Funzionalità¶
Softcare HSE è progettato per offrire un'esperienza intuitiva e completa, grazie a un'ampia gamma di funzionalità che ne migliorano l'accessibilità e l'efficienza.
Di seguito è riportata un'anteprima delle principali funzioni disponibili:
Nei paragrafi successivi, ogni funzione verrà descritta nel dettaglio.
Web based¶
Softcare HSE è una soluzione completamente web-based, il che significa che non richiede alcuna installazione. Questa modalità consente agli utenti di accedere al sistema in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, semplicemente tramite un browser web, senza vincoli di hardware o sistema operativo. Grazie a un'interfaccia intuitiva e responsive, il sistema è ottimizzato per garantire un'esperienza utente fluida e accessibile, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, che sia un computer desktop, un laptop, o anche un dispositivo mobile.
App mobile¶
Softcare HSE offre un'app mobile nativa, che permette di gestire in tempo reale e in movimento una serie di processi cruciali per l'azienda. Tra le funzionalità principali troviamo:
- audit comportamentali: possibilità di eseguire e registrare audit in tempo reale;
- interventi di manutenzione: tracciamento e gestione delle attività di manutenzione sul campo;
- gestione di ospiti e visitatori: aggiornamenti degli accessi in azienda e monitoraggio continuo delle presenze.
Inoltre, l'app permette di allegare foto già esistenti (selezionandole dalla propria galleria dello smartphone) o di scattarne di nuove all'interno della piattaforma, associandole alle pratiche in corso. Questa funzionalità semplifica la documentazione visiva e favorisce una comunicazione tempestiva, migliorando l'efficienza nella gestione dei vari processi.
Multilingua¶
Il sistema supporta di default la lingua italiana e inglese, con la possibilità di aggiungere altre lingue su richiesta. Ci sono alcuni moduli come quello dell'accesso visitatori, nel quale sono già disponibili altre lingue di default; in questo caso tedesco e spagnolo.
È possibile impostare la lingua preferita direttamente nella pagina di login, tramite il menu a tendina situato in basso. Una volta effettuato l'accesso, la lingua può essere cambiata in qualsiasi momento utilizzando l'icona relativa alla lingua nella barra del menu 
.
Cambio lingua
Si consiglia di non cambiare la lingua mentre si sta lavorando su una pratica non ancora salvata. Se si effettua il cambio senza aver salvato le modifiche, la pagina verrà riavviata forzatamente, con il rischio di perdere tutte le informazioni non ancora registrate.
In questi casi è fondamentale premere prima il comando
Multi azienda¶
Softcare HSE supporta la gestione multi-azienda, ideale per organizzazioni con ragioni sociali e sedi operative diverse.
Questo garantisce:
- una gestione centralizzata di più aziende in un'unica piattaforma;
- una configurazione personalizzata per ogni azienda;
- gli utenti possono avere permessi e ruoli differenziati a seconda dell'azienda;
- reportistica separata o aggregata: analisi per singola azienda o a livello di gruppo.
Organigramma, ruoli e permessi¶
La gestione dei profili utente consente di assegnare ruoli e responsabilità specifiche, adattandosi alla struttura organizzativa dell'azienda.
Ogni utente può essere associato a uno o più ruoli, definiti in base alle sue responsabilità e alla mansione all'interno dell'azienda.
I permessi per ciascun ruolo sono personalizzabili e possono essere posizionati su specifici nodi dell'organigramma; ciò permette un controllo puntuale degli accessi e delle funzionalità disponibili per ogni utente.
Workflow centric¶
Ogni processo all'interno del sistema è gestito tramite workflow; questi workflow sono progettati per garantire un flusso di lavoro lineare, riducendo la complessità operativa e migliorando l'efficienza. Ogni fase del processo è ben definita, con step facilmente tracciabili.
In questo manuale, i workflow di ogni modulo vengono descritti attraverso un'immagine esplicativa, un riassunto discorsivo per una facile comprensione e un dettaglio tecnico, così da offrire una panoramica completa adatta a ogni livello di lettura.
Notifiche e reminder¶
Il sistema invia notifiche puntuali tramite email per segnalare richieste in sospeso e ricordare scadenze imminenti, garantendo che ogni utente sia sempre aggiornato sulle attività di sua competenza.
Inoltre, è presente un reminder settimanale che riepiloga le pratiche aperte da gestire. Di default, il sistema invia il reminder due volte a settimana, ma la frequenza può essere personalizzata in base alle proprie esigenze.
Documentale¶
Il sistema gestisce la raccolta e la conservazione di tutti i documenti relativi ai diversi processi, permettendo un accesso rapido e sicuro anche ai documenti passati. La conservazione documentale è pensata per garantire che i documenti siano facilmente reperibili quando necessario, ottimizzando la gestione e riducendo i tempi di ricerca.
Firma elettronica¶
Per ottimizzare la gestione delle procedure amministrative e garantire sicurezza e conformità nella gestione documentale, Softcare HSE integra diverse tipologie di firme elettronica. A seconda delle necessità operative, il sistema offre soluzioni flessibili che migliorano l'efficienza, la tracciabilità e la sostenibilità, riducendo l'uso della carta e digitalizzando i processi aziendali.
All'interno del sistema esistono tre livelli di firma elettronica:
- firma elettronica HSE;
- firma grafometrica (FEA);
- firma digitale qualificata (FDQ).
Firma elettronica HSE¶
Il primo livello di firma elettronica in Softcare HSE avviene mediante l'autenticazione dell'utente che utilizza nominalmente la piattaforma. Ogni operazione viene registrata con informazioni dettagliate su chi ha effettuato l'azione e in quale momento, con un riferimento temporale in formato UTC, per garantire massima tracciabilità e responsabilità.
I vari workflow approvativi propongono al responsabile coinvolto nel processo i comandi di
Firma grafometrica (FEA)¶
La firma grafometrica (FEA) consente di raccogliere firme con validità legale, riconosciuta anche al di fuori dell'azienda. È particolarmente utile per documenti che richiedono una firma ufficiale, come contratti o dichiarazioni, e garantisce l'autenticità e la provenienza del documento.
All'interno del sistema, la firma grafometrica viene utilizzata per il modulo DPI (avvenuta consegna dei DPI) e nel modulo formazione, per registrare le firme dei partecipanti e dei tutor durante gli addestramenti personali e i corsi.
Firma elettronica
Questa funzionalità richiede una particolare configurazione e l'acquisto di una tavoletta grafica compatibile (Wacom Signature Pad); se si è interessati si prega di contattare Softcare.
Firma digitale qualificata (FDQ)¶
La firma digitale qualificata (FDQ) garantisce l'autenticità e l'integrità dei documenti in scenari sensibili, come i giudizi di idoneità e la cartella dei rischi. In questi casi, solo il medico competente può apporre la FDQ utilizzando una smart card o una chiavetta USB con certificato digitale personale. Il lavoratore, invece, firmerà il documento con la propria firma grafometrica.
Una volta che il medico ha completato la firma digitale, il documento viene ufficialmente chiuso, garantendo la sua validità legale e la non modificabilità.
Softcare HSE firma elettronica¶
Softcare HSE ha sviluppato uno strumento progettato per interagire con la propria applicazione web, integrando nei suoi flussi di lavoro un processo di firma elettronica (digitale o grafometrica) senza richiedere l'utilizzo di programmi esterni.
Guida Softcare HSE Firma Elettronica
Per maggiori dettagli riguardo all'installazione del software per la firma elettronica e l'utilizzo, si rimanda alla seguente guida in formato PDF.
Web Api Rest¶
Softcare HSE supporta l'integrazione avanzata con altre soluzioni software attraverso API REST, permettendo un collegamento fluido e standardizzato tra i diversi sistemi aziendali.
Configurazione dei tracciati
L'integrazione con altri sistemi richiede una configurazione specifica in base alle esigenze aziendali. Contattare Softcare per definire le modalità di connessione, i formati di scambio dati e le eventuali personalizzazioni necessarie.
Integrazione con altri sistemi¶
Softcare HSE è progettato per integrarsi con altri software aziendali, tra cui sistemi di gestione del personale, monitoraggio delle ore lavorative (incluse ore di lavoro, assenze per malattia) e piattaforme per la gestione degli ordini, con informazioni su commesse, prodotti e fornitori. L'integrazione consente uno scambio di dati automatico e preciso, ottimizzando i flussi operativi.