Gestione documento GDPR ¶

Gestore GDPR

Ruoli configurabili nei parametri di configurazione

Creazione ¶

Ci sono diverse modalità per creare un nuovo documento GDPR:

automaticamente:
- quando ad un template In vigore vengono aggiunte delle mansioni;
- quando viene eseguito un cambio mansione, se il documento è previsto nella nuova mansione.
manualmente:
- tramite cartella personale di un dipendente;
- nel menu di gestione "Verifica/Crea documenti".

Cartella personale ¶

Quando si entra nella cartella personale di un dipendente, è presente la scheda GDPR > Documenti.

Premere il comando , indicare la tipologia di template GDPR che si vuole utilizzare e una motivazione facoltativa del comando. Per confermare, premere Ok.

Il documento viene creato e passa automaticamente in stato Da confermare.

Avvio multiplo ¶

Pratiche > GDPR > Verifica/Crea documenti

Questo menu specifico permette di gestire più documenti GDPR in contemporanea.
È possibile filtrare i documenti in base a diversi criteri, tra cui:

posizione struttura;
template utilizzato;
dipendente collegato;
stato del documento.

Quando si entra nel menu tramite il percorso indicato, gli stati del documento saranno preselezionati su Mancante e Revocato.

Selezionare i dipendenti per i quali si vuole gestire l'attivazione di un documento GDPR utilizzando i checkbox disponibili per ogni riga. È possibile selezionare anche tutte le righe tramite il checkbox disponibile accanto al riepilogo degli elementi selezionati.

Successivamente premere il comando Avvia. I documenti selezionati saranno creati, e i rispettivi dipendenti con utenza HSE attiva riceveranno una richiesta di accettazione.

Se un dipendente non ha utenza HSE, il gestore GDPR è autorizzato alla gestione del documento. Assicurarsi di aver impostato correttamente i parametri per questa gestione.

Da confermare ¶

Un documento in stato Da confermare necessita della conferma da parte del dipendente o del gestore GDPR per essere dichiarato valido.

Con utenza HSE ¶

Se il dipendente ha un'utenza HSE, riceve una notifica quando il documento GDPR viene creato all'interno della quale è disponibile un link che collega al dettaglio del documento.

Entrando nel dettaglio, il dipendente ha a disposizione i seguenti comandi:

Report: permette di visualizzare il documento GDPR, in particolare è possibile:
- visualizzare il documento;
- scaricare il report.
Conferma: premendo questo comando, il dipendente conferma il documento GDPR e la pratica passa in stato Confermato.

Senza utenza HSE ¶

Se il dipendente non ha un'utenza HSE attiva il sistema lo segnala con il badge Manca utenza HSE. In questi casi il gestore GDPR può gestire il documento GDPR del dipendente (solo se i parametri di configurazione sono stati impostati correttamente).

Entrando nel dettaglio del documento, il gestore GDPR ha a disposizione i seguenti comandi:

Report: permette di visualizzare il documento GDPR, in particolare è possibile:
- visualizzare il documento;
- scaricare il report.
Elimina: permette di eliminare il documento non ancora confermato;
Revoca: permette di rimuovere il requisito documentale impostato per il dipendente.

Per poter confermare il documento GDPR, il gestore può:

Firma e chiudi: permette di gestire il documento in maniera digitale. Se il template caricato prevede un campo firma, il dipendente può apporre la sua firma grafometrica;
Carica e chiudi: premendo questo comando, viene aperta una finestra di pop-up nella quale è obbligatorio indicare la data di conferma e allegare il documento firmato.

In entrambi i casi, il documento passa automaticamente in stato Confermato.

Confermato ¶

Un documento in stato Confermato può essere:

riaperto con il comando Riapri: torna in stato Da confermare;
revocato con il comando Revoca: passa in stato Revocato;
dichiarato Superato in automatico quando viene attivata una nuova revisione del template.

Revocato ¶

Un documento passa nello stato Revocato:

manualmente premendo il comando Revoca;
automaticamente quando viene inserito un cambio mansione e la nuova mansione non richiede quel documento.

Da questo stato, il documento può essere:

riaperto con il comando Riapri: torna in stato Da confermare;
dichiarato Superato in automatico quando viene attivata una nuova revisione del template.

È anche possibile eliminare la revoca con il comando Annulla revoca. Il documento torna nello stato che aveva prima di essere revocato, quindi:

Da confermare: se manca la conferma.
Confermato: se era stata data la conferma.

Superato ¶

Un documento passa automaticamente allo stato Superato quando viene attivata una nuova revisione del template collegato.

Non è possibile riaprire un documento in questo stato.