Cartella personale¶
Quando si entra nella cartella personale di un dipendente è prevista una sezione dedicata esclusivamente ai documenti, la quale si suddivide in cinque schede:
- documenti da condividere;
- storico condivisione;
- verifica conoscenza documenti;
- documenti personali richiesti;
- documenti personali.
Inoltre, se il dipendente ha una o più nomine collegate, queste saranno visibili direttamente sotto la sua foto personale con l'icona scelta durante la configurazione.
Icona nomina
L’icona della nomina è visibile sotto l'immagine del dipendente sia nella cartella personale che negli altri organigrammi.
Documenti da condividere¶
Nella prima scheda della cartella personale è possibile visualizzare tutti i documenti aziendali che è obbligatorio condividere con quel dipendente.
I documenti sono raggruppati in una tabella con i seguenti dati:
- origine del requisito: mansione, abilitazione o dipendente;
- titolo/tipo documento;
- data di revisione;
- data condivisione;
- stato condivisione.
I comandi presenti in questa scheda sono:
Documenti non obbligatori
Il checkbox relativo ai documenti non obbligatori permette di vedere anche i documenti che non sono requisiti obbligatori, ma che sono stati condivisi con il dipendente.
Richiesta conferma lettura
Questa opzione permette di aggiungere il dipendente alla lista di distribuzione per richiedergli la conferma lettura dell'elenco dei documenti richiesti.
Risulta molto utile per i nuovi assunti che non erano presenti nel momento della pubblicazione dei singoli documenti, ma che per il proprio ruolo necessitano anche loro della presa visione della documentazione obbligatoria.
Per ogni riga corrispondente a un documento è possibile:
Storico condivisione¶
Nella seconda scheda vengono elencate tutte le condivisioni storiche effettuate per quel dipendente.
I comandi presenti in questa scheda sono:
Verifica conoscenza documenti¶
In questa scheda vengono gestiti i risultati dei controlli sulla conoscenza dei documenti effettuati durante un processo di ispezione/audit. Durante un'ispezione, infatti, è possibile collegare una o più procedure, per le quali si vuole verificare la conoscenza e applicazione dei contenuti da parte del personale intervistato durante l'audit.
Oltre al collegamento diretto con l'ispezione di riferimento, sono presenti i seguenti comandi:
Documenti personali richiesti¶
Nella quarta scheda sono riassunti tutti i requisiti dei documenti personali richiesti in base alle regole impostate per:
- mansione;
- abilitazione;
- personalizzate.
In questa sezione è possibile gestire le eccezioni dei documenti personali sul singolo dipendente, aggiungendo o rimuovendo delle regole. I comandi disponibili sono:
Documenti non obbligatori
Il checkbox relativo ai documenti non obbligatori permette di vedere anche i documenti che non sono requisiti obbligatori, ma che sono stati condivisi con il dipendente.
Documenti personali¶
Nell'ultima scheda sono riassunti tutti i documenti personali associati a quel dipendente.
I documenti sono raggruppati in macrocartelle a seconda dell'ambito dei singoli documenti.
Ogni macrocartella ha a disposizione i seguenti dati:
- id con collegamento al dettaglio del documento;
- data di revisione;
- scadenza (se presente);
- data di fine validità (se presente);
- stato del documento.
I comandi presenti in questa scheda sono:
