserire delle note di trattamento;
chiudere la segnalazione con il comando Chiudi.

La segnalazione passa in stato Chiusa e viene riepilogata nella sezione "Segnalazioni trattate in questa riunione".

Se necessario è possibile dettagliare le azioni da intraprendere per poter trattare la segnalazione utilizzando il comando Crea azione. Verrà aperto il dettaglio dell'azione.

Dettaglio azione ¶

All'interno del dettaglio di un'azione è necessario compilare i seguenti campi:

responsabile azione;
tipo di azione;
argomento delle azioni;
descrizione;
data di chiusura prevista.

Confermare la creazione con il comando Crea.

Comandi disponibili ¶

In fondo alla pratica sono disponibili i seguenti comandi:

permette di eliminare la pratica creata;
permette di salvare le modifiche eseguite;
permette di visualizzare e scaricare il report generato dal sistema relativo al verbale di riunione.

Inserimento foto ¶

È possibile inserire delle foto utilizzando i seguenti pulsanti:

permette di scattare una foto utilizzando il proprio dispositivo mobile;
Carica permette di caricare delle foto salvate nella galleria del proprio dispositivo.

Per rimuovere una foto caricata, premere il comando .